Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - В каких случаях допускается ставить факсимиле

В каких случаях допускается ставить факсимиле

В каких случаях допускается ставить факсимиле

Использование факсимиле при совершении иных сделок


Вышеуказанные условия использования факсимиле касаются договоров, заключенных в письменной форме. Но как быть при совершении других сделок?Руководствуясь той же статьей ГК РФ, использование факсимиле возможно, только если это прямо предусмотрено в законе либо ином нормативном акте.

Так, нельзя использовать факсимиле при выдаче доверенности.

Согласно п. 1 ст. 185 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. При этом ГК РФ не предусматривает возможность использования факсимиле при выдаче доверенности. Данную точку зрения подтверждает и арбитражная практика (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 29.04.2005 г.

по делу № А11-1742/2003-К1-10/164).К тому же в п. 5 той же статьи ГК РФ указано, что доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации, что само по себе обязывает подписывать доверенность лично руководителем.Итак, если о применении факсимиле в гражданско-правовых отношениях правовая позиция отражена более ярко, то о его использовании в отношениях, не регламентированных гражданским законодательством, прямо ничего не говорится.Ведь согласно п. 3 ст. 2 ГК РФ к имущественным отношениям, основанным на административном или ином властном подчинении одной стороны другой, в том числе к налоговым и другим финансовым и административным отношениям, гражданское законодательство не применяется, если иное не предусмотрено законодательством.При этом действовать в рамках закона возможно, руководствуясь общепринятым принципом «все, что не запрещено – разрешено», не допуская расширительного толкования правовых норм.

В данном случае в нормативно-правовых актах зачастую дается прямое указание на содержание в документе личных подписей ответственных лиц.Так, согласно п. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы принимаются к учету лишь в случае содержания в них личных подписей лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций, и правильность их оформления.

К таким документам относятся накладные, счета-фактуры, путевые листы и прочие оправдательные ­документы, ­на основании которых ведется бухгалтерский учет.Налоговая служба дает по данному вопросу следующие разъяснения в письме от 01.04.2004 г.

№ 18-0-09/000042. В нем сказано, что факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия. Аналогичная позиция изложена в письме от 26.10.2005 г. № 03-01-10/8-404 Министерства финансов РФ.Судебная же практика по данному вопросу довольно противоречива.Судебно-арбитражная практика В постановлении ФАС СКО от 23.04.2008 г.

№ Ф08-2039/2008 указывает следующее: наличие факсимильного оттиска подписи руководителя организации-поставщика в счете-фактуре не нарушает п.

6 ст. 169 НК РФ и при выполнении иных условий ст. ст. 171, 172 НК РФ не может служить основанием для отказа в налоговом вычете по НДС.

Однако ФАС ДО в своем постановлении от 21.02.2007 г., 14.02.2007 г.

№ Ф03-А73/06-2/5431 по делу № А73-2444/2006-16 придерживается прямо противоположной позиции: как разъяснил суд, действующим законодательством не предусмотрена возможность использования факсимиле на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия. К таким документам относятся счета-фактуры, поскольку являются первичными документами, подтверждающими обоснованность применения налогового вычета. ФАС ЗСО в постановлении от 29.01.2007 г.

№ Ф04-8449/2006(29482-А46-33) по делу № 23-1356/05 придерживается примерно аналогичной позиции. При этом суд установил, что часть изображений подписей руководителей некоторых юридических лиц на счетах-фактурах была нанесена при помощи клише высокой печати (факсимиле). Сославшись, в частности, на ст.

160, а также на п. 3 ст. 2 ГК РФ, суд разъяснил, что законодательство о бухгалтерском учете, равно как и законодательство о налогах и сборах, не предусматривает использования факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформлении первичных документов и счетов-фактур. В определении ВАС РФ от 02.06.2008 г. № 6600/08 суд дает следующие разъяснения по факту подписания налоговой декларации при помощи факсимиле: воспроизведение подписи на налоговой декларации при помощи факсимиле не подтверждает сведения, указанные в ней.

Налогоплательщик (его представитель), подписывая налоговую декларацию, подтверждает достоверность и полноту сведений, указанных в налоговой декларации, вызывая этим действием соответствующие правовые последствия. Истолкование абз. 2 п. 5 ст. 80 НК РФ в том смысле, что он позволяет подписывать налоговую декларацию посредством проставления оттиска факсимильного клише оригинальной подписи, привело бы к возникновению в налоговых отношениях неоправданно высоких рисков подтверждения полноты и достоверности сведений, указанных в налоговых декларациях, ненадлежащими лицами. Причем негативные имущественные последствия в связи с этим могли бы возникать как у государства, так и у самих налогоплательщиков.Кроме того, нельзя использовать факсимиле при заключении трудового договора.

Этот вывод следует из ст. 67 Трудового кодекса.

Руководитель также издает приказы о приеме персонала на работу.

Использование факсимильного воспроизведения подписи в распорядительных документах автоматически делает эти бумаги недействительными, так как среди реквизитов, придающих приказу юридическую силу, значится личная подпись руководителя, а факсимильное воспроизведение подписи не является его личной подписью.Согласно установленным нормам российского законодательства, а также в соответствии с судебной практикой факсимиле нельзя ставить на векселе.
Использование факсимильного воспроизведения подписи в распорядительных документах автоматически делает эти бумаги недействительными, так как среди реквизитов, придающих приказу юридическую силу, значится личная подпись руководителя, а факсимильное воспроизведение подписи не является его личной подписью.Согласно установленным нормам российского законодательства, а также в соответствии с судебной практикой факсимиле нельзя ставить на векселе.

Данная норма установлена пунктом 75 Положения о переводном и простом векселе, введенного в действие постановлением ЦИК и СНК СССР от 07.08.1937 г. № 104/1341, в соответствии с которым обязательным реквизитом векселя является подпись векселедателя. В Рекомендациях по использованию векселей в хозяйственном обороте (Письмо ЦБ РФ от 09.09.1991 г.

№ 14-3/30) установлено, что в отличие от текста векселя ­подпись векселедателя должна быть проставлена на векселе ­собственноручно и притом рукописным способом.Наличие на векселе факсимиле вместо личной подписи лишает документ силы векселя. Информационным письмом Президиума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 25.07.1997 г.

№ 18 обращено внимание на то, что хотя гражданским законодательством и допускается такой способ воспроизведения подписи (п.

2 ст. 160 Гражданского кодекса Российской Федерации), но в нормативном порядке иной, кроме ­собственноручного, способ оформления подписи на векселе не установлен.Выполнение какого-либо реквизита векселя (включая подпись) способом, прямо не предусмотренным вексельным законодательством, ­расценивается как отсутствие соответствующего реквизита.Отсутствие на векселе подписи лица, выдавшего вексель, является нарушением п.

1 вышеуказанного положения, содержащего требования к форме вексельного обязательства, в связи с дефектом формы векселя.В правовых актах, определяющих порядок проведения конкурсов, аукционов, тендеров, как правило, содержится прямой запрет на использование факсимильной подписи. Например, в требованиях, установленных приказом Департамента города Москвы по конкурентной политике от 13.07.2007 г.

№ 70-01-167/7

«Об утверждении типовой документации по размещению государственного заказа города Москвы»

, сказано, что при подготовке заявки на участие в конкурсе и документов, входящих в состав такой заявки, не допускается применение факсимильных подписей.А в требованиях к документации, установленных приказом Рособразования от 02.07.2007 г.

№ 1182

«Об утверждении типовых форм извещения на проведение открытого аукциона на поставку товара, документации об открытом аукционе на поставку товара и Положения об Аукционной комиссии Федерального агентства по образованию»

, имелась следующая формулировка: «Использование при подписании заявки на участие в аукционе факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, либо иного аналога собственноручной подписи не допускается. Несоблюдение настоящего требования влечет признание заявки на участие в аукционе по лоту не соответствующей требованиям документации об аукционе и отказ в допуске участника, подавшего такую заявку, к участию в аукционе по соответствующему лоту».Инструкция Банка России от 14.09.2006 г. № 28-И

«Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)»

, допуская использование аналогов собственноручной подписи представителем клиента или лицом, уполномоченным распоряжаться денежными средствами, находящимися на счете, а также лицами, наделенными правом первой или второй подписи, не распространяет данное правило на банковскую карточку.

Вслед за ранее действовавшим указанием Банка России от 21.06.2003 г.

№ 1297-У

«О порядке оформления карточки с образцами подписей и оттиска печати»

Инструкция запрещает применение такого аналога собст­венноручной ­подписи, как факсимильная подпись.

В п. 7.2 Инструкции указано, что карточка заполняется с применением пишущей или электронно-вычислительной машины шрифтом черного цвета либо ручкой с пастой (чернилами) черного, синего или фиолетового цвета. Применение факсимильной подписи для заполнения полей карточки не допускается.

Запрет вполне обоснован, поскольку в случаях списания денежных средств по подложному платежному поручению крайне сложно будет провести почерковедческую экспертизу.На заявлениях, подаваемых физическими и юридическими лицами в органы государственной власти и местного самоуправления, также не могут быть проставлены факсимильные подписи. Например, в Административном регламенте администрации города Чебоксары по предоставлению муниципальной услуги «Выдача заверенных копий документов» (утвержден постановлением администрации города Чебоксары от 19.12.2007 г.

№ 296) указано, что при подготовке заявления, представляемого в отдел по работе с обращениями граждан администрации города Чебоксары или отдел делопроизводства администрации города Чебоксары, не допускается применение факсимильных подписей.Таким образом, можно говорить о том, что сфера применения факсимиле ограничивается лишь гражданско-правовыми отношениями. В области иных правоотношений законодательная основа для использования факсимиле подписи на сегодняшний день отсутствует.Как избежать неблагоприятных последствийТеоретически у предприятия может быть столько факсимиле, сколько у него работников, уполномоченных подписывать документы. Но насколько целесообразно изготавливать их в таком количестве, руководство должно решать, исходя из конкретных обстоятельств.Что касается вопроса хранения факсимиле, то здесь нужно исходить из того, что это неотъемлемый атрибут лица, подпись которого оно содержит.

Но поскольку факсимиле изготавливается по заказу предприятия для использования в своей деятельности, под таким лицом понимается не физическое лицо в широком смысле этого слова (как гражданин), а физическое лицо как работник предприятия и его представитель. В таком случае факсимиле хотя и является атрибутом соответствующего работника, однако не является его собственностью – оно принадлежит предприятию. Поэтому и решать, где и как хранить факсимиле, должно руководство компании.Например, приказом по фирме может быть установлено, что факсимиле в рабочее время находится на рабочем месте сотрудника, где должна быть предусмотрена невозможность доступа к нему других лиц, а в нерабочее время хранится в сейфе.Чтобы обезопасить себя от возможных проблем с признанием подписанных с использованием факсимиле документов, следует разработать инструкцию с указанием перечня документов, которые разрешено визировать с использованием факсимиле; перечень лиц, которые могут это делать и факсимиле подписи которых подлежит изготовлению; порядок хранения факсимиле; порядок его уничтожения (например, в случае увольнения работника) и другие ­существенные моменты.

Инструкцию следует утвердить приказом по предприятию.Ответственность и контроль за соблюдением порядка хранения и законностью использования факсимиле возлагается на руководителей предприятий. Наряду с другими печатями и штампами прием и передача факсимиле ответственному лицу может учитываться в журнале учета и выдачи печатей и штампов.

Наряду с другими печатями и штампами прием и передача факсимиле ответственному лицу может учитываться в журнале учета и выдачи печатей и штампов. О каждой такой приемке-передаче делается запись в журнале учета. Ежегодно назначенной руководителем предприятия комиссией проводится проверка наличия факсимиле.

Изношенные факсимиле, подлежащие ликвидации, следует уничтожить, создав на предприятии комиссию по их уничтожению. При этом состав данной комиссии и факт уничтожения факсимиле утверждается приказом по предприятию.

В случае кражи или утери факсимиле руководители предприятий должны немедленно уведомить об этом органы внутренних дел и принять меры по их розыску.На основании вышесказанного можно сделать вывод о том, что при использовании факсимильной подписи предприятие несет значительные правовые риски, так как в законодательстве РФ в этой части имеются большие пробелы, а судебная практика достаточно противоречива. При этом использовать факсимиле необходимо с особой осмотрительностью.

Кроме того, не исключена возможность, что факсимиле в своих интересах могут воспользоваться злоумышленники.Наилучшей альтернативой использованию факсимиле подписи уполномоченного лица организации является выдача доверенности на совершение соответствующих действий (подписание необходимых документов) одному или нескольким сотрудникам организации.Мнение Елена Юсипова, заместитель начальника правового управления, начальник договорного отдела фармацевтической компании, член Гильдии ­Управляющих Документацией:Если руководство компании принимает решение о подписании документов при помощи факсимиле, то перечень документов, на которые возможно проставление факсимиле, должен быть утвержден. Всегда следует помнить, что в случае возникновения спорных вопросов свою точку зрения о возможности применения факсимиле на документе придется отстаивать в суде.Письма, направленные в адрес вышестоящих организаций, федеральных органов исполнительной власти и органов власти субъектов федерации, другие государственные органы, не должны подписываться факсимильной подписью.Исходя из личного опыта многолетней работы с документами в крупных компаниях, могу сказать, что необходимость подписания приказов, распоряжений факсимильной подписью практически не возникает, т.к.

на период отсутствия руководителя всегда назначается сотрудник, исполняющий его обязанности. Кроме того, факсимиле, как правило, изготавливается для подписания большого количества однотипных документов.

Поэтому вопрос о подписании приказов и распоряжений факсимильной подписью возникать не должен.Во многих организациях факсимильная подпись проставляется только на копиях отправляемых документов. В этом случае в Инструкции по дело­производству или в Положении по организации работы с факсимиле может быть зафиксировано следующие положения:

  1. «Использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью аналогов собственноручной подписи допускается при подписании документов справочно-информационного характера: приглашений, справок, извещений и др.».
  2. «Факсимильная подпись генерального директора может проставляться на рассылаемых приглашениях, поздравлениях и других подобных документах. Подлинный экземпляр такого документа должен иметь личную подпись ­генерального директора»;
  3. «Штампы с факсимильным воспроизведением подписи президента и вице-президентов Общества разрешается при необходимости ставить на копиях подписанных ими в установленном порядке документов. Использование ­указанных штампов при оформлении подлинников документов запрещается»;

Из приведенных примеров видно, что во избежание злоупотреблений на использование факсимильной подписи при переписке во многих организациях устанавливаются жесткие ограничения. Можно рекомендовать читателям использовать такие ограничения и в своей организации, ­закрепляя их в локальных нормативных актах.Но из общих правил могут быть сделаны исключения.

Все зависит от специфики деятельности.

Так, при ведении большой и постоянной ­переписки между организациями для оперативного решения вопросов можно рекомендовать использовать ­факсимильную подпись для определенного вида документов путем подписания:

  1. двустороннего приказа (образец этого документа также см. ниже).
  2. специального соглашения (образец документа приведен ниже) или

Данные документы (соглашение или приказ) в той или иной форме должны быть в каждой организации, ведь они документируют факт согласия сторон на использование факсимиле.

Для важных документов это может стать ­существенным моментом.Но на сегодняшний момент во многих организациях подобных документов просто нет.

Порядок использования факсимильной подписи часто бывает не определен не только во внешних контактах организации, но и во внутренних нормативных документах. Зачастую каждый руководитель решает сам, на какие документы можно ставить его факсимильную подпись, а на какие нельзя, не всегда вспоминая при этом требования законодательства.Если этот порядок в вашей организации не определен, то при оценке возможности использования факсимиле для подписания писем нужно быть особенно бдительным.
Зачастую каждый руководитель решает сам, на какие документы можно ставить его факсимильную подпись, а на какие нельзя, не всегда вспоминая при этом требования законодательства.Если этот порядок в вашей организации не определен, то при оценке возможности использования факсимиле для подписания писем нужно быть особенно бдительным.

Ведь некоторые письма могут оказаться приглашением (офертой) или согласием заключить сделку (акцептом). Помните, что речь идет о заключении договора!

Чтобы избежать проблем с этими документами, можно установить правило, согласно которому факсимиле на письмо будет проставляться только после его визирования юристом или иным специалистом, ответственным за заключение подобных договоров. Это снимет груз ответственности с того, кому доверили проставление факсимиле в отсутствие руководителя (например, с его личного помощника или начальника службы ДОУ). Источник: Журнал . Рубрики: Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера».

Все для бухгалтера. Пора завести блог на Клерк.ру Блог компании на «Клерке» — это ваш новый инструмент, чтобы рассказать о себе.

Публикуйте любой контент про вашу компанию.

Факсимиле – на каких документах можно ставить?


Стандартным способом удостоверения документации является проставление на них подписей руководства. Для ускорения процедуры оформления формуляров ГК РФ разрешает использовать средства факсимильного воспроизведения подписи. В ст. 160 ГК РФ указано, что в отдельных случаях допускается пользование факсимиле, юридическая сила такой подписи будет действительна при условии, что этот вариант оформления документации предусмотрен законодательством или соглашением между участниками сделки.

В письме Минфина от 01.04.2004 г.

№ 18-0-09/000042@ акцентируется внимание на том, что порядок проставления факсимиле на документах на законодательном уровне не урегулирован.

Поэтому для использования такого способа удостоверения бланков необходимо заручиться взаимным согласием всех заинтересованных сторон, причем согласие обязательно должно быть выражено в письменной форме. На каких документах можно ставить факсимиле руководителя (при наличии соглашения):

  1. служебные удостоверения, пропуски;
  2. наградные листы, грамоты, благодарности;
  3. письма от имени руководителя организации, извещения и уведомительные бланки;
  4. патенты.
  5. страховые полисы;
  6. договорная документация;

Допустимые и запрещенные сферы использования факсимиле

Факсимильный оттиск может ставиться на:

  1. Служебных и наградных удостоверениях.
  2. Договорах и дополнениях к ним, если таковая возможность прописана в указанных текстах или установлена иным соглашением сторон.
  3. Подтверждениях итогов ЕГЭ (единого государственного экзамена) согласно инструкции ФС по контролю в сфере образования и науки (07.04.2006).
  4. Извещениях, уведомлениях, приглашениях, благодарственных или поздравительных текстах (письмах).
  5. Почетных листах и грамотах.
  6. Патентах, свидетельствах ФС по интеллектуальной собственности (приказы Роспатента № 60 от 03.09.1993, № 56 от31.05.2007).
  7. Страховых (медицинских) полисах.

Рядом правовых, нормативных актов предусматривается прямой запрет в отношении использования оттиска факсимиле, к примеру:

  1. Документы, по которым требуется нотариальное оформление. Подпись должна ставиться собственноручно и в присутствии нотариуса (ст.

    44 Основ законодательства о нотариате, утвержденных ВС РФ 11.02.1993).

  2. Декларация соответствия товара (изделия) требованиям сертификата соответствия или технических регламентов. Требование фактической подписи содержится в рекомендациях, утвержденных приказами Министерства промышленности и энергетики РФ № 53 (22.03.2006), № 54 (22.03.2006).
  3. Бланк (карточка) с образцами подписей руководителей и оттиском печати компании.

    Инструкция ЦБ РФ № 28-И (14.09.2006) разрешает заполнение бланка с использованием компьютерной техники или печатной машины, но не предусматривает аналог собственноручной визы.

  4. Заявления граждан и организаций.
  5. Законодательные и другие акты правового характера.

    ФЗ в РФ визируются Президентом страны собственноручно, в субъектах государства законы также должны содержать собственноручные подписи.

  6. Налоговые декларации.
  7. Аукционная (конкурсная) информация. В актах по процедуре ведения аукционов и тендеров установлен прямой запрет на использование факсимильного аналога. К примеру, подобное требование содержится в приказе департамента по конкурентной политике г.Москва № 70-01-167/7 (13.07.2007), в приказе Рособразования № 1182 (02.07.2007).
  8. Векселя.

На актах выполненных работ

Для акта о выполнении работ унифицированной формы не предусмотрено.

По этой причине документ оформляется в свободной форме с отображением обязательных реквизитов, в том числе и собственноручных подписей . Но суды обращают внимание, что факсимильная подпись это отнюдь не копия, а метод воспроизведения оригинала личной подписи.

При этом ни бухгалтерское, ни налоговое законодательство не уточняет определения личной подписи. Соответственно, личная подпись может быть собственноручной, цифровой или факсимильной. Видео: использование факсимиле И если меж контрагентами существует соглашение об использовании факсимиле, то его разрешено применять для заверения актов выполненных работ и иных документов.

Юридическая сила

В российском законодательстве не предусмотрено регулирование такого вида подписи, как факсимиле. В этом вопросе ссылаются исключительно на Гражданский кодекс, статью 160.В данной статье предусмотрено, что если другая сторона готова принять подпись факсимиле, то в гражданско-правовых сделках ее можно использовать. В этом случае она будет иметь юридическую силу только между сторонами, заключившими данную сделку.Для того чтобы подпись факсимиле была наделена юридической силой при обращении в суд, необходимо указать согласие компаний пунктом в договоре.Если между компаниями идет непрерывное и тесное взаимодействие, рекомендуется подписать соглашение о принятии такого вида подписи сторонами.В этом случае суд будет рассматривать документы, подписанные факсимиле, в качестве доказательств.

В каких случаях можно использовать факсимиле?

Применение факсимильной подписи при заключении договора Факсимильная подпись представляет собой клише, то есть точное воспроизведение собственноручной подписи средствами фотографии и печати.

Обычно факсимиле выглядит в виде штампа, содержащего точное воспроизведение личной подписи конкретного лица.

Используется такая подпись, как правило, с целью ускорения процесса документооборота в организации.

Но есть и недостатки в использовании факсимильной подписи: 1) воспользоваться такой подписью может любое лицо без ведома руководителя; 2) не каждый документ можно подписывать с помощью факсимиле. Как известно, сделки юридических лиц между собой и с гражданами совершаются в простой письменной форме, независимо от суммы сделки1. Сделка в письменной форме должна быть совершена путём составления документа, выражающего её содержание и подписанного лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами2.

Следовательно, по общему правилу, стороны должны расписаться в договоре собственноручно. В ГК РФ содержится одно единственное упоминание о факсимильной подписи: в ч.

2 ст. 160 ГК РФ закреплено, что использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Следовательно, возможность использования факсимиле при подписании договора должна быть закреплена в соответствующем соглашении, которое, в свою очередь, стороны подписывают собственноручно.

Только после оформления такого соглашения они могут подписать договор с помощью факсимиле, иначе письменная форма сделки не является соблюдённой в силу ст. 160 ГК РФ. Кроме того, правоприменительная практика сложилась таким образом, что стороны вправе предусмотреть условие о возможности использования факсимильной подписи непосредственно в тексте самого договора3.

Такой же позиции придерживалось МНС России. Так, в Письме от 01.04.2004 №18-0-09/000042@ «Об использовании факсимиле подписи» МНС России разъяснило, что порядок использования факсимильного воспроизведения подписи не установлен действующим законодательством, использование факсимиле допускается только при взаимном соглашении сторон. Арбитражные суды при отсутствии такого соглашения признают договоры незаключёнными по причине несоблюдения требований к форме договора4.

Таким образом, использование факсимильной подписи основывается на принципе взаимного согласия сторон. Рекомендации Прежде чем заключить договор и подписать его факсимиле, составьте соглашение об использовании факсимильной подписи. В соглашении можно применить следующую формулировку: «Факсимильная подпись имеет такую же силу, как и подлинная подпись уполномоченного лица.

Стороны признают правомочность и законность документов, завизированных факсимильной подписью». Отдельное соглашение об использовании факсимиле будет являться приложением или дополнением к основному договору. Или другой действенный вариант: в тексте договора отдельным пунктом укажите на возможность использования факсимиле при подписании документов.
Или другой действенный вариант: в тексте договора отдельным пунктом укажите на возможность использования факсимиле при подписании документов. Также по условиям использования факсимильной подписи целесообразно предусмотреть следующую информацию: 1) документы, которые могут быть подписаны факсимиле (к примеру, заявки, заказы, промежуточные отчёты, гарантийные и информационные письма, справки, дополнения и изменения к договору); 2) перечислить уполномоченных лиц, подписи которых будут использоваться; 3) образцы оттисков факсимиле.

При наличии письменного соглашения либо отдельного указания в условиях договора на подписание документов посредством факсимиле можете смело применять такую подпись-клише. А как же обстоит дело с трудовым договором?

Трудовой кодекс РФ не содержит ограничений и запрета на использование факсимильной подписи при заключении трудового договора.

Следовательно, если организация в своём локальном акте укажет на возможность оформления отношений с работниками с помощью факсимильной подписи руководителя, то трудовые договоры (с условием о факсимиле), приказы о приёме на работу, об увольнении, о переводе и др., подписанные факсимиле, не будут противоречить трудовому законодательству5. Для сведения. С 21 октября 2014 года начинает действовать Федеральный закон от 21.07.2014 № 267-ФЗ

«О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации»

.

Этим законом внесены изменения в ФЗ от 24.11.1995 № 181-ФЗ

«О социальной защите инвалидов в Российской Федерации»

, в соответствии с которыми инвалиды по зрению в некоторых случаях вправе использовать факсимильную подпись в банках.

Для этого тождественность собственноручной подписи инвалида по зрению с её факсимиле должна быть удостоверена нотариусом и подтверждена соответствующим свидетельством.

Риск использования факсимиле на первичных документах Официальная позиция контролирующих органов по вопросу признания легитимными первичных документов, подписанных с использованием факсимиле, изложена в Письмах Минфина России от 26.10.2005 № 03-01/10/8-404; УФНС РФ по г.

Москве от 07.10.2010 № Так, использование факсимиле не допускается на доверенностях, платёжных документах, других документах, имеющих финансовые последствия.

Также необходимо иметь в виду, что законодательство о бухгалтерском учёте и законодательство о налогах и сборах не предусматривают использование факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов и счетов-фактур. Между тем судебная практика по данному вопросу неоднозначна.

В основном арбитры придерживаются мнения контролирующих органов, что подтверждается судебными актами: Определение ВАС РФ от 26.08.2013 № ВАС-10799/13 по делу № А19-11729/2012; Постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.04.2012 по делу № А56-69600/2010; Постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 29.01.2013 № 15АП-4381/2012-НР по делу № А32-36163/2010.

Однако ФАС Уральского округа в Постановлении от 29.07.2013 № Ф09-6139/13 по делу № А60-24651/2012 обратил внимание, что апелляционным судом со ссылкой на ч.

2 ст. 160 ГК РФ верно указано на отсутствие норм действующего законодательства, устанавливающих запрет на использование штампа-факсимиле при подписании договоров подряда, актов формы КС-2 и справок формы КС-3. Интересная оценка доказательствам дана в Постановлении ФАС Московского округа от 22.02.2012 по делу №А40-59141/11-111-489. Суд указал, что соглашение о применении штампа-факсимиле может следовать из конклюдентных действий.

Само по себе отсутствие в договоре ссылки на возможность применения факсимиле без учёта иных обстоятельств не может являться формальным основанием для признания накладных не имеющими юридической силы. В данном случае на накладных имеется печать покупателя.

Более того, сторонами подписан акт сверки, в котором отражена спорная задолженность. В результате суд обязал покупателя погасить остаток задолженности за полученный товар. Таким образом, с учётом сложившейся судебной практики подписание первичных документов посредством проставления факсимиле чревато спорными ситуациями с контрагентами и налоговыми инспекторами.

Таким образом, с учётом сложившейся судебной практики подписание первичных документов посредством проставления факсимиле чревато спорными ситуациями с контрагентами и налоговыми инспекторами.

Возможно ли использование факсимиле в счёте-фактуре? В данном вопросе мнения финансистов и Фемиды сошлись: проставлять в счета-фактуры подпись посредством факсимиле не допускается.

По мнению контролирующих органов, использование факсимиле при подписании счетов-фактур является нарушением правил оформления данного документа, и такие счета-фактуры не дают права на вычет НДС6.

ВАС РФ в Постановлении от 27.09.2011 №4134/11 по делу № А33-20240/2009 принял сторону налоговой инспекции и указал, что статья 169 НК РФ не предусматривает возможность факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры. Окружные арбитражные суды также используют позицию ВАС РФ и принимают судебные акты не в пользу налогоплательщиков7.

Таким образом, подписывать счета-фактуры факсимиле нельзя.

На каких документах законодательно запрещено использовать факсимиле?

  1. На банковских карточках с образцами подписей и оттиска печати13.
  2. На заявках для участия в торгах в целях обеспечения государственных нужд и документах, входящих в состав заявки12.
  3. На векселях9.
  4. На налоговых декларациях (расчётах)8.
  5. На доверенностях, платёжных поручениях10. Однако существует позиция, согласно которой на доверенности можно ставить факсимиле, если это оговорено в договоре11.

#FOOTNOTE# Где разрешено использовать факсимильную подпись?

  1. На приглашениях, поздравлениях и других документах, которые не влекут финансовые последствия.
  2. На договорах, дополнениях и изменениях к договорам, но только в том случае, если стороны заключили соглашение об использовании факсимиле.

Приказ о применении факсимильной подписи Руководителю организации необходимо самостоятельно решить вопрос об использовании своей факсимильной подписи в документообороте компании.

В случае если руководитель примет решение в пользу факсимиле, то оно должно быть отражено в локальных нормативных актах организации путём издания соответствующего приказа. Такой приказ составляется в произвольной форме. Пример приказа ПРИКАЗ №11/14 О применении факсимильной подписи директора ООО «Ромашка» Петровым П.П.

С целью эффективного документального оборота в ООО «Ромашка» ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Использовать в случае необходимости факсимильную подпись, имеющую равную юридическую силу наряду с собственноручной подписью, в следующих случаях: 1) при заключении договоров на общую сумму, не превышающую 1 млн руб. в год, или в связи с разовой поставкой на сумму, не превышающую 100 тыс.

руб.; 2) при оформлении кадровых документов, в том числе трудовых договоров, приказов о приёме на работу, об увольнении, о направлении в командировку и др.; 3) при ведении деловой переписки, в том числе при направлении информационных писем, приглашений, справок. 2. Изготовить штамп-факсимиле с подписью директора ООО «Ромашка» Петрова П.П.

в срок до ______. 3. Назначить ответственным за хранение, приём-передачу факсимильной подписи главного бухгалтера Иванову И.И. 4. Контроль за соблюдением порядка хранения и законностью использования факсимиле оставляю за собой. ДиректорП.П. Петров «___» __________ 201 г.

Подробный порядок использования факсимиле, в том числе перечень документов, которые разрешено визировать посредством факсимиле; перечень лиц, которые могут использовать факсимиле; порядок хранения и уничтожения факсимиле, — целесообразно зафиксировать в инструкции, которую руководитель компании также утверждает своим приказом. Таким образом, факсимиле является удобным средством использования собственноручной подписи, но отнюдь не безопасным, так как ни в налоговом, ни в гражданском законодательстве применение факсимиле не регламентировано. Но если правильно соблюдать ряд ограничений при использовании факсимиле, то риск наступления неблагоприятных юридических последствий минимален.

Когда разрешается и когда запрещается

Для определения перечня документов, которые могут быть подписаны факсимиле, необходимо проанализировать большой перечень нормативных актов. В их перечень включаются:

  1. результаты ЕГЭ.
  2. патенты, свидетельства, сертификаты;
  3. письма благодарности;
  4. грамоты, приглашения;
  5. подтверждение оплаты по аккредитиву;

При определении перечня документов, которые могут быть подписаны факсимильной подписью, следует обращать внимание на регион, так как этот фактор также оказывает влияние.

На практике выделяют те документы, которые не могут быть заверены факсимильной подписью, среди них:

  1. доверенности;
  2. декларации для налоговой;
  3. первичные документы;
  4. заявления физ и юрлиц.
  5. трудовые договоры;
  6. законодательные акты;
  7. счета-фактуры;

Правовое положение факсимильной подписи

Гражданский кодекс Российской Федерации определяет допустимость употребления факсимиле в двух случаях: если факсимиле разрешается законом и использование факсимиле прописано в договоре сторон.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+