Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Срок хранения статистической отчетности по кадрам в организации

Срок хранения статистической отчетности по кадрам в организации

Оглавление:

Отчетность в военкомат


Каждая организация, государственная или муниципальная, обязана вести воинский учет, то есть учитывать трудоустроенных призывников или военнообязанных граждан в установленном порядке (постановление правительства РФ от 27.11.2006 № 719). Ответственность за организацию воинского учета несет работодатель. Индивидуальный график сдачи отчетности кадровика в военкомат: Наименование формы Примечание Сроки сдачи Извещение в военный комиссариат о списках принятых и уволенных сотрудников Сведения о движении военнообязанных сотрудников в бюджетном учреждении В течение 14 дней с момента наступления даты увольнения или принятия на работу Списки работников, состоящих на ВУ и не состоящих, но обязанных состоять на воинском учете Предоставляется по индивидуальному запросу военного комиссариата В течение 14 дней с момента получения запроса Если данные о семейном положении, должности, образовании, структурном подразделении, состоянии здоровья или месте пребывания работника, подлежащего воинскому учету, изменились, кадровый работник обязан уведомить военный комиссариат. В военкомат направляется приложение № 13 к Методическим рекомендациям по ведению воинского учета в организациях, утв.

Минобороны России 11.07.2017.

Кадровые отчеты: когда и куда сдаются

Независимо от формы собственности работодатель обязан представлять кадровую отчетность.

Одни работодатели возлагают обязанности по формированию и сдаче отчетности на бухгалтерию, другие — на кадровых специалистов. Оба варианта возможны. Как разрешить этот вечный спор?

За кем закрепить обязанность — за бухгалтером или кадровиком? Решение принимает руководитель, ведь для работодателя, организации главное не получить штраф за несдачу отчетов или пропуск сроков сдачи.

Закрепить за конкретным работником ответственность за формирование, своевременную сдачу, сохранность кадровой отчетности можно либо приказом (пример СФ), либо должностной инструкцией. Кадровику, назначенному ответственным за сдачу кадровой отчетности, придется взаимодействовать с Пенсионным фондом России, налоговой инспекцией, статистическим отделом центра занятости, военкоматом, МВД и прочими государственными органами.

КАДРОВАЯ ОТЧЕТНОСТЬ ЗА ГОД Рассмотрим, какую отчетность необходимо представлять в течение календарного года.

Кадровая отчетность условно делится на определенные категории по срокам и периодичности представления (см. схему). Специалист, назначенный ответственным за сдачу кадровой отчетности, должен ежемесячно представлять отчеты в: • Федеральную службу государственной статистики (Росстат) — сведения о численности и заработной плате работников по форме № П-4 (Приказ Росстата от 06.08.2018 № 485 «Об утверждении статистического инструментария для организации федерального статистического наблюдения за численностью, условиями и оплатой труда работников»); • Центр занятости населения (служба занятости) — отчет о наличии вакансий и квотируемые места для инвалидов (региональный нормативный акт); • Пенсионный фонд России (ПФР) — сведения о застрахованных лицах за прошлый месяц по форме СЗВ-М (Постановление Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п «Об утверждении формы “Сведения о застрахованных лицах”»).

схему). Специалист, назначенный ответственным за сдачу кадровой отчетности, должен ежемесячно представлять отчеты в: • Федеральную службу государственной статистики (Росстат) — сведения о численности и заработной плате работников по форме № П-4 (Приказ Росстата от 06.08.2018 № 485

«Об утверждении статистического инструментария для организации федерального статистического наблюдения за численностью, условиями и оплатой труда работников»

); • Центр занятости населения (служба занятости) — отчет о наличии вакансий и квотируемые места для инвалидов (региональный нормативный акт); • Пенсионный фонд России (ПФР) — сведения о застрахованных лицах за прошлый месяц по форме СЗВ-М (Постановление Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п «Об утверждении формы “Сведения о застрахованных лицах”»).

Ежеквартальные отчеты представляются в: • Федеральную службу государственной статистики (Росстат) — сведения о неполной занятости и движении работников по форме № П-4 (НЗ) (Приказ Росстата от 06.08.2018 № 485

«Об утверждении статистического инструментария для организации федерального статистического наблюдения за численностью, условиями и оплатой труда работников»

).

Ежегодные отчеты представляются в: • Военный комиссариат: 1) один раз в год до 31 декабря отчетного года по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным, — отчет о численности работающих и забронированных военнообязанных, пребывающих в запасе, и личные карточки учета организации (для сверки с данными военкомата); 2) в сентябре — списки граждан мужского пола 15- и 16-летнего возраста; 3) до 1 ноября — списки граждан мужского пола, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет в следующем году (Постановление Правительства РФ № 719 от 27.11.2006 «Об утверждении Положения о воинском учете»; в ред. от 16.03.2019); • Пенсионный фонд России (ПФР) — не позднее 1 марта текущего года отчеты по формам СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1 (Постановление Правления ПФР от 06.12.2018 № 507П

«Об утверждении формы “Сведения о страховом стаже застрахованных лиц (СЗВ-СТАЖ)”, формы “Сведения по страхователю, передаваемые в ПФР для ведения индивидуального (персонифицированного) учета (ОДВ-1)”, формы “Данные о корректировке сведений, учтенных на индивидуальном лицевом счете застрахованного лица (СЗВ-КОРР)”, формы “сведения о заработке (вознаграждении), доходе, сумме выплат и иных вознаграждений, начисленных и уплаченных страховых взносах, о периодах трудовой и иной деятельности, засчитываемых в страховой стаж застрахованного лица (СЗВ-ИСХ)”, порядка их заполнения и формата сведений и о признании утратившим силу постановления правления ПФР от 11.01.2017 № 3П»

).

• Федеральную налоговую службу России (ФНС РФ) — не позднее 21 января отчет о среднесписочной численности за прошлый год (Приказ ФНС РФ от 29.03.2007 № ММ-3-25/174@

«Об утверждении формы Сведений о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год»

, абз. 3 п. 3 ст.80 Налогового кодекса РФ). • Федеральную службу государственной статистики (Росстат) — до 21 января года, следующего за отчетным, отчет по форме № 1-Т (условия труда) за прошлый год, отчет по форме № 7-травматизм (Приказ Росстата от 06.08.2018 № 485

«Об утверждении статистического инструментария для организации федерального статистического наблюдения за численностью, условиями и оплатой труда работников»

).

ФАКУЛЬТАТИВНО, НО ПОЛЕЗНО: ПРОВЕСТИ РЕГУЛЯРНЫЙ КАДРОВЫЙ АУДИТ

Окончание года — подходяще время для проведения регулярного кадрового аудита.

Хоть законодательство и не устанавливает такую обязанность, многие кадровые службы этим не пренебрегают — ведь внести какие-либо исправления легче сразу, чем по прошествии долгого времени. Кроме того, результаты кадрового аудита помогут улучшить бизнес-процесс в отделе персонала в будущем году. Особенно тщательно следует подойти к проведению кадрового аудита, если есть информация о проверках госорганов в грядущем году.

Оформлять проведение кадрового аудита официально или нет, зависит от работодателя. Например, можно оформить его проведение приказом по организации или распоряжением по отделу. Какие документы стоит проверить прежде всего?

Конечно, те, на которые инспекция труда обращает внимание в первую очередь, например: 1.

Локальные нормативные акты (далее — ЛНА):

  1. Правила внутреннего трудового распорядка (ч. 4 ст. 189 ТК РФ);
  2. Положение о защите персональных данных (ст. 87 ТК РФ).
  3. Положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ);

Хотя должностные инструкции не являются обязательными ЛНА, практика показывает, что применение их полезно для организации труда работников.

Потому стоит проверить, на все ли должности они разработаны.

Если работники ездят в командировки, то обязательным является Положение о командировках (ст. 168 ТК РФ). 2. Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним (при наличии).

Важно проверить:

  1. есть ли в организации срочные трудовые договоры (ст. 59 ТК РФ) со сроком до 31.12.2016, и загодя уведомить работников об их прекращении (ст. 79 ТК РФ), иначе они превратятся в договоры на неопределенный срок.
  2. содержание трудовых договоров на соответствие законодательству, поскольку за ненадлежащее оформление предусмотрен штраф по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ;
  3. все ли трудовые договоры содержат актуальные условия – то есть все ли изменения условий оформлены письменными дополнительными соглашениями;

Кроме того, стоит проверить:

  1. документы, касающиеся ведения трудовых книжек (приказ о назначении лица, ответственного за ведение трудовых книжек, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них);
  2. приказы о привлечении к материальной ответственности (при наличии);
  3. приказы о направлении в командировку (при наличии);
  4. приказы о приеме и увольнении, переводе на другую работу;
  5. личные карточки работников;
  6. табели учета рабочего времени;
  7. гражданско-правовые договоры (ГПХ), если они заключаются в организации (к ним будет особенно пристальное внимание).
  8. трудовые книжки работников;
  9. приказы о предоставлении отпусков (различных видов) и заявления к тем из них, которые издаются по заявлениям работников;
  10. приказы о применении дисциплинарных взысканий (при наличии);
  1. документы, касающиеся отдельных категорий работников (иностранцы, «вредники», беременные работницы, работницы, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, инвалиды, молодежь и т. д.).

Об утверждении Перечня документов, образующихся в процессе деятельности Федеральной службы государственной статистики, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения

В соответствии с (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст.4169; 2006, N 50, ст.5280; 2007, N 49, ст.6079; 2008, N 20, ст.2253; 2010, N 19, ст.2291; N 31, ст.4196; 2013, N 7, ст.611; 2014, N 40, ст.5320; 2015, N 48, ст.6723; 2016, N 22, ст.3097), а также во исполнение , утвержденных (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст.3060; 2011, N 37, ст.5263; 2016, N 18, ст.2641), с учетом , утвержденного (зарегистрирован Минюстом России 8 сентября 2010 года, регистрационный N 18380), , утвержденного (зарегистрирован Минюстом России 27 сентября 2007 года, регистрационный N 10194), приказываю: утвердить прилагаемый Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Федеральной службы государственной статистики, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения.

Руководитель А.Е.Суринов

Росстат

Органы статистики часто запрашивают информацию не каждый год, а раз в 2 года или за более длительный срок.

В частности, нерегулярный отчет — форма № 1-кадры (

«Сведения о повышении квалификации и профессиональной подготовке работников организаций»

). Его сдают в срок до 3 февраля 1 раз в 3-4 года.

Документ и порядок заполнения утверждены Приказома от 28.09.2016 № 554. С 2020 года вводится еще один периодический отчет — «Приложение к форме № 7-травматизм».

Его надо будет сдавать 1 раз в 3 года в соответствии с формой и указаниями по заполнению, прописанными в Приказеа от 10.08.2018 № 493. Как и форму № 57-Т («Сведения о заработной плате работников по профессиям и должностям»), которую сдают 1 раз в 2 года, отчет сдавать предстоит только по итогам текущего года, то есть в 2020 г.

Какие сроки с 2020 года

Сроки хранения статистических отчетов с 18.02.2020 определяет упомянутого приказа Росархива. Сразу поясним, что срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что документы после истечения установленного срока их хранения могут быть отобраны на постоянное хранение.

Далее в таблице представлены все нормативно установленные сроки хранения документов по статистике, в том числе статистического учета и отчётности. ВИД ДОКУМЕНТА СРОК ХРАНЕНИЯ ПРИМЕЧАНИЕ Документы официальной статистической методологии (концепции, методики, рекомендации, положения, указания, программы статистического наблюдения, заключения о научной экспертизе, заключения о научно-исследовательской работе, алгоритмы) по формированию официальной статистической информации, разрабатываемые (утверждаемые) субъектом официального статистического учета Постоянно – Формы федерального статистического наблюдения и указания по их заполнению (и изменения к ним), сбор и обработка данных по которым осуществляются субъектами официального статистического учета: – а) по месту утверждения; Постоянно б) в других организациях До замены новыми Федеральный план статистических работ и изменения к нему: – а) по месту разработки; Постоянно б) в других организациях До минования надобности Документы (итоговые (выходные) разработочные таблицы, доклады, сборники, статистические ежегодники, бюллетени, обзоры), содержащие официальную статистическую информацию, сформированную субъектом официального статистического учета в соответствии с официальной статистической методологией Постоянно – Первичные статистические данные (отчеты) о деятельности респондента, представляемые субъекту официального статистического учета: (1) При отсутствии годовых – Постоянно (2) При отсутствии годовых, полугодовых и квартальных – Постоянно а) годовые и с большей периодичностью, единовременные; Постоянно б) полугодовые, квартальные 5 лет (1) в) месячные; 3 года (2) г) декадные, еженедельные 1 год Документы (информации, докладные записки, уведомления, извещения, заявления) к первичным статистическим данным отчитывающегося респондента 3 года – Документы (доклады, обзоры, аналитические записки, списки, справки), содержащие административные данные федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа, органа государственной власти субъекта Российской Федерации, иного государственного органа субъекта Российской Федерации, органа местного самоуправления, государственной организации, а также иной организации: – а) по месту разработки; 5 лет ЭПК б) в других организациях До минования надобности Оперативные статистические отчеты, сведения, сводки, содержащие показатели о результатах деятельности организации по направлениям деятельности организации До минования надобности – Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Читайте также

МВД

Работодатели, которые заключили или расторгли трудовой договор (договор ГПХ) с иностранным гражданином, обязаны .

Сроки уведомления — в течение 3 дней со дня заключения (расторжения) трудового договора. Форма документа, который необходимо отправить в правоохранительные органы, установлена приказом России от 04.06.2019 № 363.

Иные случаи, требующие увеличения срока хранения документов

Таковыми могут быть:

  1. работа предприятия с убытком с последующим учетом его в налоге на прибыль (срок хранения увеличивается на все годы компенсации убытка плюс еще 4 года после этого);
  2. возникновение дебиторской задолженности от партнера, не рассчитавшегося за работы или услуги. Если компания-партнер не была удалена из Государственного реестра, документы должны храниться еще 4 года с даты перевода дебиторской задолженности в безнадежный долг.

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Срок хранения статистической отчетности

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:В соответствии с международными стандартами финансовой отчетности (МСФО) или другими стандартами определяется срок хранения: Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:Между тем суды Российской Федерации, являясь источниками комплектования Архивного фонда Российской Федерации, испытывают потребность в регулировании отношений с уполномоченными органами исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, в том числе в установлении нормативных правовых основ такой деятельности. Только за истекший 2018 г. судами Российской Федерации по первой инстанции было рассмотрено около 35 млн судебных дел, некоторая часть из которых получила статус дел постоянного хранения и получила статус единиц хранения Архивного фонда Российской Федерации. В этой связи следует уточнить, что по истечении 15-летнего срока хранения в суде дела постоянного срока хранения передаются в установленном порядке в государственные и муниципальные архивы .

Кроме этого, итоговые решения по всем без исключения судебным делам временного хранения, с последующими постановлениями вышестоящих судебных инстанций, по истечении установленных для них сроков хранения, в ходе процесса выделения к уничтожению также будут сформированы в наряды постоянного срока хранения. К тому же часть организационно-распорядительной и управленческой документации суда, традиционно относимая к общему документообороту, также имеет постоянные сроки хранения (приказы, распоряжения председателей судов по основной деятельности, штатные расписания судов, годовые планы, годовые статистические отчеты и т.д.). Представляется, что для государства, в котором проживают более 146 млн граждан, миллионы единиц хранения, ежегодно образующихся в деятельности судов, являются существенной предпосылкой для конкретизации порядка работы с ними в тексте закона и в первую очередь для выработки принципов архивного дела в судах.

Составить номенклатуру отдела кадров

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 г. № 526. Для этого нужно проанализировать направления работы отдела и готовящиеся виды документов. По результатам анализа внести изменения в номенклатуру дел, добавив или удалив нужные разделы и строчки.

Если же в составе формируемых документов и дел ничего не изменилось, новую номенклатуру дел на 2018 год все же следует утвердить. Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

Что делать, если срок не истек, но документ поврежден или испорчен

Кадровые акты, утраченные или испорченные, подлежат восстановлению:

  1. защищает интересы работников;
  2. это отвечает нормам законодательства;
  3. отводит руководителей от ответственности по КоАП.

Утраченные подлинники восстанавливаются в несколько этапов:

  1. сбор подписей сотрудников.
  2. создание или заказ дубликата;
  3. составляется акт об утрате с указанием причин (халатность, чрезвычайное происшествие, массовая утрата или порча);
  4. восстановление содержания;

Например, срок хранения приказов по кадрам — 75 лет.

Утраченные или испорченные приказы подлежат обязательному восстановлению.

Дубликаты передаются в архив с указанием реквизитов акта ЭПЦ.

Хранение документов в электронном виде

В случае длительного хранения файлов на бумажных носителях всегда существует риск их утраты или порчи (переезд, авария и т.д.) поэтому многие компании дублируют их в электронном виде.

Эти файлы также можно сдавать в архив.

Для такого способа нужно учесть ряд нюансов:

  1. Электронные архивы нужно проверять не реже одного раза в пять лет.
  2. Перед отправкой оцифрованных файлов на хранение нужно убедиться, что они не повреждены и на носителях отсутствуют вирусы.
  3. Передавать документы нужно на двух носителях, дублирующих друг друга.
  4. Необходимо составить опись передаваемых файлов. В ней нужно указать способ передачи информации (носителя).
  5. Передача может быть произведена посредством отправки через коммуникационные каналы связи или непосредственная передача электронных носителей.
  6. Распечатывать файлы не нужно.
  7. В архиве должны быть созданы условия для сохранности и воспроизведения таких файлов.

Чтобы передать на уничтожение электронные документы, по которым истек срок хранения, оформите акт о выделении к уничтожению документов. Обратите внимание! Передавать на архивное хранение нужно бумаги, срок хранения которых составляет более 10 лет. Остальные документы можно хранить на рабочем месте.

Это в равной степени касается и бумажных носителей.

Информация для центра занятости


Один раз в месяц придется подготовить отчеты в службу занятости населения.

Наименование Примечание Информация о проведении процедуры несостоятельности (банкротства) в отношении работодателя Единой формы отчетности не предусмотрено.

Но региональные представители ЦЗН вправе рекомендовать собственные формы отчетов. Уточните в территориальном отделении ЦЗН, есть ли действующие формуляры. Также региональный ЦЗН вправе установить индивидуальный срок подачи информации.
Сведения об инвалидах для осуществления содействия занятости и профессиональной реабилитации

Шпаргалка для кадровика: сроки хранения кадровых документов

Вы здесь Опубликовано 2007-11-20 16:35 пользователем HRTrud «Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2009, N 6 Организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью, наряду с государственными органами и органами местного самоуправления, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных действующим законодательством.

Данная обязанность заставляет кадровика любой организации преодолевать соблазн сохранять только самые новые и интересные документы. Зачастую напуганные возможными санкциями сотрудники кадровых служб, ударяясь в противоположную крайность, предпочитают на всякий случай складировать всю документацию, так или иначе отражающую трудовые отношения между работниками и работодателем.

Зачастую напуганные возможными санкциями сотрудники кадровых служб, ударяясь в противоположную крайность, предпочитают на всякий случай складировать всю документацию, так или иначе отражающую трудовые отношения между работниками и работодателем.

В результате на «вечное поселение» в организации обрекаются могучие кучи всех без разбора документов. Знание сроков хранения и принципов систематизации различных видов документации позволит кадровику не только соблюсти нормы закона, но и преодолеть в работе с документами непростой путь от хаоса к гармонии. Вопросы, касающиеся организации хранения, комплектования, учета и использования документов, регулирует Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон об архивном деле).

Обязанность по обеспечению сохранности архивных документов организациями установлена п.

1 ст. 17 данного Закона. Архивным документом согласно п. 2 ст. 3 Закона об архивном деле является материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанного носителя и информации для граждан, общества и государства.

В качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение документов большинства организаций используется Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000 (далее — Перечень). Перечень состоит из 12 разделов, отражающих основные направления деятельности предприятий и включающих документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых организациями, независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Документы, отражающие специфические функции организаций (присущие определенному виду деятельности), предусматриваются в соответствующих ведомственных перечнях, примерных номенклатурах дел.

Обобщенные наименования видов документов расположены в Перечне по степени значимости вопросов и видов в логической последовательности. Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация, после Перечня приводятся Указания по его применению.

Сроки хранения документов, данные в Перечне, распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или нет, однако применяют их организации по-разному. Временные сроки хранения являются общими для всех организаций. Постоянный срок хранения применяется теми государственными, муниципальными организациями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, и негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие соглашения (договоры), то есть с источниками комплектования архивов.

Организации, не являющиеся таковыми, хранят документы постоянного срока следующим образом: — государственные, муниципальные организации — 10 лет; — негосударственные организации — не менее 10 лет, после чего дальнейший срок хранения документов организация определяет в соответствии с действующим законодательством и/или необходимостью практического использования документов. Помимо этого определенные документы (нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера, об итогах деятельности и перспективах развития организации) постоянного срока хранения необходимо хранить в организациях всех форм собственности, документы которых не поступают в государственные, муниципальные архивы, до ликвидации данных организаций, что обусловлено действующим законодательством и/или длительным практическим значением указанных документов. В приведенном в таблице 1 перечне документов, образующихся в процессе кадрового делопроизводства, к таким документам относятся перечисленные в следующих статьях Перечня: 5а, б, д, ж, 6а, 10а, 13а, 14, 15, 16, 24, 26, 35а, 36, 47, 48, 50, 74а, 84, 85, 275, 311, 319, 320, 322а, 337а, 349, 350а, 489.

В отдельных случаях при указании сроков хранения в Перечне используются примечания, комментирующие и уточняющие сроки, место хранения документов, выделяющие те разновидности документов, сроки хранения которых отличаются от первоначально названных, или указывающие, что исчисление названного срока осуществляется с определенного момента (например, после истечения срока действия договора). Отметка «до минования надобности» означает, что документация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее одного года.

Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия), поставленная в Перечне к конкретным видам документов, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Данная отметка предназначена для применения организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, а также может быть использована негосударственными организациями, осуществляющими постоянное хранение своих документов.
Данная отметка предназначена для применения организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, а также может быть использована негосударственными организациями, осуществляющими постоянное хранение своих документов. В соответствии с п. 3.1 Указаний по применению Перечня для организации и проведения работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК), в состав которых входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации, а также представители соответствующего архивного учреждения (для организаций — источников комплектования) по согласованию с ним.

Экспертные комиссии определяют совместно с архивом и делопроизводственной службой предприятия порядок отбора документов на хранение и уничтожение, организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль за ее проведением. Под экспертизой ценности документов согласно п. 16 ст. 3 Закона об архивном деле понимается изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора их для включения в состав Архивного фонда РФ.

Пункт 2.11 Указаний по применению Перечня предписывает, что снижение установленных Перечнем сроков хранения запрещается. Увеличение сроков хранения документов может иметь место в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы организаций. Снятие стоящей при сроках хранения отметки «ЭПК» разрешается только при условии конкретизации видов документов и сроков их хранения, обобщенных в статьях Перечня.
Снятие стоящей при сроках хранения отметки «ЭПК» разрешается только при условии конкретизации видов документов и сроков их хранения, обобщенных в статьях Перечня.

Уничтожение документов без предварительного утверждения архивным органом, учреждением описей документов постоянного хранения (для организаций, передающих документы в государственные, муниципальные архивы), а также нарушение установленных сроков хранения документов является незаконным и влечет ответственность в установленном законом порядке (п.

3.11 Указаний по применению Перечня).

Согласно ст. 27 Закона об архивном деле юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством РФ. Статья 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях предусматривает, что нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб.; на должностных лиц — от 300 до 500 руб. Исключение составляют случаи, предусмотренные ст.

13.25 КоАП РФ, согласно которой неисполнение акционерным обществом, профессиональным участником рынка ценных бумаг, управляющей компанией акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда либо специализированным депозитарием акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об акционерных обществах , о рынке ценных бумаг , об инвестиционных фондах и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2500 до 5000 руб.; на юридических лиц — от 200 тыс. до 300 тыс. руб. ——————————— Статья 89 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах».

Федеральный закон от 22.04.1996 N 39-ФЗ «О рынке ценных бумаг». Федеральный закон от 29.11.2001 N 156-ФЗ «Об инвестиционных фондах». Такие же штрафные санкции предусмотрены в случаях неисполнения обществом с ограниченной (дополнительной) ответственностью или унитарным предприятием обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об обществах с ограниченной ответственностью , о государственных и муниципальных унитарных предприятиях и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушения установленных порядка и сроков хранения таких документов.

——————————— Статья 50 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью». Статья 28 Федерального закона от 14.11.2002 N 161-ФЗ

«О государственных и муниципальных унитарных предприятиях»

.

Обратите внимание, что для определения сроков хранения документов необходимо проводить полистный просмотр дел; отбор дел на хранение или уничтожение только по заголовкам в описях или на обложках дел не допускается. Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных в апреле 2008 г., начинается с 1 января 2009 г.

Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях. К сожалению, не все документы, предусмотренные законодательными актами, включены в действующий Перечень, что вызывает определенные трудности у работников кадровых служб при формировании дел. Например, Перечнем не предусмотрены уведомления (об истечении срока действия срочного трудового договора, о сокращении штата или численности работников организации, об изменении определенных сторонами условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда и др.), необходимость составления которых предусмотрена Трудовым кодексом РФ.

Указанные уведомления могут включаться в состав личного дела работника или помещаться в дело с документами-основаниями к приказам по личному составу. В том же случае, когда составляемые в соответствии с требованиями трудового законодательства документы должны формироваться в отдельное дело, срок хранения такого дела устанавливается на заседании экспертно-проверочной комиссии .

——————————— Орловский Ю.П., Кузнецов Д.Л., Белицкая И.Я., Корякина Ю.С. Кадровое делопроизводство (правовые основы): Практическое пособие / Под ред. Ю.П. Орловского. Юридическая фирма «КОНТРАКТ», «ИНФРА-М», 2008.

Документ Срок хранения Статья Перечня Организация системы управления Протоколы, постановления, решения, рекомендации, стенограммы заседаний; документы (справки, доклады, информации, докладные записки, сводки, выписки, бюллетени голосования , доверенности и др.) к ним: 5 а) коллегиального исполнительного органа организации (коллегии, совета, дирекции, правления и др.) Постоянно б) контрольных (ревизионных) органов организации (советов, комиссий и др.) Постоянно в) научных, экспертных, методических, консультативных органов организации (комитетов комиссий, советов и др.) Постоянно г) совещаний у руководителя организации Постоянно д) собраний трудовых коллективов организации Постоянно е) собраний структурных подразделений организации 5 лет, ЭПК ж) общих собраний акционеров, пайщиков Постоянно Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады и др.) к ним: 6 а) по основной деятельности Постоянно б) по личному составу 75 лет, ЭПК — о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках 5 лет в) по административно-хозяйственным вопросам 5 лет Проекты приказов, распоряжений 1 год 7 Правила, инструкции, регламенты, методические указания и рекомендации: 10 а) по месту разработки и утверждения Постоянно б) в других организациях 3 года (после замены новыми) Уставы положения организации (типовые и индивидуальные): 13 а) по месту разработки и утверждения Постоянно б) в других организациях 3 года (после замены новыми) Учредительные договоры, изменения и дополнения к ним, протоколы учредительных собраний, негосударственных организаций, списки учредителей (участников) Постоянно 14 Свидетельства о регистрации, ликвидации организации, разрешения, уведомления на открытие филиалов, представительств Постоянно 15 Положения о структурных подразделениях организации; коллегиальных исполнительных, контрольных, научных, экспертных, методических, консультативных органах; о филиалах представительствах Постоянно 16 Договоры правах и обязанностях 23 а) с руководителем организации Постоянно б) с членами коллегиальных исполнительных и др. органов организации 5 лет, ЭПК (после истечения срока действия договора) в) с другой организацией 5 лет, ЭПК Реестры акционеров Постоянно 24 Списки аффилированных лиц, списки лиц, имеющих право на дивиденды Постоянно 26 Штатные расписания организации, изменения к ним: 32 а) по месту разработки и утверждения Постоянно б) в других организациях 3 года Проекты штатных расписаний, документы (справки, предложения, заключения, переписка) по их разработке и изменению 3 года, ЭПК (после утверждения) 33 Штатные расстановки 75 лет 34 Положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц (должностные инструкции): 35 а) типовые (примерные): — по месту разработки и утверждения Постоянно — в прочих организациях 3 года (после замены новыми) б) индивидуальные (персональные) 75 лет, ЭПК (в составе личных дел) Приемо-сдаточные акты; приложения к ним (за исключением инвентаризационных документов, предусмотренных ст. 192 Перечня), составленные при смене: 36 а) руководителя организации Постоянно б) должностных ответственных и материально ответственных лиц 5 лет Документы (доклады, обзоры, сводки, справки), представляемые структурными подразделениями руководству организации 5 лет, ЭПК 43 Документы (программы, задания, отчеты, доклады, переписка) о командировках 5 лет, ЭПК 45 Документы (исторические и тематические справки, обзоры, подборки публикаций в средствах массовой информации, видеозаписи, фотодокументы и др.) по истории организации и ее подразделений Постоянно 47 Документы (доклады, справки, отчеты, акты, докладные записки и др.) проверок организации Постоянно 48 Заключения ревизионной комиссии, аудитора (аудиторской фирмы), государственных и муниципальных органов финансового контроля Постоянно 50 Журналы, книги учета ревизий проверок и контроля за выполнением их решений 5 лет, ЭПК 52 Копии документов (исковых заявлений, доверенностей, актов, справок, докладных записок, протоколов, определений, постановлений, характеристик и др.), представляемых в правоохранительные, судебные органы, третейские суды 5 лет (после вынесения решения) 59 Договоры, соглашения об оказании юридических услуг 5 лет, ЭПК (после истечения срока действия договора) 60 Типовые и примерные номенклатуры дел: 66 а) по месту разработки и утверждения Постоянно б) в других организациях До замены новыми Документы (номенклатуры, перечни, классификаторы дел и документов об организации документов в делопроизводстве организации, о составе и сроках их хранения): 67 а) по месту разработки и утверждения Постоянно б) в других организациях До замены новыми Проекты документов (номенклатур, перечней, классификаторов дел и документов) об организации документов в делопроизводстве организации, о составе и сроках их хранения 3 года (после утверждения) 68 Документы (акты, заключения, справки, переписка) о совершенствовании документационного обеспечения управления, внедрении современных информационных технологий, защите информации 5 лет, ЭПК 70 Договоры о проектировании, разработке, внедрении автоматизированных систем и программных продуктов 5 лет, ЭПК (после истечения срока действия договора) 71 Дело фонда (исторические и тематические справки, сведения о составе и объеме дел и документов, листы, карточки фондов, паспорт архива, акты проверки наличия и состояния приема и передачи, выделения дел и документов к уничтожению, утратах и повреждениях документов) Постоянно (на государст — венное муниципаль — ное хранение передается при ликвидации организации) 73 Описи дел: 74 а) постоянного хранения Постоянно (неутверж — денные до минования надобности) б) временного хранения 3 года (после уничтожения дел) Договоры, соглашения с архивными учреждениями, иными организациями по вопросам архивного дела и делопроизводства 5 лет, ЭПК (после истечения срока действия договора) 81 Прогнозы (перспективные планы) развития организации Постоянно 84 Концепции развития организации Постоянно 85 Учет и отчетность Утвержденные лимиты, фонды заработной платы: 149 а) по месту разработки и утверждения Постоянно б) в других организациях До минования надобности Лицевые счета работников 75 лет, ЭПК 153 Положения о премировании работников 5 лет, ЭПК (после замены новыми) 154 Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др.

выплат ; доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности) о получении заработной платы и других выплат 5 лет (при условии завершения проверки (ревизии).

В случае возникнове — ния споров, разногласий, следственных и судебных дел сохраняются до вынесения окончатель — ного решения) 155 Сведения, справки о совокупном доходе работников за год и уплате налогов 5 лет 157 Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий 5 лет 159 Документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности 5 лет 161 Исполнительные листы До минования надобности (не менее 5 лет) 162 Документы (заявления, решения, справки, переписка) об оплате учебных отпусков До минования надобности (не менее 5 лет) 165 Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ 5 лет (при отсутствии лицевых счетов — 75 лет) 188 Договоры о материальной ответственности 5 лет (после увольнения материально ответствен — ного лица) 189 Образцы подписей материально ответственных лиц До минования надобности 190 Трудовые отношения Документы (информации, справки, сведения, ведомости, отчеты) о наличии, движении, комплектовании, использовании работников 5 лет, ЭПК 262 Документы (справки, сведения, списки) о высвобождении и потребности в работниках, создании рабочих мест, половозрастной структуре и профессионально-квалификационном составе высвобожденных и необходимых работников 5 лет, ЭПК 263 Переписка по вопросам трудоустройства 5 лет 264 Направления на трудоустройство работников До минования надобности 265 Договоры об оказании финансовой помощи на создание и сохранение рабочих мест, на компенсационные выплаты работникам 5 лет 266 Документы (справки, планы, расчеты, схемы, карты) о совершенствовании процессов труда 5 лет, ЭПК 268 Документы (рекомендации, психофизиологические нормы, справки) о диагностике профессиональной пригодности работников: 271 а) по месту разработки и утверждения Постоянно б) в других организациях До замены новыми Документы (акты, протоколы, справки, докладные записки) об организации труда при совмещении профессий Постоянно 272 Журналы учета работников, совмещающих профессии До минования надобности 273 Документы (расчеты, рекомендации, обоснования, заключения) о прогнозировании повышения производительности труда 5 лет, ЭПК 274 Коллективный договор Постоянно 275 Документы (протоколы, справки, акты, переписка) о проверке выполнения условий коллективного договора Постоянно 276 Документы (отчеты, справки, информации) о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю 5 лет, ЭПК 277 Документы (заявления, докладные записки, справки, расчеты, протоколы) о разрешении трудовых споров 5 лет, ЭПК 278 Документы (требования, справки, сведения, протоколы, рекомендации) о коллективных трудовых спорах с участием посредника 5 лет, ЭПК 279 Документы (сводки, сведения, докладные записки, баланс рабочего времени) об учете рабочего времени 3 года 280 Табели (графики), журналы учета рабочего времени 1 год 281 Документы (акты, сообщения, информации, характеристики, докладные записки, справки, переписка) о трудовой дисциплине 3 года 282 Типовые нормативы по труду: 283 а) по месту разработки и утверждения Постоянно б) в других организациях До замены новыми Нормы выработки и расценок : 284 а) по месту разработки и утверждения Постоянно б) в других организациях До замены новыми Документы (справки, расчеты, докладные записки, предложения) о разработке норм выработки и расценок 5 лет, ЭПК 285 Тарифно-квалификационные справочники, сетки, ставки: 286 а) по месту разработки и утверждения Постоянно б) в других организациях До минования надобности Тарификационные ведомости 25 лет 288 Документы (расчеты, анализы, справки) о пересмотре и применении норм выработки, расценок, тарифных сеток и ставок, совершенствовании различных форм оплаты труда 5 лет, ЭПК 289 Документы (справки, докладные записки, акты, отчеты, протоколы) о контроле за соблюдением правил нормирования труда, расходовании фонда заработной платы 5 лет, ЭПК 290 Утвержденные разряды оплаты труда по должностям работников: 292 а) по месту разработки и утверждения Постоянно б) в других организациях До замены новыми Документы (расчеты, справки, списки) о премировании работников 5 лет 293 Переписка об образовании и использовании фондов материального поощрения 5 лет 294 Акты, предписания по технике безопасности; документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении 5 лет, ЭПК 295 Комплексные планы улучшения условий, охраны труда и санитарно-оздоровительных мероприятий Постоянно 296 Документы (справки, предложения, обоснования, рекомендации) о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности Постоянно 298 Планы мероприятий (двусторонние соглашения) по улучшению условий труда работников 5 лет, ЭПК 300 Документы (акты, справки, информации) о результатах проверок выполнения соглашений по вопросам охраны труда 5 лет, ЭПК 301 Документы (докладные записки, справки, доклады, отчеты, акты, переписка) о состоянии условий и применении труда женщин и подростков 5 лет, ЭПК 302 Перечень работ с вредными или опасными условиями, при выполнении которых не допускается применение труда женщин и лиц, не достигших 18-летнего возраста: 303 а) по месту разработки и утверждения Постоянно б) в других организациях До замены новыми Списки работающих на производстве с вредными условиями труда 75 лет 305 Табели и наряды работников вредных профессий 75 лет 306 Правила по охране труда работающих инвалидов: 307 а) по месту разработки и утверждения Постоянно б) в других организациях До замены новыми Документы (акты, отчеты об авариях, аварийные листки, заключения экспертов, протоколы комиссий) о расследовании причин аварий 10 лет (связанные с крупным материальным ущербом и человечес — кими жертвами — постоянно) 311 Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний 45 лет, ЭПК 312 Договоры страхования работников от несчастных случаев 5 лет (после истечения срока действия договора) 313 Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников технике безопасности 5 лет 314 Протоколы аттестации по технике безопасности 5 лет 315 Журналы, книги учета: 316 а) профилактических работ по технике безопасности 10 лет б) инструктажа по технике безопасности 10 лет в) проведения аттестации по технике безопасности 5 лет Извещения медпункта о пострадавших в результате несчастных случаев 5 лет 318 Сведения об авариях и несчастных случаях 5 лет (сведения о несчастных случаях с летальным исходом — постоянно) 319 Книги, журналы регистрации несчастных случаев, учета аварий Постоянно 320 Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки о производственных авариях и несчастных случаях 322 а) по месту происшествия 45 лет, ЭПК (связанные с крупным материальным ущербом и человечес — кими жертвами — постоянно) б) в других организациях 5 лет Документы (доклады, протоколы, справки, заключения, анализы) о вредных условиях производства, травматизме и профессиональных заболеваниях 10 лет, ЭПК 323 Документы (акты, докладные записки, заключения, переписка) о сокращении рабочего дня в связи с вредными условиями труда 5 лет, ЭПК 325 Документы (списки, перечни, переписка) о проведении медицинских осмотров работников 5 лет 330 Анкеты обследования условий труда работников 5 лет 331 Документы (протоколы, ведомости, карты аттестации рабочих мест и др.) об аттестации рабочих мест по условиям труда 5 лет, ЭПК 332 Кадровое обеспечение Документы (доклады, сводки, справки, сведения) о состоянии проверки работы с кадрами Постоянно 333 Документы (заявки, сведения, переписка) о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников 5 лет 335 Записки, заменяющие приказы по личному составу 75 лет, ЭПК 336 — о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках 5 лет Личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.): 337 а) руководителя организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания Постоянно б) работников 75 лет, ЭПК Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел 75 лет, ЭПК 338 Личные карточки работников (в том числе временных работников) 75 лет, ЭПК 339 Характеристики работников, не имеющих личных дел 75 лет, ЭПК 340 Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма, резюме и др.) лиц, не принятых на работу 1 год 341 Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) До востребо- вания (невостре — бованные — не менее 50 лет) 342 Документы (справки, докладные и объяснительные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления, командировочные удостоверения и др.), не вошедшие в состав личных дел 5 лет 343 Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность Постоянно 344 Документы (выписки из протоколов, списки трудов, отчеты) конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников), не имеющих личных дел 75 лет, ЭПК 345 Заявления об участии в конкурсе на замещение вакантных должностей 3 года 347 Протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет 15 лет (при отсутствии приказов — 50 лет) 348 Список (штатно-списочный состав) работников Постоянно 349 Списки: 350 а) членов руководящих и исполнительных органов организации Постоянно б) работников 75 лет в) прошедших аттестацию 5 лет г) военнообязанных 3 года д) кандидатов на выдвижение по должности 5 лет е) получающих персональные ставки, оклады 10 лет (при отсутствии лицевых счетов — 50 лет) Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним 3 года 351 Переписка об оформлении командировок 5 лет (для заграничных командировок — 10 лет) 352 Документы (представления, ходатайства, анкеты, акты) об установлении персональных ставок, окладов, надбавок 5 лет (при отсутствии приказов — 50 лет, ЭПК) 354 Графики предоставления отпусков 1 год 356 Карточки, указатели к приказам по личному составу 75 лет 357 Книги, журналы, карточки учета: 358 а) приема, перемещения (перевода), увольнения работников 75 лет б) работников, направленных в командировки 5 лет в) военнообязанных 3 года (после увольнения) г) отпусков 3 года д) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов), трудовых соглашений 75 лет е) выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним 50 лет ж) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы 3 года з) выдачи командировочных удостоверений 5 лет Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий 15 лет, ЭПК 359 Заявления о несогласии с постановлениями аттестационных, квалификационных комиссий, документы (справки, заключения) об их рассмотрении 5 лет 361 Квалификационные требования: 362 а) по месту разработки и утверждения Постоянно б) в других организациях До замены новыми Документы (тесты) но определению (оценке) индивидуальных качеств, возможностей работников До замены новыми 363 Списки членов аттестационных, квалификационных комиссий 5 лет 364 Итоговые сводки, сведения, ведомости о проведении аттестации, установлении квалификации 5 лет 365 Графики проведения аттестации, установления квалификации 1 год 367 Документы (доклады, справки, расчеты, докладные записки) о подготовке, переподготовке работников, обучении вторым профессиям, повышении квалификации 5 лет, ЭПК 368 Договоры об обучении 5 лет (после истечения срока действия договора) 375 Документы (представления, списки, характеристики, переписка) о начислении стипендий учащимся работникам 5 лет 381 Списки лиц, окончивших курсы повышения квалификации профессионального обучения 5 лет 383 Документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.) о представлении к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий: 384 а) в награждающих организациях Постоянно б) в других организациях 75 лет, ЭПК (документы о представ — лении к званию «Ветеран труда» — 30 лет, ЭПК) Документы (методические указания, перечни наград) об оформлении представления работников к награждению 387 а) по месту разработки и утверждения б) в других организациях Административно-хозяйственные вопросы Правила внутреннего распорядка 1 год (после замены новыми) 407 Документы (акты, докладные и служебные записки, переписка) о нарушении правил внутреннего распорядка 1 год 408 Документы (акты, докладные и объяснительные записки, заявки, списки, переписка) о выдаче, утрате удостоверений и пропусков в организацию 1 год 413 Книги регистрации удостоверений и пропусков 3 года 414 Разовые пропуска, корешки пропусков в служебные здания и на вынос (вывоз) материальных ценностей 1 год 416 Документы (заявки, переписка) о допуске в служебные помещения в нерабочее время и выходные дни 1 год 417 Книги, журналы, табели регистрации прихода и ухода (местных командировок) работников 1 год 418 Документы (планы, отчеты, докладные записки, акты, справки, переписка) об организации общей и противопожарной охраны организации 5 лет, ЭПК 459 Документы (акты, справки, планы, отчеты, сводки, сведения, переписка) об обследовании охраны и противопожарного состояния организации 3 года 460 Документы (акты, справки, докладные и служебные записки, заключения, переписка) о пропускном режиме организации 5 лет 469 Книги, журналы учета опечатывания помещений, приема-сдачи дежурств и ключей 1 год 471 Социально-бытовые вопросы Листки нетрудоспособности 5 лет 475 Книги, журналы регистрации листков нетрудоспособности 5 лет 476 Документы (описи документов, листок исправлений, приложение к сопроводительной ведомости) по персонифицированному учету работников 5 лет 477 Рекомендации по подготовке документов к назначению пенсий работникам: 478 а) по месту разработки и утверждения Постоянно б) в других организациях До замены новыми Списки работников, уходящих на льготную пенсию 50 лет 479 Переписка о назначении государственных пенсий и пособий 5 лет (по льготным пенсиям — 10 лет, ЭПК) 480 Сведения о выполнении установленных квот на рабочие места и движении денежных средств (при невыполнении условий квотирования рабочих мест) 5 лет 481 Документы (заявления, докладные записки, списки, справки, переписка) о предоставлении, распределении жилой площади работникам 5 лет (после предоставле- ния жилой площади) 485 Документы (акты, сведения, заключения) об обследовании жилищно-бытовых условий работников 5 лет (после предоставле- ния жилой площади) 486 Договоры о праве пользования (найма) жилой площадью, аренде и обмене жилых помещений 5 лет, ЭПК 487 Договоры купли-продажи, дарения жилых помещений работникам организации Постоянно 489 Документы (сведения, справки, переписка) об аренде, дарении, завещании, купле-продаже жилых помещений работникам организации 5 лет, ЭПК 490 Переписка о выселении граждан из служебных, самовольно занятых квартир 5 лет (после освобождения жилой площади) 491 Договоры о медицинском и санаторно-курортном обслуживании работников 5 лет (после истечения срока договора) 495 Документы (списки, справки, заявления, переписка) о медицинском и санаторно-курортном обслуживании работников 3 года 496 Расходные ордера на санаторно-курортные путевки 3 года 497 Документы (заявки, требования, накладные, ведомости) о получении путевок 3 года 498 Документы (заявления, медицинские справки, списки, переписка) учета работников и их детей, нуждающихся в санаторно-курортном лечении и отдыхе 3 года 499 Списки детей, направленных в детские оздоровительные лагеря 1 год 501 Документы (акты, справки, докладные записки, сведения, предложения, переписка и др.) об организации питания работников 3 года 503 Документы (справки, сведения, отчеты, переписка, фотодокументы об организации досуга работников) 5 лет, ЭПК 505 Деятельность первичных профсоюзных организаций (объединений) Документы (бюллетени голосования, списки кандидатов, выдвинутых в новый состав руководства организации (объединения)) о выборах руководящих органов профсоюзной организации В течение срока полномочий 511 Планы реализации критических замечаний и предложений Постоянно 512 Документы (заявления, заявки, списки, акты, справки, переписка) о приеме в члены объединения (профсоюза), перечислении членских (профсоюзных) взносов из заработной платы работников, оказании материальной помощи, получении, аннулировании членских билетов 3 года 513 Документы (акты, докладные записки, программы, регламенты, протоколы, тексты выступлений, справки, переписка и др.) об осуществлении основных направлений профсоюзной деятельности 5 лет, ЭПК 517 Документы (акты, докладные записки, справки) об осуществлении профсоюзного контроля за исполнением условий заключенных соглашений, коллективных договоров, соблюдением работодателями, должностными лицами законодательства о труде, использованием средств фондов, формируемых за счет страховых взносов 5 лет, ЭПК 519 ——————————— До прекращения деятельности акционерного общества; после прекращения — ЭПК.

Присланные для сведения — до минования надобности. При отсутствии лицевых счетов — 75 лет. Временные нормы выработки и расценок — 3 года после замены новыми.

М.Ягупова Специалист по юридическому сопровождению проектов ООО «Энергия Развития» Подписано в печать 29.05.2009 Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

Как накажут за нарушения

Правила сохранения кадровой документации должны строго соблюдаться. За нарушение предусмотрена гражданско-правовая и административная ответственность. Регламентируется она статьями 13.20, 13.25, 19.5, 19.6, 19.7 КоАП РФ.

Виды наказания ответственных лиц:

  1. дисквалификация на срок от 1 до 3 лет при грубом или повторном нарушении (ч. 2 ст. 5.27 КоАП).
  2. предупреждение;
  3. штраф от 300 до 500 рублей (ст. 13.20 КоАП);

Поделитесь с друзьями: Вместе с эти материалом часто ищут: Конфликт интересов на муниципальной службе — это ситуация, при которой личная выгода служащего влияет на выполнение им обязанностей по службе.

1 ноября 2020 Документы для оформления военного билета:

  1. справка медкомиссии;
  2. заявление;
  3. водительское удостоверение (если есть);
  4. паспорт;
  5. два фото 3×4 см.
  6. диплом об образовании;

Он выдается при призыве на службу в ВС РФ, включая контрактную, а также по факту освобождения от обязанностей службы, зачисления в запас, поступления в военный вуз. 13 августа 2020 Больничный лист по уходу за больным родителем — это документ, который выдают трудящимся по особым правилам.

Он позволяет ухаживать за болеющими родными. Порядок оплаты отличается от пособий по уходу за ребенком.

6 декабря 2020 Перевод в связи с медицинским заключением — это изменение трудовой функции работника, связанное с состоянием его здоровья. Если оно ухудшилось, руководство не вправе оставлять сотрудника на вредной для него должности. 10 февраля 2020 × Еженедельная рассылка Каждый понедельник вы будете получать подборку самых интересных материалов за прошедшую рабочую неделю Подписаться

Подготовить документы к сдаче в архив

Обычно это делают уже в следующем году.

Однако еще в конце года можно определить состав документов, которые нужно будет направить в архив, руководствуясь Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления (утв. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 г.

№ 526). Сдавать в архив нужно документы со сроком хранения более 10 лет через год после завершения по ним дел в делопроизводстве. Сроки хранения документов можно определить, используя Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 г.

№ 558.

Обновлены 18 форм статистической отчетности

Росстат утвердил приказ от 15.07.2019 № 404, который меняет большинство форм статистической отчетности, заполняемых кадровыми работниками.

В 2020 году сильно меняется перечень того, какие отчеты нужно делать специалисту отдела кадров. Один раз в год, начиная с отчета за 2020 год, надо сдавать обновленные данные по формам:

  1. № 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников»;
  2. № 2-ГС (ГЗ) «Сведения о дополнительном профессиональном образовании федеральных государственных гражданских служащих и государственных гражданских служащих субъектов Российской Федерации»;
  3. № 1-Т (ГМС) «Сведения о численности и оплате труда работников государственных органов и органов местного самоуправления по категориям персонала».
  4. № 1-Т (условия труда) «Сведения о состоянии условий труда и компенсациях на работах с вредными и(или) опасными условиями труда»;
  5. № 2-МС «Сведения о дополнительном профессиональном образовании муниципальных служащих»;

Ежеквартально, начиная с отчета за I квартал 2020 года, работодателям предстоит заполнять и отсылать в Росстат кадровые отчеты по обновленным формам:

  1. № ЗП-здрав «Сведения о численности и оплате труда работников сферы здравоохранения по категориям персонала»;
  2. № ЗП-культура «Сведения о численности и оплате труда работников сферы культуры по категориям персонала».
  3. № ЗП-соц «Сведения о численности и оплате труда работников сферы социального обслуживания по категориям персонала»;
  4. № ЗП-образование «Сведения о численности и оплате труда работников сферы образования по категориям персонала»;
  5. № П-4 (НЗ) «Сведения о неполной занятости и движении работников»;
  6. № ЗП-наука «Сведения о численности и оплате труда работников организаций, осуществляющих научные исследования и разработки, по категориям персонала»;

Ежемесячно в 2020 году от работодателей ждут сведения по формам:

  1. № 1-ПР «Сведения о приостановке (забастовке) и возобновлении работы трудовых коллективов»;
  2. № 3-Ф «Сведения о просроченной задолженности по заработной плате»;
  3. № П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников».

Кроме того, в приказе Росстата сообщается, что 1 раз в 3 года придется подавать дополнительные кадровые отчеты:

  1. № 1-ГС «Сведения о составе работников, замещавших государственные должности и должности государственной гражданской службы, по полу, возрасту, стажу государственной службы, образованию»;
  2. № 1-МС «Сведения о составе работников, замещавших муниципальные должности и должности муниципальной службы, по полу, возрасту, стажу муниципальной службы, образованию».

Служба занятости

Какие отчеты сдает отдел кадров, если организацию планируется ликвидировать либо планируется сокращение штата?

Первым делом об этом необходимо уведомить службу занятости. Срок — не позднее чем за 2 месяца до начала проведения соответствующих мероприятий. Срок в 3 месяца предусмотрен для тех случаев, когда закрытие организации приведет к массовому увольнению работников.

Если ликвидируется ИП, то ему необходимо сообщить о предстоящем закрытии не позднее чем за 2 недели. Кроме того, в службу занятости необходимо передавать данные о введении режима неполного рабочего дня (смены) и(или) неполной рабочей недели, а также о приостановке производства.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+