Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Перечень документов для авансового отчета за командировку на личном транспорте

Перечень документов для авансового отчета за командировку на личном транспорте

Перечень документов для авансового отчета за командировку на личном транспорте

Какие документы нужны для направления сотрудника в командировку?


Ранее в перечень документов, необходимых для направления сотрудника в служебную командировку, входили служебное задание, командировочное удостоверение, отчет. Со временем эта практика претерпела некоторые изменения, и сегодня обязательные документы для командировки выглядят следующим образом:

  1. служебная записка для использующих личный автотранспорт сотрудников;
  2. приказ от руководителя организации;
  3. авансовый отчет, составленный по закрепленной в учетной политике организации форме.
  4. график рабочего времени с отметками о днях, проведенных в служебной командировке.

Приказ о направлении в командировку от руководителя организации составляется по типовой форме.

В ней указаны все данные сотрудника, цель командировки и пункт ее назначения, дата отправки и длительность пребывания в поездке. Этот приказ утверждается руководителем организации, после чего регистрируется в журнале. Затем доводится до сведения сотрудника.Для сотрудников, которые отправляются в служебную командировку на самолете, поезде или автобусе, оформляются соответствующие проездные документы.

Если же сотрудник используют личный автомобиль для поездки, оформление таких документов не требуется, однако нужна служебная записка, в которой отмечается длительность поездки – дата прибытия и отъезда. Оплата топлива, парковки и других расходов, связанных с командировкой на личном автомобиле, классифицируется как служебные расходы и оплачивается сотруднику полностью. Однако для этого ему необходимо предоставить оправдательные документы, так как одной служебной записки в качестве основания для компенсации этих затрат недостаточно.

Записка составляется в свободной форме, установленного бланка не существует.В табеле рабочего времени дни, проведенные в командировке, обозначаются кодом без отметки о фактически отработанных часах. Если командировка выпадает в том числе на рабочие дни, они также отмечаются в табеле, а оплата по ним производится по специальному увеличивающему коэффициенту.Авансовый отчет составляется сотрудником по возвращении из командировки.

Перед тем, как отправится в служебную поездку, он получает наличные средства на планируемые в поездке расходы – дорогу, проживание, питание, представительские траты.

По истраченным средствам требуется составить отчет с подтверждающими затраты документами. Отчет предоставляется в бухгалтерию, где проверяется правильность его составления и соответствие оправдательных документов уставленным законодательством правилам. При отсутствии каких-либо нарушений все понесенные расходы оплачивает организация.Сегодня авансовый отчёт легко можно составить онлайн и даже подписать электронной цифровой подписью.
При отсутствии каких-либо нарушений все понесенные расходы оплачивает организация.Сегодня авансовый отчёт легко можно составить онлайн и даже подписать электронной цифровой подписью.

Для этого разработаны специализированные бизнес-приложения, например Hamilton Авансовый отчёт.

5.

Бронирование жилья и билетов

В различных организациях это происходит по разным схемам. Где-то билеты и гостиницу бронируют сами командированные, а где-то — уполномоченные сотрудники компании (например, сотрудники отдела кадров). Многим организациям удобнее заключить договор с определенным сервисом и покупать билеты с корпоративного счета.

На Туту.ру можно оплатить билет личной банковской картой, а можно завести бизнес-аккаунт и оформлять билеты всем сотрудникам с корпоративного депозита. Некоторые компании разрешают ехать не общественным транспортом, а на собственном или служебном автомобиле. В этом случае вместо билетов сотруднику оформляют путевой лист.

Каждая компания разрабатывает форму путевого листа самостоятельно.

Шаг 2. Выдать деньги подотчет

При отправлении в служебную командировку работнику необходимо в кассе получить денежные средства на оплату билетов, найма жилья и прочих расходов, а также суточные по каждому дню нахождения в поездке. Размер, в пределах которых оплачиваются эти расходы, должен быть установлен в локальном акте. Основанием для получения средств работником является приказ на командировку.

Также сотрудник сам может оформить служебную записку на предполагаемую сумму расходов, но она должна быть подписана руководителем. При поездке внутри страны денежные средства в рублях могут выдаваться из кассы, либо перечисляться на банковскую карту.

Внимание! Если требуется оформление командировки за границу, то суточные за дни, когда работник будет находиться в России выдаются в рублях, а за дни пребывания на территории иностранного государства — в его валюте.

Слип может подтвердить расходы на гостиницу

Елена Услуги гостиницы оплачены подотчетным лицом с использованием банковской карты. Продавец в таком случае обязан был выдать кассовый чек и чек POS-терминала. Но сотрудник приложил к авансовому отчету только счет гостиницы (не является БСО) и чек POS-терминала.

Кассового чека нет. Можно ли принять расходы в целях налога на прибыль? : Действительно, покупателю, расплатившемуся платежной картой, в общем порядке должен быть выдан кассовый чек, а также документ по операциям с использованием платежной карты (выдаваемый POS-терминалом).

В Положении Центробанка об операциях с использованием банковских карт указано, что чек POS-терминала или слип является основанием для расчетов и служит подтверждением совершения операций. Следовательно, расходы, подтвержденные одним лишь слипом (без приложенного к нему кассового чека), являются для целей налогообложения прибыли документально подтвержденными.

Такой же точки зрения придерживаются и судьисм., например, , и представители Минфина.

Список документов

Отчетность нужна в любом деле, которое касается работы. Особенно, если предполагается служебная поездка. Отчетные документы для командировочных – первое, о чем обязан побеспокоиться работник, которого отправляют в командировку.

Но, чтобы точно разобраться в данном вопросе, следует четко понимать, что собой представляет командировка. Итак, под ней подразумевается поездка сотрудника по распоряжению его работодателя.

Она оформляется приказом и имеет четко указанные сроки. Целью подобной поездки является выполнение ответственным сотрудником определенного служебного задания. Кроме этого служебная поездка не предполагает сокращение, увеличение заработной платы или потерю рабочего места. В отчетные документы входят бумаги, которые касаются командировки (различных ее аспектов).

В отчетные документы входят бумаги, которые касаются командировки (различных ее аспектов). Поскольку все это предприятие предполагает определенные затраты на нужды работника, то для того, чтобы они были компенсированы, необходима соответствующая подтверждающая документация. Эти документы, подтверждающие расходы откомандированного работника, собираются им на протяжении всей поездки.

Началом рабочей поездки считается время и дата отправления сотрудника. К примеру, это может быть время отправления поезда или автобуса.

Окончанием считается время и дата прибытия сотрудника. Возмещение расходов, который сделал откомандированный человек, регламентируется трудовым законодательством РФ.
В возмещение включаются следующие расходы:

  1. съем жилья;
  2. все расходы, которые были сделаны работником с разрешения своего работодателя.
  3. любые дополнительные расходы, которые могут возникнуть в связи с проживанием вне места своего постоянного жительства. Такие расходы могут называться суточными или полевым довольствием;
  4. на оплату проезда в транспортных средствах;

Выполнение условий возмещения, согласного трудового кодекса, осуществляется только при предоставлении определенной отчетной документации.

Причем их образец должен быть полностью соблюден.

Какие нужны отчетные документы, подтверждающие наличие расходов, можно узнать у сотрудника отдела бухгалтерии или у своего непосредственного работодателя. Следует помнить, что все условия рабочей поездки (кто может ездить, длительность и другие тонкости) должны быть оговорены коллективным договором, иными отдельными соглашениями, а также некоторыми локальными нормативными актами.
Следует помнить, что все условия рабочей поездки (кто может ездить, длительность и другие тонкости) должны быть оговорены коллективным договором, иными отдельными соглашениями, а также некоторыми локальными нормативными актами.

Теперь давайте разберемся, какие документы считаются командировочными.

К этим документам относится та документация, согласно которой сотрудника отправляют в служебную поездку. К ним относятся:

  1. приказ, разработанный для командировки. Представляет собой направление на командировку, оформленное, собственно, в виде приказа. Его образец унифицирован. Для таких бланков используется форма Т9 (один сотрудник) или Т9а (группа сотрудников). Образец его оформления есть в любой бухгалтерии;
  2. авансовый отчет. Он оформляется по форме АО-1. По авансовому отчету работник по приезду вносит всю информацию касательно своих затрат. Согласно авансовому отчету считаются командировочные расходы. Этот документ служит подтверждающим фактом всех затрат, совершенных сотрудником за период служебной поездки. Человек должен представить авансовый отчет на протяжении 3-х суток спустя возвращения. В своей бухгалтерии можно попросить образец для правильного заполнения всех граф отчета;
  3. командировочное удостоверение. Оно выдается на период поездки по делам организации и сдается сотрудником по возвращению из нее. Сдавать удостоверение необходимо одновременно с авансовым отчетом. Этим документом происходит подтверждение факта пребывания человека в служебной поездке. В нем должна содержаться печать и подпись той организации, в которой конкретный человек находился по служебным обязанностям. Образец оформления данного документа унифицирован и имеет форму Т-10.

Кроме этого в данный перечень может входить отчет о командировке, который составляет работник компании после своего возвращения из поездки. Сюда относится и служебное задание, которое составляется руководителем подразделения.

Необходимо отметить, что с конца 2014 года (29 декабря) правительством было отменено бывшее ранее актуальным требование к оформлению командировочного удостоверения, а также служебного задания. Теперь они не обязательны и оформляются по желанию. При этом авансовый отчет остался обязательным документом.

Перед заполнением нужно внимательно изучить образец, т.к.

его надо оформлять в строго установленном порядке. К отчету следует приложить всю документацию, подтверждающую факт поднесения работником конкретных расходов. Если авансовый отчет был оформлен неправильно или ненадлежащим образом, то возмещение затрат по нему будет невозможно осуществить.

Так же данный отчет нельзя будет учитывать при подготовке налоговой документации и включать ее в базу по налогообложению. К внутренней документации по командировке относятся служебное задание, приказ и отчет о командировке. Поэтому они считаются необязательными для признания совершенных человеком командировочных затрат.

Следовательно, при оформлении командировки у сотрудника должны иметься взятые с места работы следующие отчетные документы:

  1. служебное задание. В нем должна содержаться информация о сотруднике. ФИО, должность и прочие данные, а также место командировки, ее сроки, причины. Здесь же должно быть отмечено наименование компании, которая покрывает все расходы;
  2. удостоверение на командировку. Сюда заносятся сведения о начале и конце командировки. Удостоверение должно быть заверено печатью организации. На его основании осуществляется выплата суточных расходов. Не оформляется при необходимости поездки за границу или при возвращении из командировки в тот же день.

По возвращению, работник оформляет и сдает авансовый отчет. Он заполняется лишь в единственном экземпляре и отдается в бухгалтерию.

В этом отчете, перед отправлением в служебную поездку, следует указывать ориентировочные суммы, которые пошли на проживание и транспорт. По возвращению из нее происходит сравнение суммы, выданной сотруднику с размером реально осуществленных им расходов.

В ситуации, если выданная перед поездкой сумма была потрачена не полностью, сотрудник остаток возвращает в кассу. Для этого необходим расходный кассовый ордер, исходя из которого и происходит возврат.

Также, после возвращения, работник обязуется сдать не только авансовый отчет, но и командировочное удостоверение.

Кроме этого нужно сдать документы, подтверждающие размер понесенных работником расходов.

К отчетной документации по служебной поездке, относятся:

  1. все проездные билеты, которые были приобретены на транспорт;
  2. документ, правомочный подтверждать проживание в гостинице. Здесь указывается количество дней, которые человек провел в гостинице, а также сумма оплаты проживания;
  3. распечатка звонков, ведущихся по делам организации.

Все чеки, которые были оплачены сотрудником за определенные услуги, входящие в служебную поездку, он должен складывать и по возвращению приложить к авансовому отчету. Не стоит забывать, что они должны иметь нормальный и читабельный вид. Не стоит их комкать, а потом проглаживать.

На чеках не должны быть пятна от еды или затертые участки. информацию с которых невозможно будет считать.

Такие чеки не будут приниматься бухгалтерией и вы не получите положенную по закону компенсацию. Оплата суточных расходов происходит по командировочному удостоверению. Размер суточных определяется, исходя из локальных актов компании. Также их размер может определяться коллективным договором. При этом максимальная и минимальная сумма выплат не является ограниченной, а определяется самостоятельно самой организацией.

При этом максимальная и минимальная сумма выплат не является ограниченной, а определяется самостоятельно самой организацией.

Так, объем суточных при командировке за границу будет примерно в 3-и раза выше, нежели по стране.

Суточные, которые определенны законодательством как норма (700 руб.

для командировок по стране и 2500 руб.

– за границу), не облагаются НДФЛ. Если организация устанавливает размер выплат выше установленной законом планки, тогда они облагаются НДФЛ. Если человек в период командировки может возвращаться ежедневно на место своего постоянного проживания, тогда ему суточные не полагаются.

Необходимо помнить, что вся командировочная отчетная документация должна заполняться грамотно, так как малейшее отклонение от установленного и унифицированного образца может повлечь за собой невозможность получения работником возмещения своих затрат на командировку. Если сотрудник вернулся со служебной поездки и не до конца выполнил полученное рабочее задание, то работодатель имеет право идти на сокращение его средней заработной платы, не выдавать работнику суточные и прочие выплаты.

Если же невыполнение задания произошло не из-за плохой работы сотрудника (например, по причине форс-мажорных обстоятельств, со стороны другой организации), то штрафные санкции к работнику работодателем не применяются.

Таким образом, чтобы правильно выполнить служебное задание, а также получить причитающуюся по закону компенсацию за сопутствующие расходы, необходимо четко знать, какие командировочные отчетные документы нужно оформить. Помните, что правильное и аккуратное заполнение документации позволит вам без затруднений вернуть себе затраченные на командировку денежные средства.

Возмещение затрат за эксплуатацию личного автомобиля

Обратите вниманиеСуточные в командировке рассчитываются с того дня, когда фактически началась командировка и включают в себя выходные и праздничные дни.

Даже если сотрудник выехал в 23.55 в воскресенье, этот день должен быть оплачен работодателем. Подробности — в этой Оплата расходов, понесенных при использовании собственного транспорта, возможна лишь при представлении сотрудником ряда документов:

  • служебной записки, отражающей конкретные сроки нахождения сотрудника в командировке.
  • копии ПТС автомобиля, который использовался в командировке;
  • заполненного путевого листа;
  • авансового отчета;
  • чеков, подтверждающих покупку ГСМ;

При возникновении в ходе командировки непредвиденных обстоятельств, например – срочного ремонта автомобиля, к авансовому отчету должны быть приложены чеки о покупке необходимых запчастей или технических жидкостей (антифриза, автомасла и т.

д.). Все отчетные документы должны быть сданы в бухгалтерию не позже 3 рабочих дней после возвращения сотрудника из служебной командировки.

Необходимо отметить, что списание ГСМ при командировке на личном автомобиле производится согласно нормам расхода топлива, утвержденным Министерством транспорта РФ в Распоряжении №АМ-23-р от 14.03.2008 года.

Расходы

Практически все траты командированных работников подлежат возмещению работодателем (ст. 168 ТК РФ). Среди таких расходов находятся:

  1. прочие расходы.
  2. аренда жилья;
  3. суточные, которые сотрудник тратит на еду и другие нужды;
  4. проезд (траты на бензин);

Что касается размера суточных, то для работников государственных учреждение законом установлен свой максимум.

Частные организации имеют право самостоятельно устанавливать сумму, но есть нюансы. Максимальный размер суточных, который не облагается НДФЛ, в 2020 году составляет 700 рублей для поездок по России и 2, 5 тыс. рублей для загранкомандировок.

Остальные командировочные так же рассчитываются, исходя из бюджета организации.Для получения аванса сотрудник обязан написать заявление с указанием необходимой суммы. Его подписывает руководитель, а затем передает в бухгалтерию.

Деньги подчиненному перечисляются на банковскую карту или выдаются наличными. Остаток средств после возвращения работник обязан сдать в бухгалтерию на основании соответствующего ордера.После возвращения работник обязан составить авансовый отчет и приложить к нему следующие документы:

  1. гостиничные чеки или другие бумаги, подтверждающие траты на проживание;
  2. квитанции об оплате ГСМ;
  3. путевой лист, служебную записку и т. д.

Важно знать, что отчитываться по суточным не нужно.

Если работник ездил собственной машиной, то работодатель обязан выплатить соответствующую компенсацию. Ее размер устанавливается им самостоятельно, но при этом нередко учитывается объем двигателя авто. Если объем составляет 2 тыс. куб.

см., то выплачивается не менее 1, 200 рублей. Когда объем двигателя выше этой нормы, то платится не меньше 1, 500 рублей. Так же работодатель может заключить с сотрудником договор аренды.Наниматель обязан возместить расходы на проезд, то есть на бензин.

Если командировка осуществлялась на личном авто, то возмещение происходит так же, как для поездки на авто организации. Для того чтобы произвести списание ГСМ, работодателю потребуются чеки с заправочных станций.

Расчет обязательно осуществляется в других документах, например, в путевом листе.Справка: если в командировке было несколько работников, то путевой лист выписывается только на водителя. Именно он обязан отчитываться по тратам на ГСМ, техобслуживание и т.

д.Работодатель имеет право продлить командировку. Для этого необходимо придерживаться следующей процедуры:

  1. работник выражает согласие о продлении служебной поездки;
  2. наниматель издает соответствующий приказ;
  3. перечислит сотруднику сумму аванса.

Руководитель не имеет права требовать, чтобы подчиненный при продлении командировки тратил собственные средства.

Если сотрудники все-таки используют их, то должны получить возмещение после возвращения.

Командировка на личном автомобиле: условия оформления, оплата

Направляя сотрудника в рабочую командировку, руководители предприятий нередко прибегают к использованию общественного транспорта для достижения работником места назначения и его последующего передвижения. В свою очередь работники, обладающие собственным средством передвижения, для большего комфорта и повышения мобильности предпочитают использовать личный автомобиль.

При достижении договоренности с работодателем в выборе второго варианта, стороны должны согласовать условия командировочной поездки, а также подготовить перечень сопроводительных документов.

Подробнее ознакомиться с нюансами оформления командировки на личном автомобиле поможет представленная публикация.

В случае ДТП

Работодатель, отправляя сотрудника в служебную командировку на его личном автомобиле, должен убедиться, что на транспортное средство оформлен страховой полис ОСАГО. Это позволит покрыть расходы на ремонт автомобиля, если водитель не признан виновником дорожно-транспортного происшествия.Кроме того, возможность денежной компенсации за ДТП, которое произошло не по вине откомандированного сотрудника, должна быть предусмотрена условиями индивидуального трудового договора.

При отсутствии таких условий необходимо составить дополнительное соглашение между работником и работодателем, в котором предусмотреть возможность полной или частичной компенсации за ущерб, причиненный работнику повреждением транспортного средства в результате ДТП, если указанные расходы не покрываются страховым возмещением.Если в аварии будет подтверждена вина откомандированного сотрудника, работодатель освобождается от компенсационных выплат.ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ:

Санкции по оформлению путевых листов приказа 152 на 2020 год

Любое несоблюдение требований по форме документа или правилам его заполнения наказуемо.

Подробнее о санкциях читайте в таблице 4. Таблица 4. Санкции по оформлению бланков Виновник Санкция Первое нарушение Фирма от 110 000 р.

до 130 000 р. Директор от 15 000 до 25 000 рублей Предприниматель от 15 000 до 25 000 рублей Повторное нарушение Фирма

  1. или приостановка работы сроком до 90 суток
  2. или штраф от 100 000 р. до 200 000 р.

Директор

  1. или дисквалификация сроком от 1-го до 3-х лет
  2. или штраф от 30 000 р. до 40 000 р.

Предприниматель

  1. или приостановка работы сроком до 90 суток
  2. или штраф от 30 000 р.

    до 40 000 р.

Форма документа

Некоммерческая организация, как и представители коммерческой сферы, вправе разработать бланк отчетности по полученным авансам самостоятельно. Бюджетникам же рекомендовано применять унифицированные формы, которые представлены в инструкции № 52н.

Так, бланк авансового отчета по командировке имеет код ОКУД 0504505. Был скорректирован в 2015 году. Актуальная форма авансового отчета — это двусторонний бланк.

На лицевой стороне отражается информация об учреждении, командированном сотруднике, его Ф.И.О.

и должности. Также на лицевой стороне указывается сумма, которую работник получил подотчет, сколько израсходовал и какой остаток числится на отчетную дату. Оборотная сторона авансового отчета заполняется информацией о предоставленных подтверждающих документах, а также сведения о бухгалтерских записях, которые были отражены в учете.

НДФЛ

Арендная плата за автомобиль работника облагается при ее выплате у арендодателя — налогового агента на общих основаниях (пп. 4 п. 1 ст. , п. 1 ст. НК РФ).

Не облагается в полном объеме компенсация документально подтвержденных расходов (ГСМ и т.п.) в командировку и обратно, а также компенсация за само использование (износ) автомобиля работника (п. 3 ст. НК РФ; письмо Минфина России ).

Однако если работник не подтвердит документально право собственности на автомобиль, то проверяющие могут начислить на рассматриваемую компенсацию (письмо Минфина России ).

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+