Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Нужно ли ставить подписи на счетах фактурах

Нужно ли ставить подписи на счетах фактурах

Нужно ли ставить подписи на счетах фактурах

Кто подпишет счет-фактуру?


Налоговый кодекс Российской Федерации разрешает подписывать счет-фактуру не только руководителю и главному бухгалтеру: подпись могут ставить и «иные лица».Причина закрепления в законе данной возможности очевидна: если в крупных организациях с большим оборотом руководитель и главный бухгалтер будут подписывать каждый счет-фактуру, то можно предположить, что им придется только этим и заниматься все рабочее время. Кроме того, и в небольших компаниях при определенных обстоятельствах (болезнь, командировка и т.д.) руководитель организации и главный бухгалтер могут поручить ставить подпись на этом и других аналогичных документах другому лицу.

Однако при подписании счетов-фактур иными, кроме руководителя организации и главного бухгалтера, лицами необходимо правильно оформить как делегирование права подписи, так и саму подпись в счете-фактуре.Зачастую ошибка, допущенная в счете-фактуре поставщиком товаров (работ, услуг), может повлечь для покупателя серьезные финансовые потери: он не сможет принять НДС, указанный в этом документе, к вычету (а его размер, как правило, составляет от 10 до 18%). Если компания нарушает требования законодательства, то ей не избежать конфликтных ситуаций как с налоговыми органами, так и со своими контрагентами, которые будут требовать выставления правильно оформленных счетов-фактур с приложением копий документов, подтверждающих полномочия подписавших их лиц.

Поэтому на практике возникают вопросы:

  1. какие есть особенности отражения в счете-фактуре факта его подписания иными (кроме руководителя организации и главного ­бухгалтера) лицами?
  2. в каких случаях и кому можно передать право подписи счетов-фактур?
  3. как правильно оформить такое делегирование?

А теперь последовательно ответим на эти и сопутствующие им вопросы.Кому делегируем право подписи счетов-фактур?Правила оформления и состав обязательных реквизитов счетов-фактур установлены статьей 169 НК РФ.Фрагмент документаПункт 6 статьи 169 Налогового кодекса Российской Федерации. счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным ­распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.Таким образом, на счете-фактуре по общему правилу должны ­присутствовать две подписи: руководителя организации и главного бухгалтера.Если главного бухгалтера в принципе не существует?Иногда небольшие фирмы, в штатном расписании которых отсутствует должность главного бухгалтера, опрометчиво игнорируют реквизит подписи главного бухгалтера. Такой подход неправилен и может привести к спорам с налоговыми органами.

Отсутствие какой-либо из двух подписей ­на счете-фактуре влечет его признание недействительным.На это указывает, например, письмо Минфина России от 29.11.2004 г.

№ 03-04-11/212, являющееся ответом на частный вопрос налогоплательщика:

«В случае отсутствия на счете-фактуре одной из вышеперечисленных подписей, в данном случае – лица, уполномоченного подписывать счета-фактуры за главного бухгалтера, такой счет-фактура признается составленным с нарушением установленного порядка и не может служить основанием для принятия к вычету соответствующих сумм налога ­на добавленную стоимость»

.Но арбитражные суды не всегда занимают такую категоричную позицию. Ведь ответственность за организацию бухгалтерского учета ­в организациях несут руководители, которые по своему усмотрению могут:

  1. либо вести бухучет лично (ст. 6 Федерального закона ­«О бухгалтерском учете»).
  2. либо ввести в штат должность главного бухгалтера,

Таким образом, законодательство допускает, что в организации вообще может отсутствовать должность бухгалтера.Если ведение учета возложено на руководителя организации, значит, он сам и должен поставить свою подпись в отведенном для этого месте.

Таким образом, закон допускает возможность наличия одной и той же подписи на счетах-фактурах за руководителя организации и главного бухгалтера. При этом факт возложения обязанностей главного бухгалтера на руководителя должен быть подтвержден соответствующим приказом по организации.Передаем право подписи своим работникам и «посторонним» лицамКак уже было отмечено, НК РФ разрешает делегировать право подписи счетов-фактур.
При этом факт возложения обязанностей главного бухгалтера на руководителя должен быть подтвержден соответствующим приказом по организации.Передаем право подписи своим работникам и «посторонним» лицамКак уже было отмечено, НК РФ разрешает делегировать право подписи счетов-фактур. При этом круг лиц, которым передается право подписи, законодательно не ограничен.

Таким образом, это могут быть:

  1. как работники организации,
  2. так и сторонние по отношению к компании лица.

Причем из формулировки НК РФ не ясно, может ли таким «иным лицом»быть юридическое лицо. Ведь распространены случаи, когда ведение бухгалтерского учета передается на аутсорсинг другой компании, которая специализируется на предоставлении услуг по бухгалтерскому сопровождению.

Но юридическое лицо само по себе не может ничего подписать, личный росчерк всегда ставит конкретный человек. Поэтому в подобных случаях рекомендуем делегировать право подписи этому конкретному ­человеку (работнику сторонней организации).«Фигаро – здесь, Фигаро – там»При принятии решения о делегировании права подписи может возникнуть еще один вопрос: можно ли доверить ставить обе подписи ­(и за руководителя организации, и за главного бухгалтера) одному лицу?Анализ действующего законодательства о налогах и сборах позволяет сделать вывод, что можно. Как мы уже отмечали, НК РФ не содержит никаких ограничений по передаче права подписи счета-фактуры: доверив одному лицу ставить на счете-фактуре сразу обе подписи, организация ничего не нарушит.Как документировать делегирование права подписи?Делегирование права подписи счетов-фактур оформляется (на это есть прямое указание в п.

6 ст. 169 НК РФ):

  1. либо приказом (иным распорядительным документом) по организации,
  2. либо доверенностью от имени организации.

Из оформленных документов должно быть однозначно понятно, что в том или ином периоде на определенных лиц возлагались обязанности подписывать счета-фактуры за руководителя организации и / или за главного бухгалтера.Приказ или доверенность?Возникает вопрос: в каком случае делегирование права подписи следует оформлять приказом (иным распорядительным документом по организации), а когда – выдавать доверенность?НК РФ не содержит ответа на него. Единственное, что указывает ­законодатель, – это альтернативность документов: достаточно одного из них.На практике на этот счет существует несколько точек зрения.

­Приведем основные из них:

  • Приказ оформляется в случае временного замещения (исполнения обязанностей) руководителя организации или главного бухгалтера другими работниками, когда они временно отсутствуют (например, на время их болезни, отпуска, командировки), во всех остальных случаях подлежит оформлению доверенность. При подобной трактовке упор делается на прямое назначение доверенности – подтверждение полномочий перед всеми третьими лицами (перед контрагентами, которым выставляются счета-фактуры) тех лиц, которые не являются руководителями или главными бухгалтерами организации, не исполняют их обязанности, но при этом им поручено подписывать счета-фактуры от имени организации. Во время замещения временно отсутствующего работника замещающим осуществляется исполнение не своих прав и обязанностей, а замещаемого работника (руководителя организации, главного бухгалтера), поэтому доверенность от организации в данном случае не нужна: замещающий работник дейст­вует на основании приказа (иного распорядительного ­документа) по организации.
  • Приказом оформляется делегирование права подписи другому, кроме руководителя и главного бухгалтера, работнику организации, а доверенность выдается лицам, не состоящим в трудовых отношениях с организацией. Данная точка зрения базируется на подходе, согласно которому распределение полномочий в рамках организации оформляется ее внутренними документами (приказы, иные распорядительные документы), которые на сторонних по отношению к организации лиц (не состоящих в ее штате) не распространяются.

Как видите, обе эти точки зрения выглядят убедительными при определенных обстоятельствах. Однако давайте разберемся, в чем состоит целесообразность оформления данных документов для компании.

Правильное документальное оформление делегирования права подписи счетов-фактур в организации призвано решить следующие основные проблемы:

  1. наряду с фиксацией передачи права подписи счетов-фактур одновременно закрепить за определенными лицами ответственность за содержание и правильность оформления подписываемых ими счетов-фактур.
  2. избежать конфликтных ситуаций с налоговыми органами и с контр­агентами – не исключена вероятность представления по их требованию документов, подтверждающих полномочия лиц, подписавших счета-фактуры;

Руководство компании, естественно, заинтересовано в установлении персональной ответственности лиц, ставящих свою подпись на счетах-фактурах. Доверенностью оформляется только предоставление «права», но не делегирование впрямую соответствующих обязанностей и ответственности за их неисполнение. Данные обстоятельства закрепляются приказом (иным распорядительным документом) по организации, а с точки зрения трудового законодательства возложение новых обязанностей возможно, как правило, путем их включения в трудовой договор (ст.

57 Трудового кодекса Российской Федерации) и / или должностную инструкцию работника. Если же право подписи делегируется не работнику организации, тогда соответствующие обязательства и ответственность за их неисполнение должны быть четко прописаны в тексте гражданско-правового договора (договор возмездного оказания услуг и т.п.).Может возникнуть ситуация, когда контрагент может возразить, что приказом (иным распорядительным документом по организации) регулируются только взаимоотношения внутри организации, а на представительство перед «внешними» лицами требуется доверенность.

А вот налоговые органы на практике вряд ли будут обращать внимание на отсутствие доверенности, если есть надлежащим образом оформленный приказ.Таким образом, можно сделать следующие выводы:

  1. в случае делегирования права подписи счетов-фактур лицам, не являющимся работниками данной организации, необходимо такое ­делегирование оформлять доверенностью;
  2. и приказ (иной распорядительный документ) по организации,
  3. приказом (иным распорядительным документом) ­по организации, а также
  4. при замещении (исполнении обязанностей) временно отсутствующих руководителя организации и / или главного бухгалтера необходимо оформлять передачу права подписи счетов-фактур:
    • приказом (иным распорядительным документом) ­по организации, а также
    • целесообразно включить возможность такого исполнения обязанностей (штатное заместительство) в трудовые договоры и / или должностные инструкции этих лиц;
  5. и доверенность от имени организации, а также
  6. целесообразно включить возможность такого исполнения обязанностей (штатное заместительство) в трудовые договоры и / или должностные инструкции этих лиц;
  7. отразить возложение такой обязанности в трудовом договоре и / или должностной инструкции
  8. если имеет место делегирование права подписи счетов-фактур «на постоянной основе» работнику вашей организации, то целесообразно оформить:

Оформляем приказПриказ (иной распорядительный документ) должен оформляться ­соответствующим образом:

  1. за подписью руководителя организации (лица, его замещающего либо действующего на основании учредительных документов).
  2. как правило, на бланке организации (при использовании в документо­обороте утвержденных бланков) и

Данный документ является организационно-распорядительным и оформлять его лучше с соблюдением положений ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования ­к оформлению документов».Текст такого документа можно составлять в произвольной форме. Мы же порекомендуем обязательно отразить в нем:

  1. срок, на который делегируется право подписи (если принято решение о делегировании права подписи на определенный срок);
  2. фиксация факта ознакомления и согласия с приказом работника(ов), на которого(ых) возложено право подписи счетов-фактур.
  3. наименование должности и Ф.И.О. работника(ов), на которого(ых) возлагается подписание счетов-фактур, соответственно, ­за руководителя организации и / или главного бухгалтера;
  4. наименование должности руководителя организации и /или главного бухгалтера, право подписи которых на счетах-фактурах делегируется иному(ым) работнику(ам) организации;

Как оговаривалось выше, в таком приказе (ином распорядительном документе) можно закрепить соответствующие обязанности ­и ответственность работников, на которых возлагается подписание счетов-фактур.Издавать отдельный приказ по организации, посвященный только делегированию права подписи счетов-фактур, не обязательно. Конечно, вы можете включить подобное указание в «общий» приказ, которым ­установлено распределение полномочий и предоставление права подписи по разным направлениям деятельности (производство, реализация, ­финансы, юридическое направление, бухгалтерская отчетность и т.п.).Но оформление делегирования права подписи счетов-фактур отдельным распорядительным документом гораздо удобнее, поскольку его копии нужно будет предоставлять по требованию и налоговых органов, и многочисленных контрагентов.

А вашей организации не всегда выгодно будет показывать им распределение иных полномочий между ­сотрудниками.А теперь приведем образцы приказов, которыми вы сможете воспользоваться при оформлении делегирования права подписи счетов-фактур:

  1. за руководителя организации и главного бухгалтера «на постоянной основе» (см. Пример 2);
  2. на время исполнения обязанностей отсутствующего руководителя организации (см. Пример 1);
  3. нескольким работникам, которые могут подписывать счета-фактуры за руководителя организации и главного бухгалтера (см. Пример 3).

Пример 1

>Пример 2Пример 3 *1) .

Далее – НК РФ. *2) . Между тем в п. 6 ст. 169 НК РФ прямо установлено, что счет-фактура подписывается этим «иным лицом»*3) . Правда, в этом случае придется учесть, что инструкция по конкретной должности будет распространяться на всех работников, принятых на работу по этой должности, а не только на конкретного работника, которому делегировано право подписи счетов-фактур.*4) .

Хотя для налоговых органов в силу п. 6 ст. 169 НК РФ будет достаточно одного документа: либо приказа (иного распорядительного документа) по организации, либо доверенности.

В трудовом договоре и должностной инструкции больше заинтересован работодатель.*5) .

В соответствии с учредительными документами это может быть «генеральный директор», «директор», «президент» и т.п. Журнал . Рубрики: Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера». Все для бухгалтера. Пора завести блог на Клерк.ру Блог компании на «Клерке» — это ваш новый инструмент, чтобы рассказать о себе.

Публикуйте любой контент про вашу компанию.

За время применения новых счетов-фактур компании получили документы с десятками вариантов разных подписей. Контрагенты меняют должности, зачеркивают фамилии или вообще не ставят расшифровки, а иногда вместо двух подписей вписывают четыре, пять и т.

д. Обезопасить вычеты НДС помогут наглядные образцы в семи самых распространенных ситуациях

13.12.2012 Ситуация № 1 За руководителя счет-фактуру подписывает уполномоченный сотрудник, но в расшифровке инициалы и фамилия руководителя Поставщики в счетах-фактурах не приводят расшифровку подписи сотрудников, которые подписывают счет-фактуру за руководителя. В итоге на счете-фактуре подпись одного сотрудника, а расшифровка другого (см.

образец с неверной подписью).

Неверная подпись Причин тому две. Во-первых, так настроена программа.

При выводе на печать автоматически выскакивают фамилия и инициалы руководителя и главбуха компании. Если требуется поменять сведения, надо вручную удалить одну фамилию и напечатать другую. Во-вторых, вписать данные руководителя просит сам покупатель.

По его мнению, фамилия руководителя означает, что автограф ему же и принадлежит. Поэтому компания не сомневается в полномочиях сотрудника, подписавшего документ. Иногда такой довод срабатывает в суде (постановление Федерального арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 14.05.10 № А27-12556/2009).

Однако чужая расшифровка, напротив, может вызвать сомнения в подлинности подписи.

Как считают в Минфине, после подписи уполномоченного работника должны стоять именно его фамилия и инициалы, а не руководителя или главбуха (письмо от 23.04.12 № 03-07-09/39).

Чтобы исключить претензии, можно попросить поставщика в двух экземплярах над неверной расшифровкой дописать ручкой правильные фамилию и инициалы. Также можно дополнить, что за директора документ подписал другой специалист (см.

образец с верной подписью). Комбинированный способ заполнения счета-фактуры и две расшифровки подписи чиновники считают допустимыми (письмо Минфина России от 28.04.09 № 03-07-09/23). Верная подпись Ситуация № 2 За руководителя счет-фактуру подписывает уполномоченный сотрудник, должность которого вписана вместо руководителя В счете-фактуре, подписанном не руководителем, а иным сотрудником, некоторые поставщики стирают название

«Руководитель организации или иное уполномоченное лицо»

и меняют на должность того специалиста, который поставил в документе свой автограф. К примеру, «Начальник отдела продаж» (см.

образец с неверной подписью). Неверная подпись Безопаснее попросить поставщика переделать такой документ. В старой форме счета-фактуры Минфин не считал ошибкой удаление реквизита «Руководитель организации» и запись вместо него другой должности (письмо от 26.07.06 № 03-04-11/127).

Но в этой надписи не было упоминания об уполномоченном сотруднике. Поэтому специалисту требовалось поставить подпись на месте руководителя, хотя он им не является. В новой форме названы и руководитель, и уполномоченное лицо.

Поэтому данная запись обязательна и удалять ее нельзя. Как мы выяснили, так считают в Минфине.

В счет-фактуру можно вносить дополнительные сведения, но никак не менять наименование обязательных строк.

Должность сотрудника, который подписал счет-фактуру, компания вправе уточнить.

Но безопаснее это оформить справочно.

К примеру, рядом с фамилией сотрудника или внизу документа после всех реквизитов (см.

образец с верной подписью). Рядом с должностью можно также отразить дату и номер доверенности или приказа, на основании которого работник подписал счет-фактуру. Тогда у налоговиков точно не будет вопросов к автографу. Ситуация № 3 За руководителя счет-фактуру подписывает уполномоченный сотрудник, должность которого вписана отдельной строкой В некоторых компаниях считают, что зам руководителя или иной сотрудник не вправе расписаться в поле для подписи директора.

Поэтому добавляют в счет-фактуру отдельную строку с должностью специалиста, местом для подписи и ее расшифровкой.

Саму же строку с надписью «Руководитель или иное уполномоченное лицо» с фамилией и инициалами руководителя оставляют пустой (см. образец с неверной подписью). Неверная подпись Такая запись не критична.

Дополнительные реквизиты в счетах-фактурах не запрещены (письмо Минфина России от 27.07.12 № 03-07-09/93).

А неточность не мешает налоговикам определить продавца, покупателя, наименование товаров, их стоимость, ставку и сумму налога (п. 2 ст. 169 НК РФ). Однако на местах инспекторы могут предъявить претензии к тому, что подпись в основном реквизите осталась незаполненной. Поэтому проще переубедить контрагентов использовать другой вариант — подпись сотрудника в той строке, которая изначально есть в форме счета-фактуры (см.
Поэтому проще переубедить контрагентов использовать другой вариант — подпись сотрудника в той строке, которая изначально есть в форме счета-фактуры (см.

образец с верной подписью). Основной аргумент — в отличие от старой формы счета-фактуры в новой форме в названии реквизита уже есть упоминание об уполномоченном сотруднике. Так что в дополнительных строках нет необходимости. Главное, чтобы у специалиста были полномочия на право подписи.

Если поставщик настаивает на том, чтобы в счете-фактуре была конкретная должность, эти сведения можно привести справочно. Верная подпись в ситуациях № 2 и № 3 Ситуация № 4 Счет-фактуру подписывает руководитель, но расшифровка подписи отсутствует Бывает, что поставщики оставляют пустым место для расшифровки подписи в счете-фактуре.

Обычно это происходит по невнимательности.

К примеру, компания не печатает фамилии, если право подписи счетов-фактур есть у нескольких человек. Однако сотрудники, поставив подпись, забывают расшифровать ее или поставить штамп с фамилией и инициалами (см.

образец c неверной подписью). Неверная подпись Налоговый кодекс не требует от руководителя и главбуха расшифровывать подпись в счете-фактуре.

То есть реквизит не является обязательным (п. 6 ст. 169 НК РФ). Однако форма счета-фактуры (утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.11 № 1137) включает как саму подпись, так и расшифровку.

Так что с пустым полем споры не исключены. И на практике инспекторы этим пользуются, чтобы отказать в вычетах.

Причем в одних случаях судьи поддерживают компании ( постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 19.05.11 № КА-А40/4521-11), а в других — налоговиков.

Основной аргумент — невозможно определить, кто на самом деле подписал документ и есть ли у сотрудника полномочия на это (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 13.03.12 № А53-4199/2011). Само наличие судебной практики говорит о том, что получить вычет по дефектному счету-фактуре без проблем вряд ли получится. Так что безопаснее попросить поставщика заменить счет-фактуру или дописать расшифровку от руки (см.

образец с верной подписью). Причем не стоит откладывать исправление счета-фактуры. За прошедшее время в штате поставщика могут произойти перестановки.

И сотрудники просто не опознают подпись бывшего коллеги. Верная подпись Так же как и в ситуации № 1, комбинированный способ — частично на компьютере, частично от руки — не является нарушением.

Иначе говоря, расшифровку может вписать и сам покупатель. Главное, чтобы записи были идентичны в двух экземплярах счетов-фактур — поставщика и покупателя. Ситуация № 5 В счете-фактуре только подпись руководителя, а вместо подписи главбуха написано «не предусмотрен» Небольшие компании, в которых нет главбуха или в штате только обычный бухгалтер, оставляют в счете-фактуре место для подписи главбуха пустым, ставят прочерк или допечатывают «не предусмотрен» (см.

образец с неверной подписью). Неверная подпись Формально такое заполнение ошибкой не является.

Если главбуха в компании действительно нет, то он и не сможет поставить свою подпись на документе.

В подобных ситуациях инспекторы отказывают в вычетах. Однако компаниям удается доказать в суде, что подпись не обязательна.

Аргументы следующие. По закону руководитель может учредить бухгалтерскую службу или в зависимости от объема операций лично вести бухучет (ст. 6 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ). Если используется второй вариант и руководитель составляет счета-фактуры сам, то одной его подписи достаточно, а в строке для подписи главбуха можно оставить надпись «не предусмотрен» (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 23.04.10 № А53-3903/2009).

Тем не менее, учитывая сложившуюся судебную практику, нестандартная расшифровка приведет к спорам с инспекторами.

Безопаснее использовать другой вариант — раз директор ведет бухучет сам, то он же вправе расписаться и вместо главбуха (см.

образец с верной подписью). Как мы выяснили, так же считают в Минфине.

Ведь по закону счет-фактуру подписывают два сотрудника — руководитель и главный бухгалтер или уполномоченные на это специалисты (п. 6 ст. 169 НК РФ). А значит, невыполнение таких требований является основанием для отказа в вычете НДС.

Верная подпись При двойной подписи у поставщика безопаснее попросить документы, которые подтверждают полномочия руководителя. В частности, приказ, по которому он возлагает на себя обязанности по ведению бухучета.

Либо штатное расписание, из которого видно, что должности главбуха в компании нет. Кстати, с электронными счетами-фактурами проблем с подписью главбуха нет. В этих документах показатель «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» даже не формируется (п. 8 приложения 1 к постановлению Правительства РФ от 26.12.11 № 1137).

8 приложения 1 к постановлению Правительства РФ от 26.12.11 № 1137).

Ситуация № 6 Счет-фактуру, выставленный агентом, подписывает и продавец, и агент Агент, который закупает товары для принципала, в счете-фактуре должен написать в качестве продавца не себя, а реального поставщика продукции. Его наименование, адрес, ИНН и КПП он заполняет в строках 2, 2а и 2б. Но, чтобы покупатель не запутался, кто есть кто, в счет-фактуру посредник включает еще и свои данные.

А дополнительно заполняет строку с подписью руководителя компании-продавца, в которой тот расписывается, хотя это неправильно (см. образец c неверной подписью).

Неверная подпись Заполнение счета-фактуры с подписями двух компаний прямо не запрещено ни Налоговым кодексом, ни постановлением Правительства РФ от 26.12.11 № 1137.

Тем более о правилах подписания счетов-фактур посредниками в этих документах вообще ничего не сказано.

Но, по мнению чиновников, подписать посреднический счет-фактуру должен агент (письма Минфина России от 31.07.12 № 03-07-09/97, от 02.03.12 № 03-07-09/16). Подпись продавца на этом документе не нужна. Получается, это дополнительный реквизит. А он не мешает заявить вычет по НДС. Однако правила составления счетов-фактур посредниками появились только в этом году.

Однако правила составления счетов-фактур посредниками появились только в этом году. И не исключено, что на практике инспекторы будут предъявлять претензии к счетам-фактурам с множественными подписями.

Судебная практика пока не сложилась. Поэтому покупателю, который закупает товары через посредника, безопаснее избавиться от счетов-фактур с лишними подписями.

А для этого надо попросить агента переоформить их. Самый безопасный вариант заполнения — тот, который рекомендуют сами чиновники. То есть посредник должен подписать счет-фактуру сам, но в качестве продавца записать реального поставщика.

Чтобы не возникло путаницы, в самом счете-фактуре посредник может дополнительно вписать и себя, но лишь для справки и лучше отдельной строкой в конце документа. Чиновники также допускают, что в счет-фактуру можно включить и сведения об агентском договоре, по которому агент обязуется приобрести товары. Например, номер и дату договора (письмо Минфина России от 21.06.12 № 03-07-15/66).

Все дополнительные сведения также безопаснее включить справочно после всей обязательной информации (см.

образец с верной подписью). Верная подпись Ситуация № 7 Счет-фактуру за предпринимателя подписывают уполномоченный сотрудник и главбух На практике счета-фактуры предпринимателей часто подписывают представители. Это происходит по объективным причинам.

К примеру, у предпринимателя несколько оптовых магазинов в разных регионах.

Поэтому в одном регионе счета-фактуры он подписывает сам, а в другом — делегирует сотрудникам.

Это слишком рискованно (см. образец с неверной подписью). Неверная подпись По мнению Минфина, предприниматель все счета-фактуры должен подписывать собственноручно, а передавать право подписи не вправе (письмо от 24.07.12 № 03-07-14/70). Иногда покупателям удается доказать в суде, что счет-фактура действителен, даже если за предпринимателя расписался его сотрудник (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 11.03.08 № Ф08-949/08-334А).

Ведь бизнесмен вправе участвовать в налоговых отношениях через своего представителя (ст. 26 НК РФ). Но, чтобы не спорить, проще возвратить счет-фактуру и попросить расписаться не представителя, а самого предпринимателя (см. образец с верной подписью). Верная подпись Предприниматели допускают и иные вольности.

Одни передают счета-фактуры как со своей подписью, так и с подписью главбуха, хотя она нужна только для компаний. Другие считают лишними строки для подписи руководителя и главбуха и стирают их. Как мы выяснили в Минфине, такое нестандартное заполнение не лишает покупателя вычетов по НДС.

Но во избежание споров пустые строки безопаснее оставить на своих местах и не удалять. Подписка Разместить:

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

“При изменении стоимости отгруженных товаров в сторону уменьшения вычетам у их продавца подлежит разница между суммами налога, исчисленными исходя из стоимости отгруженных товаров до и после такого уменьшения. Такой вычет производится на основании корректировочного счета-фактуры, выставленного продавцом, , при наличии документа, подтверждающего согласие (факт уведомления) покупателя на изменение стоимости отгруженных товаров, но не позднее 3 лет с момента составления корректировочного счета-фактуры.

Вычет указанной суммы разницы частями в разных налоговых периодах в течение 3 лет нормами статей 171 и 172 НК РФ не предусмотрен”. ДУМИНСКАЯ Ольга Сергеевна Советник государственной гражданской службы РФ 2 класса Между тем надо отметить, что в НК нет прямого запрета для продавца на растягивание вычета по собственному корректировочному счету-фактуре.

Этот вопрос вообще никак не урегулирован.

Но, как видим, чтобы избежать споров с проверяющими, лучше заявлять вычет НДС по собственному корректировочному счету-фактуре целиком. А вот в каком квартале это делать — выбирайте сами. Главное — уложиться в указанный трехлетний срок.

В электронном виде

Документ, выставленный в электронном виде, должен быть заверен усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации. Также его может подписать иное лицо, уполномоченное на указанные действия приказом или доверенностью. При составлении компанией счета-фактуры в электронном виде показатель «Главный бухгалтер (подпись) (Ф.И.О.)» не формируется.

Должен ли подписывать счет фактуру покупатель

Регистрация Вход.

Ответы Mail. Вопросы — лидеры Что будет со средствами на личном счёте Форекса, если они там долго висят и невозможно их снять без верификации аккаунт?

Предложения о сотрудничестве 1 ставка. В компаниях с незначительным документооборотом счет-фактура подписывается, как правило, директором и главбухом; индивидуальному же предпринимателю эту обязанность часто приходится исполнять единолично. Но если он решит избавить себя от этого труда, ему необходимо будет предоставить право подписи счетов-фактур путем оформления полномочий документально через доверенность, удостоверенную нотариусом письмо Минфина России от При отгрузке товаров выполнении работ, оказании услуг выписываются два экземпляра счета-фактуры.

Один передается покупателю, а другой остается у продавца исполнителя.

Как правило, оба экземпляра подписывают одни и те же лица. Но бывают случаи, когда экземпляры счета-фактуры подписывают разные уполномоченные лица продавца исполнителя.

Подписание и отправка налоговой отчетности

Общие правила подписания налоговой отчетности установлены в пункте 5 статьи Налогового кодекса РФ.

В нем сказано, что декларации и расчеты подписываются налогоплательщиком или его представителем. Тут надо отметить, что налогоплательщик-организация в принципе не может действовать лично. Поэтому от ее лица всегда выступает представитель.

Руководитель компании (а в некоторых видах организаций и другие лица) вправе представлять организацию без доверенности — на основании устава или других документов. При этом сведения о лицах, имеющих право действовать от имени организации без доверенности, должны быть внесены в ЕГРЮЛ.

Все остальные лица (в том числе главбух) могут подписывать налоговую отчетность только при наличии доверенности от организации.

Доверенность составляется и в том случае, когда право подписывать отчетность за налогоплательщика делегируется другой компании, которая ведет учет.

При этом в пункте 3 статьи НК РФ прямо оговаривается, что доверенность на представителя оформляется в соответствии с нормами гражданского законодательства.

Напомним, что при составлении доверенности от имени организации нужно соблюдать следующие правила (ст. 185 — 187 ГК РФ):

  1. доверенным лицом может быть как другая компания, так и любое физическое лицо, в том числе человек, который не является сотрудником организации.
  2. доверенность оформляется в письменной форме;
  3. доверенность подписывается руководителем организации;
  4. срок действия доверенности может быть любым, но если его прямо не указать в тексте доверенности, то она будет действовать один год с момента выдачи;
  5. в доверенности должна быть указана дата ее выдачи;
  6. образец подписи уполномоченного лица не является обязательным реквизитом доверенности;

Как видим, законодательство не требует, чтобы доверенность, выданная организацией, была заверена нотариально.

А вот если доверителем является индивидуальный предприниматель, то ему придется обратиться к нотариусу (п. 3 ст. НК РФ, п. 4 постановления Пленума ВАС РФ , письмо ФНС России ). Нужно ли уведомить налоговиков о том, что лицо, подписавшее декларацию (расчет), действовало на основании доверенности?

В уже упомянутом пункте 5 статьи НК РФ сказано, что сведения о доверенности, которая дает право подписания налоговой отчетности, вносятся в специальное поле самой декларации. При этом к декларации прилагается копия доверенности (обычная, без отметки о заверении, так как НК РФ этого не требует). Если налогоплательщик отчитывается в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, то копию доверенности на подписание отчетности можно также переслать по ТКС (п.

5 ст. НК РФ). На практике применятся следующий алгоритм. Представитель сдает в инспекцию копию доверенности от налогоплательщика на право удостоверять полноту и достоверность сведений, указанных в декларации.

Документ можно представить как на бумажном носителе, так и в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи в виде скана (правда, этот вариант надо предварительно согласовать с инспектором). В дальнейшем при отправке каждой декларации в ней нужно прикладывать информационное сообщение о доверенности. Отметим, что в некоторых системах для отправки электронной отчетности сообщение о реквизитах доверенности автоматически прикрепляется к отчету.

Так, при сдаче отчетности через «» сообщение о представительстве заполняется один раз и отправляется автоматически вместе с каждой декларацией. Подробнее об этом см. «» и «».

Публикация

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации (п.

13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н). При расчетах по НДС используется унифицированная форма счет-фактуры, утвержденная постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 № 914.

Соблюдайте требования Налоговые органы все чаще отказывают организациям в принятии НДС к вычету, ссылаясь на отсутствие в счете-фактуре необходимых реквизитов, на допущенные в нем опечатки, помарки, отсутствие расшифровки подписей руководителя и главного бухгалтера. Позицию налоговых органов поддерживает Минфин России разъясняя, что счета-фактуры, в которых неверно заполнены или не отражены необходимые реквизиты, рассматриваются как составленные с нарушением требований НК РФ, и суммы НДС по этим счетам-фактурам вычету не подлежат (письмо УФНС от 25 мая 2007 г.

№ 19-11/048795). Если НДС на основании таких счетов-фактур налогоплательщиком уже принят к вычету, то налоговые органы требуют его восстановить и уплатить в бюджет, применяя штрафные санкции ( п. 1 ст. 122 НК РФ). Кроме того налогоплательщик будет обязан уплатить пеню за каждый календарный день просрочки с неуплаченного НДС.

1 ст. 122 НК РФ). Кроме того налогоплательщик будет обязан уплатить пеню за каждый календарный день просрочки с неуплаченного НДС. Процентная ставка пени принимается равной 1/300 действующей в это время ставки рефинансирования Центрального банка Российской Федерации ( п.4 ст .75) и уплачивается одновременно с уплатой сумм налога и сбора или после уплаты таких сумм в полном объеме (п.5 ст.75).

Внимание Полную ответственность за организацию бухгалтерского учета в организациях, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут руководители организаций (п.

1 ст. 6 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Статья 169 НК РФ приводит только общие требования по составлению счетов-фактур.

В п. 5 данной статьи просто перечислены обязательные к заполнению реквизиты. При этом как именно их заполнять, НК РФ не разъясняет.

Налоговые же инспекторы с особой тщательностью проверяют, как оформлены счета-фактуры и правомерно ли налогоплательщик предъявил НДС к вычету. Условия для принятия НДС к вычету установлены гл.

21 НК РФ. Во-первых, товары (работы, услуги), имущественные права должны быть приобретены для операций, облагаемых НДС.

Во-вторых, приняты к учету. В-третьих, налогоплательщик должен иметь должным образом оформленный счет-фактуру поставщика, в котором сумма НДС выделена отдельной строкой.

Бухгалтерам следует обратить внимание на важные моменты, связанные с подписанием счетов-фактур.

У налоговых органов вызовет подозрение, если:

  1. в счете-фактуре, выставленном налогоплательщиком-организацией, отсутствует строка «Индивидуальный предприниматель (подпись) (ф.и.о.) (реквизиты свидетельства о государственной регистрации индивидуального предпринимателя)»;
  2. счет-фактура подписан одним лицом как за руководителя, так и за главного бухгалтера;
  3. на счете-фактуре отсутствуют расшифровки подписей;

Согласно п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура должен содержать подписи руководителя и главного бухгалтера организации либо иных лиц, уполномоченных на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. Уполномочен подписать Руководитель и главный бухгалтер организации вправе передать полномочия по подписанию счетов-фактур другим сотрудникам организации.

Уполномоченные лица действуют либо на основании приказа директора, либо на основании доверенности, составленной от имени организации. Учитывая , что указанные лица уполномочены подписывать счета-фактуры соответствующим распорядительным документом, в счете-фактуре вместо фамилий и инициалов руководителя и главного бухгалтера организации после подписи рекомендуется указывать фамилию и инициалы лица, подписавшего соответствующий счет-фактуру. Если в нем присутствуют также фамилии и инициалы руководителя и главного бухгалтера организации, то такой документ не следует рассматривать как составленный с нарушением требований Налогового кодекса.

Налоговый кодекс и Правила учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость (утв.

постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914, далее — Правила) изменений и дополнений реквизитов формы счета-фактуры не предусматривают. Соответственно, вносить в него сведения о должности уполномоченного лица организации и реквизиты соответствующей доверенности не обязательно. В то же время если в счете-фактуре присутствуют дополнительные реквизиты для лиц, уполномоченных подписывать счет-фактуру (например, указана должность), то такой счет-фактуру не следует рассматривать как составленный с нарушением требований Налогового кодекса.

Некоторые организации заключают договоры на оказание бухгалтерских услуг со специализированной фирмой или специалистом — физическим лицом. Это разрешено п. 2 ст. 6 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 N 129-ФЗ. В этом случае подпись в счете-фактуре вместо главного бухгалтера ставит тот, на кого возложены обязанности главного бухгалтера – руководитель организации, бухгалтер-специалист, с которым заключен гражданско-правовой договор, либо уполномоченный представитель специализированной фирмы, ведущей в организации бухучет.

Нередко счета-фактуры за руководителей и главных бухгалтеров подписывают иные лица, не уполномоченные на то приказом или доверенностью. Если при проведении налоговой проверки у вашего поставщика будут выявлены такие счета-фактуры, то принять НДС к вычету вы будете не вправе. Руководитель-главбух Если в штате организации отсутствует должность главного бухгалтера, то его функции может выполнять руководитель организации.

Соответственно он будет подписывать счета-фактуры вместо главного бухгалтера одинаковой подписью в полях подпись руководителя и главного бухгалтера. Это возможно на основании соответствующего приказа следующего содержания:

«Я, генеральный директор «Название организации» возлагаю на себя обязанности главного бухгалтера.»

. Согласно п. 2 «г» ст. 6 Федерального закона «О бухгалтерском учете» руководители организаций могут в зависимости от объема учетной работы вести бухгалтерский учет лично.

Данная норма предполагает возможность наличия одной и той же подписи на счетах-фактурах за руководителя организации и за главного бухгалтера. Счет-фактуру подписывает ИП Если счет-фактуру выставляет индивидуальный предприниматель, то он подписывает документ с указанием реквизитов свидетельства о государственной регистрации ИП. При этом он не ставит подпись вместо главного бухгалтера — строка остается пустой.

Ведь согласно законодательству ИП сам отвечает за ведение бухгалтерского учета. Глава 21 Налогового кодекса не содержит запрета на подписание счета-фактуры от имени предпринимателя уполномоченным им лицом.

Налогоплательщик может участвовать в отношениях, которые регулируются законодательством о налогах и сборах, через законного или уполномоченного представителя, если иное не предусмотрено Налоговым кодексом (п. 1 ст. 26 НК РФ). Уполномоченный представитель налогоплательщика — физического лица будет осуществлять свои полномочия на основании нотариально удостоверенной доверенности или доверенности, приравненной к нотариально удостоверенной в соответствии с гражданским законодательством (п. 3 ст. 29 НК РФ). Факсимильная и электронно-цифровая подпись Многих по-прежнему интересует вопрос, можно ли визировать счета-фактуры электронной цифровой подписью (ЭЦП) или факсимиле.

Он особенно актуален для организаций с большим документооборотом. Между тем финансисты традиционно запрещают использовать факсимиле и ЭЦП. Счета-фактуры, подписанные факсимиле, ЭЦП либо подписями, воспроизведенными с помощью электронных печатных устройств, считаются составленными и выставленными с нарушением порядка и не могут являться основанием для принятия НДС к вычету (возмещению).

Такое мнение высказывает Минфина России в письмах от 22.01.2009 N 03-07-11/17 и от 30.09.2008 N 03-02-07/1-383. Судебная практика по данному вопросу неоднозначна.

Согласно позиции некоторых арбитражных судов наличие на счете-фактуре факсимильного воспроизведения подписи руководителя и бухгалтера организации-поставщика не может являться основанием для отказа в возмещении НДС, который уплачен поставщикам продукции (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 29 сентября 2008 г. № Ф08-5786/2008, от 22 сентября 2008 г.

№ Ф08-5128/2008, от 20 августа 2008 г.

№ Ф08-4547/2008, ФАС Московского округа от 15 мая 2006 г.

№ КА-А40/2894-06, ФАС Поволжского округа от 30 октября 2008 г.

№ А57-253/08, ФАС Уральского округа от 18 ноября 2008 г. № Ф09-8604/08-С2, от 19 апреля 2007 г. № Ф09-2754/07-С2). В то же время существуют судебные решения, которые поддерживают налоговиков в их требованиях (постановления ФАС Дальневосточного округа от 28 июля 2008 г.

№ Ф03-А37/08-2/2876, от 07 апреля 2008 г.

№ Ф03-А73/08-2/918, ФАС Поволжского округа от 19 июля 2007 г. № А65-3666/2006, от 21 июня 2007 г.

№ А57-4833/06-33, от 03 мая 2007 г. № А57-4249/06). Высший Арбитражный суд в одном из определений указал, что проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи при наличии соглашения об этом не свидетельствует о нарушении обществом требований, установленных статьей 169 Налогового кодекса. Подробнее о позиции ВАС РФ читайте в «ПБ» за май на стр.

70. бератор «НДС от А до Я» Если счет-фактуру за руководителя или главного бухгалтера подписывают иные лица, не уполномоченные на то приказом или доверенностью, то принять НДС к вычету на основании такого документа вы не вправе.

Если вы все же хотите избежать споров при проверке – заверяйте счет-фактуру настоящей подписью. При этом вы также избежите претензий заказчиков, которые, зная требования налоговиков, зачастую отказываются принимать документы с факсимиле вместо подписи. Исправляем ошибки Ошибочно проставленную подпись в счете-фактуре, как и другие ошибки в этом документе можно исправить.

Порядок внесения изменений в счета-фактуры регламентирован п.

29 Правил. Такие исправления должны быть заверены подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты внесения исправлений.

При этом учтите, своевременное исправление выявленных нарушений в оформлении счетов-фактур не может служить основанием для отказа в применении налоговых вычетов по НДС при условии добросовестности действий налогоплательщика. Такое мнение придерживаются многие арбитражные суды.

Подпись – это важный реквизит первичного документа и счета-фактуры.

Если она отсутствует или проставлена с нарушениями законодательно установленных правил, налоговики могут исключить затраты из расходов по налогу на прибыль и отказать в вычетах НДС.

На сегодняшний день различают три вида подписи: собственноручная, электронная и факсимиле.

Разберемся, в каких случаях они применяются и какие ошибки в данном реквизите могут привести к недоразумениям с налоговыми органами. Собственноручная Это наиболее распространенный вид подписи.

На сегодняшний день собственноручная подпись в большей степени, чем печать, удостоверяет подлинность документа. Ведь печать легко подделать. А собственноручная подпись несет на себе отпечаток личности человека, значит, является уникальной. Основная проблема применения собственноручной подписи – человеческий фактор.

Один и тот же человек может расписываться по-разному, кроме того, нередко забывает ставить расшифровку подписи и даже, случается, расписывается за другое лицо.

Некоторые из этих недочетов могут привести к доначислениям при налоговой проверке. Подпись на первичке: расшифровка обязательна В числе обязательных реквизитов первичного документа упоминается подпись с указанием фамилии и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации лица, подписавшего документ (под. 7 п. 2 ст. 9 «О бухгалтерском учете», далее – Закон № 402-ФЗ).

Отметим, что в старом законе ( «О бухгалтерском учете», далее – Закон № 129-ФЗ) не было положения о расшифровке подписи.

Однако оно и раньше было в п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности (утв. ). Инспекции нередко не принимали расходы, подтвержденные документами, в которых подпись была без расшифровки.

Суды признают отсутствие расшифровки «незначительным недостатком», который не препятствует признанию расходов по налогу на прибыль (постановления ФАС Центрального округа от 19.06.2013 № А54-3390/2012, Поволжского округа от 02.08.2010 № А12-23001/2009, Определение ВАС РФ от 13.12.2010 № ВАС-15973/10).

Так, ФАС Центрального округа указал, что

«имеющиеся недостатки (такие, как отсутствие расшифровки подписи должностных лиц, сдавших и принявших выполненные работы) носят незначительный характер, а содержание иных доказательств: договоров, отчетов о выполненных работах, о выполненных услугах, а также наличие в актах выполненных работ ссылок на конкретные договоры в их совокупности позволяют установить фактические оказанные услуги, их объем, характер, сроки выполнения и результаты работ»

(постановление от 19.06.2013 № А54-3390/20120. В арбитражной практике встречаются и решения в пользу инспекций. Но, как правило, такое решение судьи принимают только тогда, когда отсутствие расшифровки подписи было лишь одним, причем не самым серьезным из недостатков.

К примеру, в деле, рассмотренном ФАС Северо-Западного округа, кроме этого недочета, было обнаружено множество других: подписание документов неустановленными и неуполномоченными лицами (что подтверждено почерковедческой экспертизой), отсутствие контрагентов по адресам регистрации, отсутс­твие производственных, кадровых ресурсов (постановление от 30.11.2010 № А52-4702/2009). ФАС Уральского округа отказал в признании расходов, потому что в справках о стоимости выполненных работ не только отсутствовала расшифровка подписей, но и отсутствовала ссылка на акты выполненных работ, а также имелось несоответствие в суммах по одним и тем же видам работ, указанных в актах и справках (постановление от 13.08.2012 № Ф09-7003/12 по делу № А60-36999/2011).

На сегодняшний день еще не сформировалась арбитражная практика, основанная на положениях нового (в частности, имеется в виду условие о расшифровке). Однако бухгалтеру лучше проследить, чтобы расшифровка подписи в первичных документах все-таки была.

Подпись на счете-фактуре Как сказано в п.

6 ст. 169 НК РФ, счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. Никаких особенных требований к собственноручной подписи в данной норме не предусмотрено.

Однако на практике налоговики иногда находят ошибки в подписании счета-фактуры, из-за которых оказывают в вычете НДС. Рассмотрим несколько ситуаций. Ситуация 1. Компания получила от поставщика несколько счетов-фактур, где в поле

«Руководитель организации или иное уполномоченное лицо»

стоят совершенно разные подписи, но при этом в расшифровке фигурирует одна и та же фамилия.

Чтобы избежать споров с инспекцией, такие счета-фактуры лучше отправить контрагенту и подписать заново. Увидев такое «разнообразие», инспекция может решить, что поставщик – фирма-однодневка, печать которой переходит из рук в руки и счета-фактуры подписывают неуполномоченные или неус­тановленные лица, и отказать в вычетах НДС. Какое решение примет суд, неизвестно.

Это зависит от многих факторов.

Во-первых, инспекция не вправе делать выводы о несоответствии подписей на основании одного лишь визуального сличения.

Свои выводы о несоответствии подписей инспекция должна доказать.

Например, при помощи почерковедческой экспертизы или свидетельских показаний.

Если налоговики представят необходимые доказательства, то суд может принять решение в их пользу. Как указал ВАС РФ, счет-фактура, подписанный неуполномоченным лицом, считается неправильно оформленным, а потому не подтверждает правомерность вычетов (постановление Президиума ВАС РФ от 11.11.2008 № 9299/08).

Аналогичные выводы содержатся в Определении ВАС РФ от 14.12.2009 № ВАС-16306/09, постановлении ФАС Московского округа от 27.03.2012 № А40-44085/11-129-194. В случаях, когда доказательств недостаточно, суды принимают решение в пользу компании (постановления Президиума ВАС РФ от 16.01.2007 № 11871/06, ФАС Северо-Западного округа от 23.03.2012 № А56-29738/2011, Западно-Сибирского округа 21.10.2010 № А70-11810/2009). Во-вторых, решение суда будет зависеть от остальных обстоятельств.

Например, насколько четко «просматривается» сделка, в порядке ли остальные документы, свидетельствующие о понесенных затратах. Есть решения, в которых говорится, что компания не должна отвечать за контрагента.

Поэтому в случае подтверждения реальности операций и должной осмотрительности налогоплательщика подписание счета-фактуры неустановленным лицом не является основанием для отказа в вычете (постановления Президиума ВАС РФ от 20.04.2010 № 18162/09, ФАС Поволжского округа от 20.09.2011 № А65-1631/2011).

Ситуация 2. В счете-фактуре в строках

«Руководитель организации или иное уполномоченное лицо»

и «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» нет расшифровки подписей. В статье 169 НК РФ ничего не говорится о необходимости расшифровки подписей. Но в форме счета-фактуры, утвержденной постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, расшифровка предусмотрена.

Минфин в письме от 10.04.2013 № 03-07-09/11863 отметил, что при заполнении счета-фактуры необходимо проставлять подпись и указывать фамилию и инициалы, но при этом ничего не сказал о невозможности вычетов по документу без расшифровки. По нашему мнению, такой недочет относится к ошибкам, которые не препятствуют идентификации покупателя и продавца, количества и вида товара, а значит, не препятствуют вычетам (п. 2 ст. 169 НК РФ). Кстати, до появления в ст.

169 НК РФ положения о незначительных ошибках Минфин утверждал, что если в счете-фактуре нет расшифровки подпи­сей руководителя и главного бухгалтера, НДС к вычету на основании такого документа принять нельзя (письмо от 05.04.2004 № 04-03-1/54).

Суды ссылались на Определение КС РФ от 15.02.2005 № 93-О. В нем сказано, что ст. 169 НК РФ устанавливает закрытый перечень сведений, которые должны содержаться в счете-фактуре.

Отражение дополнительных данных, не входящих в этот перечень, не считается обязательным условием для принятия НДС к вычету (постановление ФАС Московского округа от 27.09.2007 № КА-А40/9966-07). Ситуация 3. В счете-фактуре в полях

«Руководитель организации или иное уполномоченное лицо»

и «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» стоит одинаковая подпись, в расшифровке – одна и та же фамилия.

Руководители субъектов малого и среднего бизнеса могут сами вести бухгалтерский учет – так сказано в п. 3 ст. 7 Закона № 402-ФЗ. Выполнение функций главного бухгалтера должно быть оформлено соответствующим приказом.

Чтобы избежать споров с проверяющими, необходимо запросить у контрагента копию этого приказа. Ситуация 4. В счете-фактуре, поступившем от индивидуального предпринимателя, есть его подпись, но не заполнены поля «Руководитель» и «Главный бухгалтер». Никакой ошибки здесь нет. Эти поля индивидуальный предприниматель и не должен заполнять.

Он сам подписывает счет-фактуру, указав при этом реквизиты свидетельства о государственной регистрации в качестве ИП (п. 6 ст. 169 НК РФ). Факсимильная подпись В переводе с латинского «факсимиле» (fac simile) означает «делай подобное». Факсимильная подпись представляет собой аналог собственноручной подписи, сделанный механическим способом.

На практике факсимиле обычно выглядит как штамп, содержащий зеркальное отображение собственноручной подписи конкретного лица.

Использование такой подписи позволяет ускорить процесс визирования документов. Основные недостатки: во-первых, воспользоваться такой подписью может кто угодно (при ненадлежащем хранении), во-вторых, ею можно подписывать не каждый ­документ.

В налоговом законодательстве использование факсимильной подписи не регламентировано. В ГК РФ сказано, что использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи допускается в случаях и в порядке, предусмот­ренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон (п.

2 ст. 160 ГК РФ). Факсимиле на первичных документах безопаснее не применять Официальная позиция заключается в том, что использование факсимиле не допускается на доверенностях, платежках, других документах, имеющих финансовые последствия (письма Минфина России от 15.03.2010 № 03-02-08/13, от 01.04.2004 № 18-0-09/000042), на первичных документах (письмо от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404). Большинство судов также считает, что документы, подписанные факсимиле, не могут подтверждать расходы и вычеты.

В итоге компании проигрывают споры. ВАС РФ указал, что положениями ст.

169 НК РФ не предусмотрено возможности факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры.

Не содержит подобной нормы и Закон № 129-ФЗ, в силу которого документы бухгалтерского учета должны содержать личные подписи соответствующих лиц.

Поэтому отступление от установленных правил влечет отказ в применении налоговых вычетов по таким счетам-фактурам» (постановление от 27.09.2011 № 4134/11).

Несмотря на то, что в постановлении речь шла о счетах-фактурах, суды стали ориентироваться на него и в случаях с первичными документами, указывая, что использование факсимиле в первичной документации не предусмотрено действующим законодательством (постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.04.2012 № А56-69600/2010). Существует также Определение ВАС РФ, в котором суд сделал вывод, что спорная задолженность документально не подтверждена, поскольку первичные документы подписаны факсимиле (Определение ВАС РФ от 26.08.2013 № ВАС-10799/13 по делу № А19-11729/2012).

ФАС Центрального округа в одном из постановлений высказал позицию, противоположную мнению Минфина. Он указал, что факсимиле не является копией подписи, а представляет собой способ выполнения оригинальной личной подписи.

Тем более что ни налоговое, ни бухгалтерское законодательство не содержат норм, предусматривающих запрет на проставление штампа-факсимиле. Значит, при наличии соглашения с контрагентом об использовании факсимильных подписей компании вправе визировать первичные и иные документы с помощью факсимиле (постановление ФАС Центрального округа от 12.08.2011 № А48-3632/2010).

Отметим, что во всех этих решениях суды ссылались на старый закон о бухучете (Закон № 129-ФЗ).

Напомним, в нем было сказано, что в первичных учетных документах должны указываться личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления (подп. «ж» п. 2 ст. 9 Закона № 129-ФЗ).

В Законе № 402-ФЗ, действующем с 2013 г., подпись по-прежнему упоминается в числе обязательных реквизитов – в подп. 7 п. 2 ст. 9. Слова «личная» в данной норме нет. Однако правоприменительная практика, основанная на положениях нового закона, пока не сформирована.

Поэтому безопаснее не использовать на первичных документах факсимильную подпись. Факсимиле на счете-фактуре недопустимо По мнению контролирующих органов, использование факсимиле при подписании счетов-фактур является нарушением правил оформления данного документа, и такие счета-фактуры не дают права на вычет НДС (письма Минфина России от 01.06.2010 № 03-07-09/33, от 17.09.2009 № 03-07-09/48, ФНС России от 19.10.2005 № ММ-6-03/886@, ­УФНС России по г.

Москве от 07.10.2010 № 16-15/104968@, от 23.01.2009 № 19-11/004827). Раньше суды нередко разрешали использовать факсимиле на счетах-фактурах (постановления ФАС Центрального от 12.08.2011 № А48-3632/2010, Поволжского округа от 11.08.2011 № А12-16413/2010).

Ситуация изменилась, когда вышло в свет постановление ВАС РФ от 27.09.2011 № 4134/11, в котором суд принял сторону инспекции и указал, что положениями ст. 169 НК РФ не предусмотрена возможность факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры.

После этого окружные арбит­ражные суды стали выносить решения не в пользу компаний (постановления ФАС Поволжского округа от 20.08.2012 № А12-15297/2011, Западно-Сибирского от 19.07.2012 № А27-5495/2011, Волго-Вятского округа от 13.12.2013 № А79-13124/2012). Таким образом, подписывать счета-фактуры факсимиле нельзя. Где еще нельзя использовать факсимиле… Также нельзя использовать факсимильную подпись на следующих документах:

  1. доверенностях, платежных поручениях (письма Минфина России от 15.03.2010 № 03-02-08/13, от 01.04.2004 № 18-0-09/000042);
  2. векселях (ст. 1, 75 Положения о переводном и простом векселе, утв. постановлением ЦИК ­СССР и СНК ­СССР от 07.08.37 № 104/1341; постановление ФАС Волго-Вятского округа от 29.04.2005 № А11-1742/2003-К1-10/164);
  3. налоговых декларациях (расчетах) (письмо Минфина Рос­сии от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404, постановление ФАС Севе­ро-Западного округа от 02.11.2011 № А56-66090/2010, Волго-Вятского округа от 11.04.2008 № А11-2499/2007-К2-24/126 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 02.06.2008 № 6600/08));
  4. заявках на участие в конкурсе на получение госзаказа и документах, входящих в их состав (письмо Минэкономразвития России от 11.06.2010 № Д22-839);
  5. банковских карточках (п. 7.2 Инструкции банка России от 14.09.2006 № 28-И).

… а где – можно Можно использовать факсимиле:

  1. на договорах, дополнениях и изменениях к договорам – при условии, что стороны заключили соглашение об использовании факсимиле.

    Статья 160 ГК РФ допускает использование факсимиле в случае, когда это предусмотрено законами или соглашением сторон.

    Если такого соглашения нет, но договор подписан факсимиле, суд может признать его либо незаключенным (постановление ФАС Северо-Кавказского от 08.09.2011 № А32-13609/2010), либо недействительным (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 27.01.2010 № А02-413/2009).

  2. на приглашениях, поздравлениях и прочих документах, напрямую не влияющих на финансовые последствия;

К сведению Соглашение о применении факсимильной подписи составляется в произвольной форме. В нем указываются:

  1. ФИО и должности работников, подписи которых будут использоваться;
  2. срок действия соглашения.
  3. вид документов, которые могут быть подписаны факсимиле;
  4. образцы оттисков факсимиле;

Электронная подпись И первичные документы, и счета-фактуры могут быть составлены не только на бумаге, но и в электронном виде. Понятно, что для визирования электронных документов применяется элект­ронная подпись (п.

5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, ст. 169 НК РФ). Предусмотрено два вида подписи (ч. 1 ст. 5 , далее – Закон № 63-ФЗ):

  1. усиленная. Она подразделяется на квалифицированную и неквалифицированную. Неквалифицированная ЭП получается в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа ЭП (уникальная последовательность символов, предназначенная для создания ЭП). Она позволяет определить лицо, подписавшее электронный до­кумент, а также обнаружить факт внесения изменений в элект­ронный документ после момента его подписания (ч. 3 ст. 5 ). Квалифицированная ЭП соответствует всем признакам неквалифицированной ЭП и имеет дополнительные признаки. В частности, ключ проверки ЭП указан в квалифицированном сертификате, который выдает аккредитованный удостоверяющий центр (ч. 4 ст. 5, ст. 13 Закона № 63-ФЗ).
  2. простая. Она посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования элект­ронной подписи определенным лицом (ч. 2 ст. 5 ). Это логины, пароли, коды подтверждения;

Документ, подписанный квалифицированной ЭП, приравнивается к документу, на котором имеется собственноручная подпись и печать.

Разберемся, на каких документах обязательна усиленная квалифицированная ЭП, а для каких достаточно будет подписи попроще. Электронная подпись на первичных документах Раньше финансисты заявляли, что для целей налогового учета документ, оформленный в электронном виде и подписанный неквалифицированной электронной подписью, не может являться документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (письма Минфина России от 31.07.2012 № 03-03-06/2/85, от 28.05.2012 № 03-03-06/2/67, от 20.12.2012 № 03-03-06/1/710), то есть для подтверждения расходов по налогу на прибыль такой документ не годится. Объясняя свою позицию, Минфин ссылался на ст.

6 . Специалисты ведомства подчеркивают, что ни НК РФ, ни Закон № 402-ФЗ не предусматривают случаи, при которых документ, подписанный простой или усиленной неквалифицированной ЭП, приравнивается к документу на бумажном носителе. При этом Минфин почему-то игнорировал установленную ст.

6 возможность использования таких ЭП в случае, когда это предусмотрено соглашением сторон.

В более поздних письмах Минфин России высказывается не столь категорично. Чиновники продолжают указывать на то, что случаи, в которых информация в электронной форме, подписанная неквалифицированной ЭП, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, НК РФ не определены. Однако выводов о невозможности на этом основании применять такие документы в обоснование расходов не делают, оставляя решение за налогоплательщиком (письма Минфина России от 23.01.2013 № 03-03-06/1/24, от 12.04.2013 № 03-03-07/12250).

ФНС России более лояльна к налогоплательщикам.

В письме от 17.01.2014 № ПА-4-6/489 налоговики подчеркнули, что при наличии юридически действительного соглашения хозяйствую­щие стороны могут организовать электронный документооборот, применяя простую и (или) усиленную неквалифицированную электронную подпись.

Другими словами, чтобы упростить процесс обмена документами, компания может:

  1. либо составить с контрагентами отдельное соглашение о том, что вся электронная первичка, которую они будут передавать друг другу, подписывается простой или усиленной неквалифицированной подписью;
  2. либо предусмотреть такую возможность отдельным пунк­том (или в дополнительном приложении) в договоре, заключаемом между сторонами.

Как отметили чиновники, подобные соглашения должны предусматривать порядок проверки электронной подписи. В другом разъяснении налоговая служба высказалась более конкретно.

Специалисты ФНС России отметили, что Законом № 402-ФЗ не определены виды электронных подписей, использование которых допускается при составлении первичных документов. Организация вправе подписывать данные до­кументы электронной подписью в соответствии с положениями ст.

6 Закона № 63-ФЗ. Поэтому если соглашением между участниками электронного взаимодействия предусмот­рено подписание документов неквалифицированной ЭП, то первичные учетные документы, подписанные такой подписью, могут быть учтены в целях налогообложения прибыли, если соблюдены критерии п. 1 ст. 252 НК РФ (письмо ФНС России от 24.11.2011 № Несмотря на выгодную компаниям позицию ФНС России, по нашему мнению, имеет смысл подписывать первичные документы усиленной квалифицированной ЭП.

Неизвестно, признают ли инспекторы на местах расходы, подтвержденные документами с простой или усиленной неквалифицированной ЭП. Электронная подпись на счетах-фактурах Счет-фактура, составленный в электронной форме, подписывается только усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) – так сказано в п.

6 ст. 169 НК РФ. Другие виды ЭП на счете-фактуре приведут к отказу в вычетах НДС. Также нельзя подписывать простой и неквалифицированной ЭП ( ):

  1. налоговые декларации и расчеты (п. 1 ст. 80 НК РФ);
  2. сообщения об открытии и закрытии счета в банке, о создании обособленных подразделений, об участии в других организациях (п. 7 ст. 23 НК РФ);
  3. книги покупок, книги продаж (п. 11, 13 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по НДС, абз. 2 п. 24 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по НДС, абз. 2 п. 22 Правил ведения книги продаж, применяемой при расчетах по НДС (утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137)).
  4. заявления о постановке на учет или о снятии с учета (п. 5.1 ст. 84 НК РФ);
  5. заявление о зачете излишне уплаченного налога (п. 4 ст. 78 НК РФ);

Для всех перечисленных выше документов налоговое законодательство предусматривает использование усиленной квалифицированной подписи.

Оценить: 1 0

Кто имеет право подписывать счета-фактуры?

Пример текста в доверенности на право подписи в счетах-фактурах ООО «АБВ» (далее – Общество), в лице директора Сидорова Тимофея Степановича, действующего на основании Устава Общества, настоящей доверенностью уполномочивает ведущего бухгалтера Общества Петрову Анну Андреевну (паспорт 99 00 563254, выдан ГОВД г. Сочи Краснодарского края), проживающей по адресу: г. Сочи, ул. Морская, д.7, подписывать за директора и главного бухгалтера от имени Общества счета-фактуры, выставляемые контрагентам.

Срок действия доверенности: по 31 декабря 2018 года включительно. Доверенность выдана без права передоверия.

Пример текста в приказе на право подписи в счетах-фактурах О подписании счетов-фактур В соответствии с пунктом 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ ПРИКАЗЫВАЮ:

  • Предоставить право подписи счетов-фактур от лица главного бухгалтера на Воронину Светлану Игоревну – заместителя главного бухгалтера.
  • Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.
  • Предоставить право подписи счетов-фактур от лица руководителя на Иванова Павла Александровича – финансового директора.

Опубликовано 09.12.2017 Если вам понравилась статья — поделитесь!

Возврат к списку

Позиция судей: отсутствие расшифровки не влияет на вычет НДС

А вот судьи считают, что факт отсутствия расшифровок подписей не лишает компанию права на вычет НДС; ; . Аргументы такие. Во-первых, из Налогового кодекса прямо не следует, что расшифровки подписей на счете-фактуре обязательны. Там только сказано, что счет-фактура от имени организации подписывается руководителем и главным бухгалтером либо иными лицами, уполномоченными на то приказом или доверенностью организации.

То есть НК требует только наличие подписей, а не их расшифровки.

А невыполнение требований к счету-фактуре, не предусмотренных НК РФ, не может быть основанием для отказа в вычете.

Во-вторых, ошибки в счетах-фактурах, не препятствующие налоговым органам идентифицировать продавца, покупателя, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, налоговую ставку и сумму налога, также не являются основанием для отказа в вычете НДС. Так что даже если согласиться, что отсутствие расшифровки подписей — это ошибка, вычету это не мешает.

*** Если есть возможность, попросите продавца расшифровать подписи. Это позволит избежать споров с налоговиками. Даже если отсутствие расшифровок налоговики обнаружили сами, исправленные счета-фактуры можно будет представить в инспекцию до того, как будет вынесено решение по проверке.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+