Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Протокол любого собрания

Протокол любого собрания

Протокол любого собрания

ВЫСТУПИЛИ:


1.Р.Р. Симонова, лаборант – предложила поддержать предложение председателя профсоюзного комитета Фродорова А.А. 2. М.М. Фролова, бухгалтер – предложила утвердить требования о выполнении условий коллективного договора, для чего до «__»_________ 20__ года издать приказ о предоставлении работникам, работающим свыше 10 лет дополнительного отпуска , 3 календарных дней на собрании работников.

Как составляются протоколы общих собраний многоквартирного дома

В настоящее время много вопросов возникает по собраниям собственников многоквартирных домов или ТСЖ. Это относится, как к ведению самих собраний, так и к правильному оформлению протоколов.Следует отметить, что единой законодательно принятой универсальной формы данного документа не существует.

В каждом ТСЖ или многоквартирном жилом доме (МКД) может иметься собственный шаблон такого документа.

В связи с этим порой могут возникнуть противоречия на тему того, как составить протокол, какие вопросы можно и нужно включать в него.Прежде всего, это вопрос о назначении председателя и секретаря.

Они избираются из числа собственников, собравшихся на мероприятии. Если предложено сразу несколько кандидатур, решения принимаются голосованием.

Затем председателем поручается секретарю протоколирование результатов.

Требования

Задумавшись, как правильно оформить протокол собрания, образец которого можно скачать в интернете, предприниматель должен помнить, что бумага должна быть составлена не позднее 15 дней с даты проведения собрания. Документация выпускается в 2 экземплярах.

В состав протокола обязательно должны входить сведения о:

  1. количестве голосов, которыми обладают участники;
  2. ФИО лица, которое является председателем собрания;
  3. списке проблем, которые выносятся на повестку дня.
  4. общее число голосов с учетом членов, которые не смогли посетить мероприятие;
  5. лицах, входящих в состав президиума;
  6. времени проведения встречи;
  7. адресе проведения мероприятия;

Основные вопросы, которые необходимо решить во время мероприятия, фиксируются в бланке документации в виде тезисов. В бумаге прописывается информация и о решениях, которые стали результатом проведения собрания.

Правила написания и оформления документа

Протокол собрания учредителей не имеет строго установленного, унифицированного образца, писать его можно в свободном виде.

Как правило, на предприятиях имеется шаблон документа, по которому он и оформляется. Основное условие: протокол должен содержать сведения

  1. и решении.
  2. участниках собрания,
  3. о компании,
  4. теме (если их несколько, они указываются отдельными пунктами)
  5. дате составления,

Документ можно писать как от руки, так и печатать на компьютер, большой разницы здесь нет, главное, чтобы он обязательно содержал оригинальные подписи всех собравшихся учредителей.

Заверять печатью его не нужно – во-первых, он относится к внутренним документам предприятия, во-вторых, с 2016 года юридические лица на законном основании освобождены от обязательства удостоверять свои бумаги оттисками печатей и штампов.

Писать протокол можно как на фирменном бланке организации, так и на стандартном листе А4 формата в том количестве экземплярах, в котором это необходимо. После проведения собрания, в течение десяти дней каждого его участника следует обеспечить своим экземпляром протокола, а одну копию, заверенную по всем правилам, передать на хранение в архив организации, где она должна содержаться ровно столько, сколько полагается по закону для подобного рода документов.

Содержание и хранение протокола

После оформления и надлежащего визирования протокол должен содержаться вместе с другими документами фирмы, фиксирующими внутренние совещания, переговоры и заседания.

После утраты актуальности его следует отправить на хранение в архив предприятия, где он должен находиться установленный законом или внутренними локальными актами компании срок (не меньше 3 лет), после чего он может быть подвергнут утилизации (эта процедура также должна проводиться строго в определенном законом порядке).

Краткая и полная разновидности

В одной и той же организации могут проводиться разные совещания. Важность того или иного собрания зависит от вопросов, которые на нем рассматриваются.

И они же определяют выбор того или иного образца, по которому будет составлен протокол. В целом можно выделить 2 разновидности документа:

  • Полный – здесь необходимо более точное и полное фиксирование сведений о темах выступления. Приводится не только сам доклад выступавшего, но и реплики, обсуждения собравшихся. Нередко составляются стенограммы (точные цитаты с фиксированием каждого слова докладчика, его оппонентов и других лиц). Вот пример такого документа.
  • Краткий протокол – как правило, составляется для фиксирования информации, полученной в ходе оперативного, обычного совещания, на котором рассматриваются текущие вопросы. В нем достаточно просто упомянуть всех выступавших (ФИО, должность) и кратко описать тему выступления (это и есть тема доклада). В некоторых случаях фиксируют и отдельные вопросы в виде пунктов плана. Вот образец краткого протокола совещания.

Как писать протокол совещания

25 июля 2011 Автор КакПросто!

По окончании совещания следует составить протокол, чтобы зафиксировать повестку дня совещания, принятые решения, условия, на которых они будут осуществляться и др. Протокол важно оформить сразу после совещания, а не откладывать «на потом». Хорошо, если вести протокол может профессиональный секретарь.

Однако если такого нет, этим могут заниматься и иные лица, знающие определенные правила ведения протоколов совещаний. Статьи по теме:

Вопрос «Считаются ли в документах буквы Е и Ё за одну?» — 4 ответа Инструкция 1 Тот, кто ведет протокол совещания, должен быть в курсе всех решений прошлых совещаний, чтобы понимать логику принимаемых решений.

Если вы ведете протокол на совещании, возьмите копии протоколов нескольких предыдущих совещаний. На совещании сразу же зафиксируйте вопросы, вынесенные на повестку дня. 2 Напротив каждого вопроса, вынесенного на повестку дня, записывайте все мысли, высказанные в ходе совещания.

Это можно делать кратко, ведь протокол окончательно будет оформлен не в ходе совещания, а после него. Смысл этих записей заключается в том, что с ними вы не упустите ни одной важной высказанной мысли. Также записывайте имена тех, кто высказывается, чтобы помнить, кто что сказал и по какой теме.

Из высказываний записывайте лишь факты, а не личные мнения или предположения.

3 Само оформление протокола должно происходить сразу после совещания, чтобы не были забыты важные моменты или не были утеряны записи.

Протокол должен содержать краткое описание совещания в деловом стиле. Для этого используйте косвенную речь, пишите все в прошедшем времени: «И.И.

Иванов отметил, что.». 4 Содержание протокола должно состоять из:1.

«шапки» с указанием цели проведения и даты совещания, иногда также с указанием времени начала совещания;2. списков присутствующих и не присутствующих лиц;3. краткое содержание принятых решений — с указанием инициаторов этих решений.

Обратите внимание Название организации.

Дата. Повестка. Присутствующие (кол-во или поименно). Слушали. Постановили. Слушали.

Постановили. Решение. Полезный совет Заголовок, дата и номер протокола.

Заголовком протокола будет название коллегиального органа или вида заседания. Например, Протокол (чего?) заседания педагогического совета; совещания начальников структурных подразделений и т.д. Но текст протокола может быть изложен в разных формах: краткой или полной.

Краткий протокол — фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол ведут чаше всего в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер.

Связанная статья Как составить протокол совещания Источники:

  1. Образец протокола заседания технического совета

Совет полезен?

Да Нет Статьи по теме:

Похожие советы

Показать еще

Ведение

Протокол совещания ведет руководитель предприятия. Но эта функция может выполняться и другим работником.

До этого мероприятия секретарю передается список приглашенных и примерный список вопросов. Участниками предоставляются тезисы докладов.

Это позволит подготовить шаблон документа для ускорения работы по составлению документа. Образцы протоколов совещаний при таких мероприятиях на всех предприятиях подобные.

Когда участников много, лучше завести регистрационный лист, где будут фиксироваться Ф.

И. О. явившихся. С началом совещания секретарем утверждается перечень присутствующих. Запись сведений фиксируется секретарем во время мероприятия. Для повышения точности протоколирования применяются диктофонные записи.

Все слова записываются на цифровой носитель, а затем воспроизводятся при окончательном оформлении протокола.Если на собрании много участников, то для ведения протокола приглашается 2 секретаря. Такая работа ускоряет процесс, если мероприятие затягивается. Реплики, замечания, комментарии, которые не относятся к теме заседания, не включаются в содержание документа.

Протокол включает общий смысл докладов, вопросов и предложений.

Точно фиксируются решения, поручения, которые предоставляются руководителем отдельным работникам.Если руководителю необходимы точные сведения, то он может потребовать отчет за подписью ответственного лица. На совещаниях обсуждается положение вещей в общем, поэтому не нужно делать детальные записи.

В результате протокол включает ход заседания: обсуждаемые темы, вопросы, решения.

Иногда руководители требуют дословной фиксации всех фраз.

Это происходит на совещаниях современных организаций, на которых решается множество оперативных вопросов.

Основная часть

протокола состоит из разделов по количеству вопросов, заявленных в повестке дня.

В полной форме документа каждый раздел включает в себя три части, отображающие процесс рассмотрения вопроса и принятия решения по нему.
Названия частей указываются прописными буквами с новой строки:

  1. «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ». Фиксируется решение, принятое на совещании по данному вопросу. Текст решения необходимо полностью напечатать, независимо от того, ведется полная или краткая форма протокола. При проведении голосования указывается количество голосов, полученных «за», «против» и «воздержались».
  2. «СЛУШАЛИ». В данной части под названием следует указать фамилию докладчика по рассматриваемому вопросу (в именительном падеже), через тире приводится изложение доклада (от третьего лица единственного числа). Если привести выступление в протоколе по каким-либо причинам невозможно, текст доклада излагается на отдельном листе в качестве приложения к протоколу, а в разделе «СЛУШАЛИ» делается пометка «Текст доклада (выступления, речи) прилагается».
  3. «ВЫСТУПИЛИ». В этой части заносятся изложения выступлений других участников совещания по рассматриваемому пункту или вопросы, заданные в процессе обсуждений. При этом следует указать фамилию выступившего (в именительном падеже), а через тире излагается текст вопроса (выступления).

Для краткой формы протокола кратко излагается обсуждение каждого вопроса в частях «СЛУШАЛИ» и «РЕШИЛИ». После подписания документа секретарем и председателем он приобретает официальный статус и регистрируется.Решения, принятые в ходе совещания, доводятся до назначенных исполнителей:

  1. Посредством вручения копии протокола либо выписки, заверенной секретарем.
  2. Изданием распорядительных документов (приказов, постановлений, распоряжений) по организации на основании запротоколированных решений.

Образец протокола общего собрания трудового коллектива

  • Затем вносятся сведения о председателе собрания и секретаре здесь указываются их должности, фамилии-имена-отчества.
  • Ниже вписывается дата составления протокола и населенный пункт, в котором осуществляет свою деятельность предприятие.
  • В заключение протокол должен быть подписан председателем и секретарем собрания с расшифровками подписей.
  • Далее устанавливается состав собрания: фиксируется цифра общего количества работников предприятия (по штату и вне штата), и подсчитывается количество присутствующих.
  • После этого на обсуждение выносится повестка дня, которая дословно вписывается в протокол.

    Если это голосование (как в данном примере) следует отметить количество проголосовавших «за», «против» и «воздержавшихся» по каждому пункту и затем занести в протокол окончательный результат, т.е.
    решение.
  • В начале посередине строки пишется полное название компании, затем наименование документа и его номер по внутреннему учету документации.

Заполненный образец документа

Общество с ограниченной ответственностью «Баромир» Протокол собрания учредителей ООО – это документ, который необходимо составить, если ООО учреждают несколько лиц (от 2 до 50).

В дальнейшем, после регистрации ООО, когда все учредители переходят в категорию участников, общее собрание должно проводиться по всем важным вопросам деятельности общества.

Форма протокола общего собрания обязательно письменная, документ может быть одностраничным или многостраничным. Особых отличий между протоколом проведения первого собрания об учреждении ООО и всех последующих общих собраний участников нет, т.к. регулируются они одной статьей ГК РФ (ст. 181.2), но для удобства наших читателей мы рассмотрим их по отдельности.

181.2), но для удобства наших читателей мы рассмотрим их по отдельности.

Этот документ однозначно подтверждает выражение воли учредителей о создании ООО, поэтому протокол собрания учредителей должен содержать следующие сведения: Общее собрание участников – это высший орган управления обществом, поэтому в его компетенции находятся все важные вопросы деятельности ООО.

Перечень таких вопросов приведен в статье 32 закона «Об ООО». Приниматься решения общего собрания могут единогласно, простым большинством или 2/3 голосов от общего числа участников.

Информацию о том, какие вопросы требуют определенного количества голосов, вы найдете в законе «Об ООО». Если вы создаете ООО с равными долями 50/50, то имейте в виду, что в случае разногласий участники могут не прийти к единому мнению ни по одному вопросу, т.к.

при этом не соблюдается даже правило простого большинства.

Во избежание конфликтов рекомендуется устанавливать пропорцию долей хотя бы 51/49. По правилу статьи 34 закона «Об ООО», очередные (запланированные) общие собрания участников проводятся в сроки, определенные уставом, но не реже одного раза в год. В случаях, прописанных в уставе, а также во всех других ситуациях, когда затронуты интересы общества и его участников, проводятся внеочередные общие собрания.

Порядок проведения внеочередных собраний приводится в статье 35 закона «Об ООО».

Возвращаемся к статье 181.2 ГК РФ, в которой указаны обязательные требования к содержанию протокола:

  1. сведения о лицах, участвующих в собрании;
  2. результаты голосования по каждому вопросу повестки дня;
  3. дата, время и место проведения собрания;
  4. сведения о лицах, проводивших подсчет голосов;
  5. сведения о лицах, голосовавших против принятия решения собрания и потребовавших внести запись об этом в протокол.

Если же участники общества не могут провести собрание очно, например, по причине нахождения в разных городах, то ГК РФ предусматривает вариант заочного голосования, кроме вопросов по утверждению годовых отчетов и годовых бухгалтерских балансов. Чтобы провести заочное голосование, участники заполняют бюллетень для заочного голосования и высылают директору общества, на основании чего он составляет протокол общего собрания.

Обращаем внимание пользователей на то, что с 1 сентября 2014 года протокол общего собрания (в том числе, и протокол собрания учредителей ООО) должен быть заверен нотариально.

Если же в протоколе или уставе указан другой способ фиксации голосования (как вариант, видеосъемка и аудиозапись), то без нотариального заверения можно обойтись. Автор статьи: Артем ГуреевДобрый день.

Меня зовут Артем, уже более 10 лет занимаюсь финансовым консультированием, являюсь профессионалом в своей области и хочу помочь всем посетителям сайта решать разнообразные задачи.

Все материалы для сайта собраны и тщательно переработаны с целью донести в доступном виде всю нужную информацию. Перед применением описанного на сайте всегда необходима консультация с профессионалами. ✔ ✉ Оцените статью: Оценка 4.5 проголосовавших: 13 ПОДЕЛИТЬСЯ

Правила составления протокола

Документ составляется на основании .

Ответ на вопрос, как написать протокол собрания трудового коллектива, подразумевает три этапа:

  • Подписание председателем, секретарем и участниками через регистрационные листы и предоставление для просмотра всем заинтересованным работникам.
  • Подготовительные действия, которые проводит секретарь. Секретарь выясняет последовательность вопросов, согласовывает их с руководством коллектива, оповещает работников о повестке, составляет регистрационный лист и распространяет среди участников.
  • Составление протокола. Секретарь ведет записи во время мероприятия (стенография, аудио- или видеосъемка), потом в максимально короткие сроки составляет акт на основе записанного и предоставляет для ознакомления председателю.

Аналогично протокол общего собрания работников о выборе представителя их интересов составляется с указанием в повестке дня вопроса для голосования.

Популярное

Во время осуществления своей деятельности юридические лица часто принимают решения по вопросам, выносимым на общее собрание, в котором могут участвовать учредители, акционеры, руководители подразделений, а также представители сторон, являющихся деловыми партнерами.

В подобной ситуации решаемые задачи на собрании оформляются при помощи такой формы, как протокол общего собрания. Это довольно специфический документ, который в краткой форме отображает ход всего мероприятия, а также может содержать краткое содержание изложенной информации.

По первому вопросу:

Слушали Иванова И.И., который сообщил, что «___»_______ 20__ г. в ООО «Мир» состоится Конференция трудового коллектива ООО «Мир» по избранию представительного органа для ведения коллективных переговоров от имени всех работников, разработки проекта коллективного договора, подготовки и проведения конференции трудового коллектива для заключения коллективного договора на 20__ – 20__ г.г., для проведения которой необходимо избрать делегатов согласно норме представительства, утверждённой _____________ «__»______20__ г.

Таким образом, от ______________ необходимо выбрать _______ делегатов. Предложено голосование провести открытое.

Предложены следующие _____ кандидатуры делегатов на Конференцию: 1. Кузнецов М.В. – начальник отдела (предложение Петрова О.В.); 2.

Малов И.Г. – зам. начальника отдела (предложение Земцовой Н.А.); 3. Степанова И.Н. – инженер (предложение Черкасовой Л.П.); 4. Разин А.А. – специалист (предложение Боброва М.В.) Других предложений не поступало.

Голосовали: 1. Кузнецов М.В. – за — ___ чел., против — ___, воздержавшихся — ___; 2. Малов И.Г. – за — ___ чел., против — ___, воздержавшихся — ___; 3. Степанова И.Н. – за — ___ чел., против — ___, воздержавшихся — ___; 4.

Разин А.А. – за — ___ чел., против — ___, воздержавшихся — ___; Решили: Делегировать на Конференцию трудового коллектива ООО «Мир» __.__.20__ года — ___ чел.: Кузнецова М.В., Малова И.Г., Степанову И.Н., Разина А.А.

Пример составления протокола

Здесь представлен самый простой вариант протокола собрания учредителей, на основе которого легко можно понять, как составлять более сложные документы. Вначале бланка пишется

  1. и дата собрания.
  2. населенный пункт, в котором осуществляет деятельность предприятие
  3. наименование компании (в полном соответствии с учредительными документами),

Строкой ниже вписывается номер протокола (по внутреннему документообороту организации). Далее идет описательная часть:

  • по порядку перечисляются участники (вписывается фамилия, имя, отчество полностью и размер доли в уставном капитале),
  • вписывается решение (также отдельными пунктами по каждому вопросу).
  • указываются вопросы, стоящие на повестке дня (отдельными пунктами),
  • назначается председатель и секретарь (при необходимости),

Если собранию были представлены какие-либо документы, которые сыграли свою роль при обсуждении вопросов, их нужно обязательно указать в приложении.

В завершение протокол обязательно должен быть подписан всеми участниками собрания, включая секретаря (если таковой имел место быть).

Как составить протокол общего собрания: общие правила оформления

Все решения, принимаемые во время встреч учредителей фирмы, должны протоколировать.

Документ необходим для фиксации хода мероприятия.

Необходимо четко понимать, как написать протокол общего собрания, образец которого можно скачать ниже, так как дальнейшем бумага может потребоваться для совершения операций с участием государственных органов.

Существует ряд требований, которым должен соответствовать протокол. Если особенности не соблюдаются, все решения, принятые на собрании, считаются недействительными.

По этой причине важно знать правила оформления протокола общего собрания.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта слева или звоните по телефону 8 (499) 350-44-96 Это быстро и бесплатно ! Протокол собрания – документ, который фиксирует ход совместного принятия решений, оказывающих влияние на деятельность учреждения.

Бумага должна быть составлена во время:

  1. решения проблем, вынесенных на комиссию;
  2. встреч с представителями других учреждений;
  3. проведения переговоров.

Главная цель документа – документальная фиксация договоренностей, которые были приняты совместно. Если в организации главное должностное лицо наделено полномочиями самостоятельно решать все вопросы, формируется совещательное собрание, которое принимает участие в рассмотрении спорного момента и оказывает помощь руководителю во время вынесения вердикта и определения курса дальнейших действий.

Все решения, которые были вынесены в ходе мероприятия, протоколируются. Как правильно составить протокол собрания? Необходимо изучить образец, который применяется для составления одноименного документа, если решается вопрос о:

  1. реорганизации компании;
  2. коррекции перечня лиц, являющихся учредителями;
  3. ликвидации предприятия;
  4. иных вопросов, оказывающих важное влияние на деятельность фирмы.

Для всех мероприятий, для фиксации хода которых должен быть составлен документ, применяется один и тот же образец протокола внеочередного общего собрания участников ООО.

Контролирующие органы имеют право проверить правильность составления бумаги. Если в ходе мероприятия будет выявлено, что бланк был составлен или заполнен неверно, все решения, которые фиксировала документация, признаются недействительными. Задумавшись, как правильно оформить протокол собрания, образец которого можно скачать в интернете, предприниматель должен помнить, что бумага должна быть составлена не позднее 15 дней с даты проведения собрания.

Документация выпускается в 2 экземплярах.

В состав протокола обязательно должны входить сведения о:

  1. адресе проведения мероприятия;
  2. времени проведения встречи;
  3. количестве голосов, которыми обладают участники;
  4. ФИО лица, которое является председателем собрания;
  5. общее число голосов с учетом членов, которые не смогли посетить мероприятие;
  6. списке проблем, которые выносятся на повестку дня.
  7. лицах, входящих в состав президиума;

Основные вопросы, которые необходимо решить во время мероприятия, фиксируются в бланке документации в виде тезисов.

В бумаге прописывается информация и о решениях, которые стали результатом проведения собрания. Перед проведением собрания, человек, ответственный за осуществление мероприятия, выполняет ряд процедур, которые должны получить отражение в протоколе:

  1. оповещает все участников, которые имеют право принимать участие в мероприятии, о месте проведения собрания;
  2. рассылает данные, которые позволяют составить представление о вопросах повестки дня, участникам.
  3. определяет повестку дня;
  4. начинает сбор нужных бумаг;

Для этого составляется перечень лиц, которые должны присутствовать на собрании. Число голосов, зафиксированных в протоколе, должно соответствовать перечню, который требуется для вынесения вердикта по проблеме.

Поток информации, которая становится известной на собрании, сразу зафиксировать не всегда возможно.

Чтобы человек, ответственный за заполнение документации, мог достоверно внести в протокол все данные, используются средства звуко- и видеозаписи. Одновременно секретарь должен составлять наброски. Действие выполняется во время всего мероприятия.

Документация, которая применялась для принятия решения, должна быть внесена в список. Фиксации подлежат следующие документы:

  1. иная документация, которая оказала влияние на принятие решения.
  2. проекты, которые предлагают реализовать для решения вопроса;
  3. сообщения выступающих;

Если часть бумаг останется не внесенной в список, протокол может потерять юридическую силу. Согласно действующему законодательству, разрешается составлять бумагу в 2 видах – развернутом или кратком.

Полная форма документации отражает суть всех выступлений, которые происходили во время собрания. Краткую форму называют протокол-схемой.

Она фиксирует только сведения о выступавших. Выбор подходящего вида документации зависит от решения компании. Оно может быть принято председателем собрания или участниками мероприятия.

Во время составления бумаги необходимо соблюсти все нормы делопроизводства. Кроме того, требуется ознакомиться с ГОСТОМ.

Данные, внесенные в бумагу, должны соответствовать информации, которая присутствует в учредительной документации организации. Сокращать название компании до аббревиатуры запрещается.

Оформляя заголовок к тексту протокола, нужно прописать название органа или вида заседания.

Если соблюдается структура бумаги, далее требуется указать информацию о собрании. Секретарь прописывает:

  1. форму.
  2. дату прохождения мероприятия;
  3. место прохождения;
  4. вид собрания;

Прописывая вид мероприятия, выделяют:

  1. внеочередное совещание;
  2. мероприятие, проходящее в соответствии с планом.
  3. ежегодная встреча;

Не будет считаться ошибкой, если секретарь укажет и другой вид. Согласно действующему законодательству, составлять протокол требуется не реже, чем 1 раз за год.

Далее фиксируется форма мероприятия.

Она может подразумевать личное присутствие членов в момент совещания или разрешать принимать заочное участие.

Затем отмечается фактический адрес места, в котором собрались лица.

В основной части бланка фиксируется перечень вопросов, которые поднимались во время совещания. Если собрание относится к разряду годовых, законодательство предписывает решить ряд обязательных проблем.

В бумаге должны быть зафиксированы даты начала и завершения регистрации членов собрания.

Для этого в бланк вписываются данные всех прибывающих и напротив указывается, что человек присутствовал. Помимо ФИО, необходимо прописать:

  1. должность, которую занимает участник;
  2. информацию о паспорте или доверенности, если процедура проходит в акционерном обществе.
  3. количество голосов, которыми обладает член собрания;

Далее секретарь должен указать время начала и завершения совещательной части мероприятия.

Сведения вносятся после того, как проведение подсчета будет завершено. Каждый вопрос фиксируется в соответствии с особыми правилами.

Внося информацию о проблеме, секретарь фиксирует:

  1. голоса, которые фактически были использованы для вынесения вердикта по проблеме;
  2. количество голосов, которые были отданы за другие варианты голосования;
  3. голоса, которые могут быть использованы;
  4. итоговое решение по вопросу.

Затем требуется вписать основные положения выступлений, которые были прослушаны на мероприятии, и данные выступавших. Полный текст докладов не приводится.

Секретарь вносит информацию тезисно.

Завершая процедуру составления, важно заранее знать, кто подписывает протокол общего собрания участников ООО.

Заверить бумагу подписями должны председатель и секретарь мероприятия. Затем ставится фактическая дата заполнения бумаги.

Процедура заполнения должна быть завершена в течение 15 суток с момента проведения мероприятия. Если срок будет превышен, документация считается недействительной.

Не нашли ответа на свой вопрос?

Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

  1. Отметки на документе
  2. Печать
  3. Адресат и адресование документа
  4. Согласование документа
  5. Подпись
  6. Инструкция по делопроизводству
  7. Должностная инструкция
  8. История делопроизводства

Протокол — документ, в котором фиксируют ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях.

Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких как коллегии комитетов и министерств, муниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических советов. Кроме того, совещания, проводимые руководителями структурных подразделений, заместителями генерального директора, директора, также могут протоколироваться.

Распространено составление протоколов для документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций» собраний, семинаров и т. д.). Протокол оформляется секретарем на основе записей, которые он вел на заседании.

Это могут быть краткие записи, стенограмма или диктофонные записи. Для подготовки протокола секретарь собирает до заседания тезисы докладов и выступлений, проекты решений. Протокол оформляется на общем бланке.

Заголовком протокола будет название коллегиального органа или вида заседания. Например, Протокол (чего?) заседания педагогического совета; совещания начальников структурных подразделений и т.д.

Датой протокола является дата заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Если совещание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания. Например: 21 — 24.07.2009. Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.

Текст протокола включает следующие части: Во вводной части протокола после заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания. С новой строки после слова «Присутствовали» в алфавитном порядке перечисляют фамилии, инициалы должностных лиц, присутствовавших на заседании.

Если на заседании были лица из других организаций, то после слова «Присутствовали» с новой строки печатают слово «Приглашенные» и указывается список приглашенных лиц, в этом случае перед каждой фамилией указывается должность и название организации. Во вводной части протокола указывается повестка дня.

Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии выступающих (докладчиков). Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой, его формулируют с использованием предлогов «О» или «Об».

Например: «Об утверждении учебных программ»; «О подведении итогов учебного года». По каждому пункту указывается докладчик (должностное лицо, готовившее данный вопрос).

В соответствии с последовательностью вопросов в повестке дня оформляется текст основной части протокола — он должен содержать столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. Таким образом, заголовочная часть протокола оформляется всегда одинаково.

Но текст протокола может быть изложен в разных формах: краткой или полной.

Краткий протокол — фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол ведут чаше всего в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер (см. рис. 3.3.). Полный протокол — содержит сведения не только об обсуждавшихся вопросах, принятых решениях и фамилиях выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции.

Полный протокол позволяет документировать подробную картину заседания (см. рис. 3.4). Рис. 3.3. Пример оформления краткого протокола Рис. 3.4. Пример оформления полного протокола При использовании любой формы протокола его текст будет делиться на столько разделов, сколько пунктов содержит повестка дня.

Каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»), которые печатаются от левого поля прописными буквами.

Такое оформление позволяет выделить в тексте речь основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, в которой сформулировано решение. В части «СЛУШАЛИ» излагается текст выступления.

В начале текста с новой строки в именительном падеже указывают фамилию выступающего.

Запись выступления отделяют от фамилии тире. Выступление излагается от третьего лица единственного числа. Допускается вместо записи выступления после фамилии указать («Запись выступления прилагается», «Текст доклада прилагается»).

В последнем случае доклады становятся приложением к протоколу.

В части «ВЫСТУПИЛИ» с новой строки в именительном падеже указывают фамилию выступающего и после тире, текст выступления или вопрос (если в ходе выступления он был задан докладчику). В части «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ») отражают принятое решение по обсуждаемому вопросу.

Текст постановляющей части печатается полностью в любой форме протокола. Текст всего протокола печатают через 1,5 межстрочных интервала.

Протокол оформляет секретарь заседания. Протокол подписывает секретарь и представляет на подпись председателю в течение 3 (трех) рабочих дней после заседания.

Подписи отделяют от текста 3 межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от границы левого поля, последняя буква в фамилии ограничивается правым полем. В день подписания протокола председателем он должен быть зарегистрирован.

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. Выписка воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражавший обсуждение вопроса и принятое решение. Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же ее заверяет.

Заверительная надпись пишется от руки, состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего копию (выписку), личной подписи, фамилии, инициалов и даты (см.

рис. 3.5). Рис. 3.5. Пример оформления выписки из протокола Выписки из протоколов иногда заменяют собой такой распорядительный документ, как решение. В этом случае выписка служит инструментом доведения до исполнителей принятых решений.

В таком случае секретарь, например, Правления акционерного общества, не позднее 2 (двух) дней после подписания протокола заседания производит рассылку выписок из протокола по отдельным вопросам ответственным исполнителям. Выписки подписывает секретарь. Обязательному заверению печатью подлежат выписки из протоколов, направляемые в другую организацию.

Подлинные экземпляры протоколов формируются секретарем в дела по виду заседаний. Например, «Протоколы общих собраний», «Протоколы заседаний Совета директоров», «Протоколы совещаний у директора» и т.д.

Внутри дела протоколы систематизируют по номерам и хронологии.

Дела формируются в течение календарного года. Составление протокола общего собрания производиться на основании Трудового Кодекса РФ, а именно раздела 2 ч.

2 Социальное партнёрство в сфере труда ТК РФ. Общее собрание работников созывается только для принятия важного решения, с целью разрешить имеющиеся разногласия, либо принудить работодателя к исполнению нормативных актов принятых на предприятии.

Собрание работников считается правомочным, если на нём присутствует более половины сотрудников предприятия.

Конференция считается правомочной, если на ней присутствует не менее двух третей избранных делегатов – ст. 399 ТК РФ. Требования могут быть выдвинуты только работниками или их представителями – ст.

29, 31 ТК РФ. За работодателем закрепляется обязанность предоставить работникам помещение для проведения общего собрания, кроме того работодатель не вправе препятствовать проведению общего собрания работников. Важно! Препятствие в проведении собрания работников, в том числе не предоставление помещения для проведения собрания наказывается штрафом или дисциплинарным взысканием – ст.

416 ТК РФ. Стороны должны предоставлять друг другу не позднее двух недель со дня получения соответствующего запроса имеющуюся у них информацию, необходимую для ведения коллективных переговоров – ст.

37 ТК РФ. Международной организацией труда была принята специальная рекомендация МОТ №129, согласно которой организация должна предоставлять своим сотрудникам следующую информацию:

  1. Правила техники безопасности,
  2. Социальное обеспечение сотрудников,
  3. Условия приёма на работу, увольнения и перевода,
  4. Общие условия труда,
  5. Социально-бытовое обслуживание сотрудников и др.
  6. Перспективы обучения и продвижения по службе,

Участники переговоров обязаны соблюдать соглашение о неразглашении охраняемой законом тайны.

Более того ст. 183, 283 УК РФ предусмотрена уголовная ответственность за разглашение коммерческой, государственной и служебной тайны. Протокол общего собрания работников по сути является обычным протоколом и обязан содержать следующие сведения:

  1. Дату, место и время его составления.
  2. Общее число работников предприятия и фамилии присутствующих, в том числе и для определения присутствия необходимо количества участников общего собрания.
  3. Краткие сведения об избрании председателя собрания и секретаря.
  4. Повестка дня и её утверждение.
  5. Подпись секретаря и председателя собрания.
  6. Решение общего собрания, а также количество проголосовавших «за» и «против» принятого решения. При решении нескольких вопросов решение по каждому из выдвинутых вопросов рассматриваются отдельно, и результаты голосования также фиксируются для каждого принятого решения отдельно.
  7. Тема собрания, либо её краткое содержание, если она оформлена отдельным документом, в последнем случае копия документа должна быть приложена к протоколу.

Согласно ст.

37 ТК РФ единый представительный орган, созданный первичными профсоюзными организациями предприятия, имеет право направить работодателю, или его представителю предложение о начале коллективных переговоров по подготовке, заключению или изменению коллективного договора от имени всех работников.

Согласно ст. 399 ТК РФ Требования, или их копии могут быть направлены в соответствующий государственный орган по урегулированию коллективных трудовых споров. В этом случае государственный орган по урегулированию коллективных трудовых споров обязан проверить получение требований или их копий другой стороной коллективного трудового спора.

Кто ведет протокол?

Обязанность по протоколированию хода собрания и дальнейшему правильному оформлению документа возлагается на секретаря совещания. Им может быть лицо, занимающее в организации, или любой другой сотрудник, уполномоченный исполнять эту обязанность. Лучше всего, если назначенное секретарем лицо будет разбираться в вопросах, поднятых на совещании.

Однако если секретарь занят деятельностью в другой сфере, он имеет право задавать в ходе совещания уточняющие вопросы, позволяющие предельно точно запротоколировать весь процесс собрания.Кроме простой фиксации хода совещания, на секретаря возлагаются обязанности по подготовке к собранию. Это может быть составление списка присутствующих, схемы совещательного процесса, работа с протоколами предыдущих собраний. Это необходимо для того, чтобы внести в повестку дня перечень вопросов, к обсуждению которых необходимо вернуться.

Как вести

Протоколирование хода совещания входит в обязанности секретаря руководителя организации.

Данная функция может исполняться и другим сотрудником.До начала совещания секретарю передают список приглашённых и примерный перечень вопросов. Участники представляют тезисы докладов.

Это помогает готовить шаблон документа, чтобы ускорить работу по составлению итоговой версии протокола. Если участников много, то желательно завести регистрационный лист, где будут указаны Ф.И.О. явившихся лиц. После начала совещания секретарь зафиксирует окончательный список присутствующих.Запись информации ведётся секретарём совещания по ходу мероприятия.

Для того, чтобы повысить точность протоколирования, используются диктофонные записи.

Все слова фиксируются на цифровом носителе, а после воспроизводятся при окончательном оформлении документа.Если проводится большое собрание с большим количеством участников, то прокол ведут 2 секретаря. Работа сразу двух специалистов над протоколом поможет ускорить процесс, если совещание затянется.Отдельные реплики, замечания, комментарии, обсуждения вопросов, не относящихся к тематике заседаний, не отражаются в документе. В протоколе фиксируется общий смысл докладов, вопросов и предложений.

Точно записываются решения и поручения, которые даёт руководитель отдельным исполнителям.Если руководителю понадобится точная информация, то он потребует представить отчёт за подписью ответственного сотрудника. На совещаниях оговаривается положение вещей в целом, поэтому нет нужды в детальной записи. В итоге, в протоколе тезисно отражается ход заседания: обсуждённые темы, поднятые вопросы и принятые решения.В некоторых случаях руководители организации требуют именно дословной фиксации каждой фразы.

Это характерно для совещаний в современных компаниях, где на подобных мероприятиях решается большое количество оперативных вопросов.

Если предстоит собрание трудового коллектива

Таковое проводится по поводу событий, значимых для всех. Цель его — решить накопившиеся разногласия, проконтролировать выполнение нормативных внутренних актов предприятия и т.

д.Согласно Трудовому кодексу, число присутствующих обязано составлять от половины до 2/3 всего коллектива.

Решение, как правило, принимается простым большинством голосов.Требования к протоколу такого собрания аналогичны приведённым выше для общих случаев. Составлен документ должен быть на фирменном бланке предприятия (организации). Перечислять выступающих принято с указанием должности каждого.Если повестка дня состояла из нескольких вопросов, трудовой коллектив обязан рассмотреть каждый из них по отдельности и принять решение в индивидуальном порядке.

В подводимых итогах должны отражаться вопросы, по которым решение оказалось положительным либо, соответственно, отрицательным.

Основные трудности

В основной части бланка фиксируется перечень вопросов, которые поднимались во время совещания.

Если собрание относится к разряду годовых, законодательство предписывает решить ряд обязательных проблем. В бумаге должны быть зафиксированы даты начала и завершения регистрации членов собрания.

Для этого в бланк вписываются данные всех прибывающих и напротив указывается, что человек присутствовал.

Помимо ФИО, необходимо прописать:

  1. должность, которую занимает участник;
  2. количество голосов, которыми обладает член собрания;
  3. информацию о паспорте или доверенности, если процедура проходит в акционерном обществе.

Далее секретарь должен указать время начала и завершения совещательной части мероприятия.

Сведения вносятся после того, как проведение подсчета будет завершено.

Каждый вопрос фиксируется в соответствии с особыми правилами. Внося информацию о проблеме, секретарь фиксирует:

  1. голоса, которые могут быть использованы;
  2. голоса, которые фактически были использованы для вынесения вердикта по проблеме;
  3. итоговое решение по вопросу.
  4. количество голосов, которые были отданы за другие варианты голосования;

Затем требуется вписать основные положения выступлений, которые были прослушаны на мероприятии, и данные выступавших.

Полный текст докладов не приводится. Секретарь вносит информацию тезисно.

Составление протокола

На сегодня закон не предусматривает строгой унифицированной формы протокола совещания, так что организации могут составлять его в произвольном виде или по образцу, утвержденному в учетной политике фирмы.

Однако определенную информацию указывать в нем обязательно:

  1. результат совещания.
  2. факт проведения голосования (если оно проводилось) и его итоги;
  3. данные по председателю совещания и секретаря;
  4. дата создания;
  5. наименование организации;
  6. номер документа;
  7. населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие;
  8. список лиц, присутствующих на совещании (с внесением их должностей, ФИО);
  9. повестка дня (т.е. те вопросы, которые необходимо решить);

Иногда в протокол вносят точное время (вплоть до минут) начала и окончания совещания – это позволяет дисциплинировать сотрудников и оптимизировать в будущем время, которое тратится на подобного рода собрания.

При необходимости к протоколу совещания могут быть прикреплены какие-то дополнительные документы, фото и видео свидетельства. Если таковые имеются, их наличие нужно отразить в протоколе совещания отдельным пунктом.

Следует отметить, что протокол должен вестись крайне внимательно, нужно избегать ошибок и исправлений, и совершенно недопустимо вносить в него недостоверные или заведомо ложные сведения. При выявлении таких моментов в случае проверки внутренней документации фирмы контролирующими органами, компания может понести серьезное наказание.

Роль протокола

Совещания в организациях, независимо от их статуса, направления бизнеса и величины проводятся с определенной частотой. Они позволяют решить множество текущих проблем, своевременно принять необходимые меры для урегулирования сложных вопросов, определить стратегию развития компании и пр. Тем не менее, далеко не все совещания фиксируются с помощью протокола и это не является нарушением закона.

В принципе руководство компании вправе определять, какие именно совещания нужно протоколировать, а какие можно проводить и без оформления данного документа. Основная функция протокола — письменно зарегистрировать все задачи, вопросы, мнения, озвученные на совещании и, что самое важное — коллегиально принятые решения.

Чем тщательнее и детальнее будет вестись протокол, тем лучше. Обычно протоколы необходимы на тех совещаниях, которые оказывают прямое воздействие на будущее фирмы. Также рекомендуется протоколировать встречи с участием представителей других предприятий и работников государственных учреждений.

По второму вопросу:

Слушали Иванова И.И., который сообщил, что «__» _____ 20__ г. в ООО «Мир» состоится Конференция трудового коллектива ООО «Мир» по принятию Коллективного договора на 20__-20__ год, для проведения которой необходимо избрать делегатов согласно норме представительства, утверждённой ___________________ «__» ________ 20__ г.

Таким образом, от ______________ необходимо выбрать _______ делегатов.

Предложено голосование провести открытое. Предложены следующие _____ кандидатуры делегатов на Конференцию: 1. Кузнецов М.В. – начальник отдела (предложение Петрова О.В.); 2.

Малов И.Г. – зам. начальника отдела (предложение Земцовой Н.А.); 3. Степанова И.Н. – инженер (предложение Черкасовой Л.П.); 4. Разин А.А. – специалист (предложение Боброва М.В.) Других предложений не поступало.

Голосовали: 1. Кузнецов М.В. – за — ___ чел., против — ___, воздержавшихся — ___; 2. Малов И.Г. – за — ___ чел., против — ___, воздержавшихся — ___; 3. Степанова И.Н. – за — ___ чел., против — ___, воздержавшихся — ___; 4.

Разин А.А. – за — ___ чел., против — ___, воздержавшихся — ___; Решили: Делегировать на Конференцию трудового коллектива ООО «Мир» __.__.20__ года — ___ чел.: Кузнецова М.В., Малова И.Г., Степанову И.Н., Разина А.А. В связи с рассмотрением всех вопросов повестки дня, собрание объявляется закрытым. Председатель собрания О.В. Петров Секретарь собрания А.С.

Смирнова Скачать документ «»

Для чего нужны общие собрания и зачем документировать их проведение

Трудовой коллектив – это не просто определенное количество работников одного предприятия, взаимодействующих друг с другом и внешними субъектами для достижения общих целей. Это отдельный орган, который также как руководство компании и ее административная часть наделен определенными полномочиями. Для того, чтобы коллектив мог принять решение по какому-либо животрепещущему вопросу, требуется собрать его в одном месте и вынести данный вопрос на обсуждение.

Следует отметить, что тема собрания может касаться как одной проблемы, так и сразу нескольких. Общие собрания позволяют выстроить вертикальную связь между рядовыми сотрудниками предприятия и ее руководством, обеспечить оперативное решение острых внешних и внутрикорпоративных проблем и трудовых споров, создавать и утверждать нормативные акты и документы, а также решать любые другие актуальные вопросы. Роль протокола в этом процессе также вполне понятна и проста: он последовательно регистрирует все, что происходит на собрании, для письменного отражения мнения или решения его участников.

В итоге в дальнейшем этот документ служит основанием для руководства компании при принятии каких-то мер, разработке документов и т.п. действий.

СЛУШАЛИ:

Выступила Фродорова Е.А., председатель ООО «Баромир», о нарушении работодателем положения коллективного договора в части предоставления работникам, работающим свыше 10 лет дополнительного отпуска, 3 календарных дня.

Иванов А.А предложил: 1.Утвердить требования о выполнении условий коллективного договора, для чего до «__»_________ 20__ года издать приказ о предоставлении работникам, работающим свыше 10 лет дополнительного отпуска , 3 календарных дней на собрании работников. 2. В случае отказа работодателя в удовлетворении выдвинутого требования или несообщения своего решения вступить в коллективный трудовой спор: создать примирительную комиссию, уполномочив представлять интересы работников в примирительных процедурах председателя профкома Фродорова А.А., члена профкома Лаговазова И.И.

Основное назначение

По ходу проведения совещания всегда составляется протокол, причем руководство само решает, каким образцом лучше воспользоваться. Этот документ выполняет сразу несколько функций:

  • Фиксирует информацию обо всех присутствующих и выступавших.
  • Отражает фактическое состояние переговорного процесса, фиксирует ключевые договоренности на данном этапе.
  • Содержит все ключевые решения, принятые в ходе данного совещания.

Таким образом, основная задача документа – зафиксировать факт проведенного совещания и всех решений, которые были приняты по результату. ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Не все заседания протоколируются, поэтому руководство компании вправе самостоятельно решать, в каком случае составлять отчетный документ, в каком – нет.

Обычно протоколы применяются на тех совещаниях, на которых обсуждаются вопросы, непосредственно влияющие на будущее развитие организации.

Правила оформления протокола

Правилам оформления подчинен и протокол собрания сотрудников.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+