Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Какие документы нужно оформить в кадрах при смене фамилии

Какие документы нужно оформить в кадрах при смене фамилии

Какие документы нужно оформить в кадрах при смене фамилии

Какие документы нужны


Чтобы поменять СНИЛС при смене фамилии работника для пенсионного фонда бухгалтер подготавливает следующий пакет:

  1. копию документа, подтверждающего смену ФИО (свидетельство о браке, разводе или перемене имени);
  2. копия нового паспорта сотрудника;
  3. старый СНИЛС работника;
  4. заполненную вручную анкету АДВ-2;
  5. опись по форме АДВ-6.

Так, работники бухгалтерии в двухнедельный срок с момента получения копий паспорта и свидетельства от сотрудника подготавливают необходимые документы и самостоятельно передают их в пенсионный фонд.По истечении срока изготовления в отделении пенсионного фонда бухгалтеру выдадут новое пенсионное свидетельство работника и сопроводительную ведомость.Выдача свидетельства работнику должна быть произведена в течение недели с момента получения его из пенсионного фонда под роспись в сопроводительной ведомости, выданной вместе со страховым свидетельством.Важно! В течение месяца с момента выдачи свидетельства на руки работнику бухгалтеру необходимо вернуть обратно в ПФР сопроводительную опись с подписью работника.

Замена СНИЛС при смене фамилии – обязанность работодателя. Отказ бухгалтеров в этой ситуации не правомерен. Кроме того, после замены фамилии работники отдела кадров должны внести изменения в трудовую книжку и личное дело работника.

Трудовой договор

Закон не устанавливает требование вносить изменения при смене фамилии работника в трудовом договоре.

Однако кадровики все же предпочитают вносить изменения, чтобы избежать спорных ситуаций в будущем. Чтобы внести новые сведения, необязательно менять трудовой договор полностью – достаточно оформить дополнительное соглашение, в котором будут указаны актуальные персональные данные работника.

Порядок смены фамилии сотрудницы в ее документах кадровой службой

Вы здесь Опубликовано 2007-05-04 06:20 пользователем HRTrud «Отдел кадров», 2008, N 3 Вопрос: Наша сотрудница вышла замуж.

У нее поменялась фамилия и паспортные данные, и необходимо внести изменения не только в трудовую книжку, но и в другие учетные документы. Каков порядок смены фамилии сотрудницы в ее документах кадровой службой? Заменить свидетельство пенсионного страхования должна наша организация или сама работница?

Ответ: Изменение записи о фамилии, имени, отчестве и дате рождения сотрудника производится на основании паспорта, свидетельства о рождении, браке, расторжении брака, об изменении фамилии, имени или отчества и других документов. Такое указание содержит п. 26 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечение ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225. Поэтому для внесения изменения в трудовую книжку вашей сотрудницы, вышедшей замуж, достаточно будет свидетельства о заключении брака.

Кроме документа, подтверждающего изменения, целесообразно взять с сотрудницы заявление об изменении учетных данных примерно такого содержания:

«В связи со вступлением в брак прошу изменить в моих учетных документах и трудовой книжке фамилию «

Куренкова» на «Гончарова». Копию свидетельства о браке IV-АВ N 987654, выданного Автозаводским отделом ЗАГС г. Нижнего Новгорода 11.07.2008, прилагаю».

Как только работник представил вам необходимые документы, издаете приказ по личному составу об изменении фамилии — для того, чтобы в дальнейшем избежать недоразумений с начислением и выплатой заработной платы. Форма такого приказа не унифицирована, поэтому его составляют на бланке организации с соблюдением реквизитов документа в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов». Все распорядительные документы вступают в силу после их подписания или доведения до сведения исполнителя, поэтому нужно в приказе указать должностное лицо, ответственное за исполнение приказа, его фамилию и инициалы. После приказа вносите изменения во все учетные документы, в том числе личную карточку формы Т-2 и трудовую книжку.

Пунктом 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, установлено, что изменения вносят на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки в следующем порядке: одной чертой зачеркивают прежнюю фамилию и записывают новые данные. Ссылка на соответствующий документ, а также его номер и дату делается на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяется подписью работодателя или уполномоченного лица и печатью организации (или кадровой службы). Смена фамилии подразумевает смену паспортных данных, а следовательно, придется вносить изменения и в трудовой договор.

Это делается путем составления дополнительного соглашения, в котором указывают новую фамилию и паспортные данные. Что касается страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, здесь можно отметить следующее.

Трудовым законодательством установлена обязанность работодателя оформить данное свидетельство при заключении трудового договора впервые (ст. 65 ТК РФ). Об обязанности замены страхового свидетельства работодателем ни в одном нормативно-правовом акте ничего не сказано. Но Пенсионный фонд изменил ситуацию в 2006 г., издав Постановление от 31.07.2006 N 192п, которым утвердил Инструкцию по заполнению форм индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования.

Но Пенсионный фонд изменил ситуацию в 2006 г., издав Постановление от 31.07.2006 N 192п, которым утвердил Инструкцию по заполнению форм индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования. В соответствии с п. 20 Инструкции заявление об обмене страхового свидетельства в случае изменения фамилии, имени, отчества, даты рождения или пола застрахованного лица заполняется лично застрахованным лицом и предоставляется в территориальный орган ПФР.

Но в этом же пункте предусмотрено, что допускается заполнение данного заявления кадровыми либо другими службами организации.

Значит, необходимо именно во внутренних локальных документах организации предусмотреть, кто именно занимается переоформлением свидетельств государственного пенсионного страхования — сами сотрудники или отдел кадров. На наш взгляд, лучше поручить это специалистам кадровой службы, поскольку у них имеется опыт по оформлению документов для получения страховых свидетельств ПФР.

Тогда удастся избежать потери рабочего времени сотрудника. Т.В.Шадрина Редактор журнала «Отдел кадров» Подписано в печать 21.08.2008 Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

Какие документы нужны в отдел кадров после смены фамилии

Нечасто, но бывают ситуации, когда человек хочет поменять фамилию. Происходит это при разных обстоятельствах.

Иногда это желание поменять ее на более благозвучную или обладать фамилией, более традиционной для своей национальности.

Но в основном все происходит в результате вступления в брак или его расторжения. О том, какие документы нужны для смены фамилии, куда при этом нужно обращаться, расскажем подробнее.

Замена российского паспорта Итак, вы решились поменять фамилию. Возникает закономерный вопрос о том, какие документы при смене фамилии подлежат замене.

В первую очередь придется поменять паспорт.

И сделать это нужно, пока не прошел один месяц после того как брак зарегистрировали (конечно, если жена намерена взять себе фамилию мужа).

В противном случае есть шанс получить штраф за проживание с недействительным паспортом на территории РФ. Если же в результате заключения брака супруга фамилию не меняла, то и документы никакие обновлять не нужно.

Какие документы надо менять после замужества Документы, которые необходимо обновить после смены фамилии:

  1. СНИЛС;
  2. банковские карты/счета;
  3. водительское удостоверение;
  4. заграничный паспорт;
  5. российский паспорт;
  6. документы, связанные с образованием (за исключением дипломов и прочих документов об окончании образования);
  7. ИНН (при желании);
  8. медицинский полис;
  9. документы о праве собственности на автомобиль/данные в страховой организации.

Замена паспорта после замужества Паспорт гражданина РФ В течение 30 дней после смены фамилии (а именно со дня регистрации брака) необходимо обновить российский паспорт. В формулировке приказа лучше использовать фразу «внести изменения в учетные документы работника», а не «в персональные данные». Дело в том, что персональные данные могут изменить только специальные государственные органы, но никак не кадровая служба.

Начало положено! Шаг третий. Вносим изменения Программа Приказ подписан обеими сторонами. Теперь начинается самое важное — вносим изменения.

Наверняка, в 99,9% организаций работают с компьютерным обеспечением — будь то «1С», «Галактика» или что-то подобное. В программу необходимо занести новые данные о смене фамилии, имени или отчества сотрудника в специальном разделе. Трудовая книжка Обязательно вносятся изменения в трудовую книжку.

На титульном листе книжки зачеркиваем старую фамилию (одной чертой!) и пишем новую. К заявлению руководитель должен приложить копии документов, подтверждающих изменение персональных данных (паспорт, свидетельство о регистрации (расторжении) брака, об изменении фамилии). Подлинники документов достаточно просто предъявить сотрудникам кадровой службы работодателя.

Далее на основании заявления руководителя необходимо подготовить и зафиксировать в журнале регистрации приказ о внесении изменений в документы, содержащие его персональные данные. С приказом следует ознакомить под роспись самого руководителя, а также ответственных работников кадровой службы и бухгалтерии. Обратите внимание, что приказ издается только при предъявлении руководителем нового паспорта (одного свидетельства о браке недостаточно), так как, пока работник не поменял паспорт, фамилия его остается прежней.

Согласно п. Previous article Next article

Что делать кадровику, если работник изменил фамилию, имя или отчество?

В этом случае специалисту по кадрам придется вносить изменения в учетные документы, где указаны персональные данные человека. Как это правильно сделать — в материале Шаг первый.

Заявление Люди женятся, выходят замуж, создают новую семью… И в подавляющем большинстве женщины после этого прекрасного события берут фамилию мужа. Некоторые, за редким исключением, меняют имя, отчество или фамилию по другим причинам. Может быть, фамилия была неблагозвучной или человек решил вместо «Кати» стать «Аллой», мечтая очистить свою карму.

Возможно, женщина развелась и теперь возвращает себе свою девичью фамилию. Все возможно… Но любые причины в этой ситуации не играют большой роли для кадровика. Задача специалиста правильно оформить изменение имени, фамилии или отчества сотрудника в тех документах, где указаны его персональные данные.

В первую очередь человек должен написать заявление на смену фамилии и приложить к этому заявлению копии подтверждающих документов. Например, если женщина вышла замуж и взяла фамилию мужа, то ей надо принести новый паспорт и свидетельство о заключении брака.

Также сотрудник или сотрудница должны сходить в Пенсионный фонд и заменить страховое пенсионное свидетельство. А еще — получить в налоговой обновленный ИНН.

Все копии данных документов надо отдать в кадровую службу. Шаг второй. Приказ После того, как сотрудник написал заявление, специалист кадровой службы отдает бумагу руководителю. Руководитель ставит на ней резолюцию и отдает «в работу» кадровику.

Кадровик регистрирует заявление в документообороте и составляет приказ по личному составу о внесении изменений в учетные документы. Затем отдает приказ на подпись руководителю и сотруднику предприятия. В формулировке приказа лучше использовать фразу «внести изменения в учетные документы работника», а не «в персональные данные».

В формулировке приказа лучше использовать фразу «внести изменения в учетные документы работника», а не «в персональные данные». Дело в том, что персональные данные могут изменить только специальные государственные органы, но никак не кадровая служба.

Начало положено! Шаг третий. Вносим изменения Программа Приказ подписан обеими сторонами. Теперь начинается самое важное — вносим изменения. Наверняка, в 99,9% организаций работают с компьютерным обеспечением — будь то «1С», «Галактика» или что-то подобное.

В программу необходимо занести новые данные о смене фамилии, имени или отчества сотрудника в специальном разделе.

Трудовая книжка Обязательно вносятся изменения в трудовую книжку. На титульном листе книжки зачеркиваем старую фамилию (одной чертой!) и пишем новую.

На внутренней стороне обложки указываем, что изменения внесены, например, на основании свидетельства о заключении брака, вписываем номер свидетельства, ставим дату, печать и подпись руководителя или кадровика. Таким же образом оформляем титульник трудовой книжки, если человек изменил имя или отчество.

Карточка Т-2 В личное дело сотрудника также вносим изменения. Вкладываем в него копии нового паспорта и свидетельства о регистрации брака. А также копии нового СНИЛСа и ИНН (эти документы сотрудник должен сам сделать в соответствующих органах). В личном деле зачеркиваем старую фамилию и вписываем новые данные.
В личном деле зачеркиваем старую фамилию и вписываем новые данные.

Если смена фамилии произошла благодаря замужеству или из-за развода, то в «семейном положении» меняем статус. Рядом с новой фамилией записываем наименование документа, на основании которого были внесены изменения (свидетельство о заключении или расторжении брака, паспорт, решение суда и т.д.), дату и ставим свою подпись. Трудовой договор В трудовой договор можно не вносить изменения.

Вместо этого оформляем дополнительное соглашение к трудовому договору, где изменяем пункты с ФИО и персональными данными сотрудника. Все эти действия в законе не прописаны.

Но кадровики, оформляя такое соглашение, избавляются в будущем от непредвиденных недоразумений. Все-таки трудовой договор — это очень серьезный и важный документ.

К личному делу сотрудника при смене фамилии надо обязательно приложить копии его новых документов. Фото: Depositphotos Зарплатная карта Если сотрудники в организации получают зарплату по пластиковым картам, то специалисту по кадрам или бухгалтеру необходимо сообщить данные в банк. Для этого кадровик отправляет копию нового паспорта сотрудникам банка, и на основании этого документа они уже делают новую зарплатную карту.

Справка Закон не требует составлять новый договор с сотрудником, сменившим фамилию.

Но для того, чтобы в будущем не возникло проблем и недоразумений, юристы советуют составлять дополнительное соглашение к трудовому договору. Важно Основные документы, которые предоставляет сотрудник при смене фамилии, имени или отчества в отдел кадров:

  1. Новый СНИЛС
  1. Новый ИНН
  1. Новый загранпаспорт (если ранее он был).

    Замена загранпаспорта важна в первую очередь лично для сотрудника: чтобы не возникло проблем при выезде, если его направят в командировку за границу

Документ, удостоверяющий смену фамилии: А) паспорт Б) свидетельство о заключении брака В) свидетельство о расторжении брака Г) свидетельство об изменении фамилии, имени или отчества Мнение HR-менеджер Александра Сергачева: — В моей практике в основном меняли фамилии женщины. Мужчин, сменивших фамилии, было всего трое. Каждый из них после вступления в брак брал фамилию жены, так как своя была неблагозвучной.

Крайне редко бывает, что люди меняют отчества или имена. На моей практике такого не было. Также редки случаи, когда фамилию меняют руководитель организации или главный бухгалтер.

В этой ситуации процесс оформления происходит сложнее. Внесением изменений в учредительные документы занимаются бухгалтеры или юристы, они же подают сведения в ИФНС и т.д.

Но это нужно делать, если директор собственник или акционер, а не наемный работник. Если у директора или главбуха меняются имя, отчество или фамилия, то необходимо делать замену всех банковских документов.

Какие Документы Нужны В Отдел Кадров При Смене Фамилии

В случае со странами, для посещения которых нужна виза, можно либо оформить ее до бракосочетания на девичью фамилию, так, чтобы она совпадала в обоих паспортах, либо заниматься этим уже после того как получите новый российский паспорт.

Если вы решили поменять загранпаспорт при смене фамилии, документы для оформления нового тоже предоставляются в отделения ФМС по месту прописки, временной регистрации или проживания.на Электронная подписка за 8400 руб.

К заявлению руководитель должен приложить копии документов, подтверждающих изменение персональных данных (паспорт, свидетельство о регистрации (расторжении) брака, об изменении фамилии).

Заявление

В связи со вступлением в брак и изменением фамилии прошу изменить в моих учетных документах и трудовой книжке фамилию «Шарикова» на «Шереметьева».

Приложение: копия свидетельства о браке IV-АВ № 987654, выданного Кутузовским отделом ЗАГС г. Москвы 11.02.2011, копия паспорта 45 05 № 123654, выданного ТП УФМС № 62 г.

Москвы 25.02.2011. 28.02.2011 М.Г. Шереметьева ШАГ 2. Внесите изменения в трудовую книжку сотрудника. Покажем на примере, как это сделать; .

(1) На внутренней стороне обложки трудовой книжки ставится печать организации или кадровой службы.

ШАГ 3. Измените фамилию в личной карточке работника (форма № Т-2): зачеркните одной чертой прежнюю фамилию и рядом укажите новую. Исправления должны быть заверены подписью ответственного сотрудника.

Визы и загранпаспорт

Если вам приходится выезжать за пределы России, то следующий этап – замена загранпаспорта.

Заявление на оформление нового заграничного паспорта можно подать лично в ГУВМ МВД или в МФЦ, приложив вышеперечисленный список документов. Но проще и удобнее всего это сделать через сайт Госуслуг (https://www.gosuslugi.ru/).

Кроме основного пакета, необходимо будет предоставить:

  1. копию нового внутреннего паспорта;
  2. копию военного билета (если имеется).
  3. копию трудовой книжки;

При замене загранпаспорта паспорта не стоит забывать и о визах – их необходимо получать заново.

Оформляем кадровые документы при изменении личных данных работника

  1. 5 Изменение фамилии в трудовой книге после замужества
  2. 7 Дата изменения фамилии после замужества в кадровых документах
  3. 8 После смены фамилии какие документы нужно предоставить в отдел кадров
  4. 6 Какие документы нужны в отдел кадров при смене фамилии
  5. 2 Сотрудница вышла замуж и сменила фамилию как оформить
  6. 1 Как правильно оформить документы кадров работнику если сотрудник сменил фамилию
  7. 3 Смена фамилии куда вносятся изменения в кадровые документы
  8. 4 Кадры смена фамилии после замужества

Основанием для внесения изменений служат следующие документы сотрудника:

  1. паспорт;
  2. свидетельство о браке.

Также отметим, что при изменении анкетных данных сотрудника можно сделать ссылку как на оба документа – и на паспорт, и на соответствующее свидетельство (свидетельство о браке, об изменении фамилии), так и на один из них, если все необходимые данные содержатся в одном документе. Если одного документа недостаточно, то ссылка делается на оба.

Как правило, при внесении изменений в трудовую книжку ссылка делается на свидетельство о браке. При внесении изменений в трудовой договор одновременно вносятся изменения и в реквизиты паспорта работника. При этом, дата приказа будет текущая дата, т.е.

Внимание Вопрос При приеме на работу с сотрудницей заключен трудовой договор.

Она выходит замуж меняет фамилия, приносит нам копию свидетельства о браке, копию нового паспорта. Пишет заявление о смене фамилии, делаем приказ на основании заявления в программе меняем ей фамилия.

Важно Нужно ли составлять новый трудовой договор и как правильно поступить в этой ситуации.

Просто при проверке ПФР нам говорит, что тот договор мы должны расторгнуть и заключить новый. Помогите, с этим вопросом. После чего сотруднице необходимо написать заявление с просьбой внести такие изменения в кадровую документацию, предоставив подтверждающие документы, а работодатель должен издать приказ и внести такие изменения.

Напомним, что статья 57 Трудового кодекса предписывает включать в текст трудового договора фамилию, имя, отчество работника и сведения о документе, удостоверяющем его личность. Поэтому изменение этих данных обязательно должно быть отражено в трудовом договоре.

Сейчас большинство кадровиков оформляют соглашение сторон или приложение к трудовому договору, то есть используют механизм, предназначенный для изменения условий договора.

Никаких нареканий со стороны контрольных органов это обычно не вызывает. Но следует помнить, что статья 57 позволяет вносить недостающие сведения непосредственно в текст договора (образец). * Пункт 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г.
* Пункт 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г.

№ 69). ** Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации (утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г.

№ 1). В формулировке приказа лучше использовать фразу «внести изменения в учетные документы работника», а не «в персональные данные».

Дело в том, что персональные данные могут изменить только специальные государственные органы, но никак не кадровая служба.

Начало положено! Шаг третий. Вносим изменения Программа Приказ подписан обеими сторонами.

На титульном листе книжки зачеркиваем старую фамилию (одной чертой!) и пишем новую.

При смене фамилии работника, работодателю предстоит грамотно внести исправления во внутреннюю документацию. В первую очередь работник, сменивший фамилию, должен написать заявление. Рис. 1. Заявление работодателю о внесении изменений После смены паспортных данных необходимо внести изменения в кадровые документы.

Поводом для этого станут копии подтверждающих документов:

  1. новый паспорт лица;
  2. СНИЛС и ИНН.
  3. свидетельство о заключении либо расторжении брака, а также о смене имени;

Именно эти документы обязан представить работник для смены фамилии на работе. Исправления должны быть внесены во все документы, содержащие ФИО – трудовой договор, личная карточка, трудовая книжка, график отпусков, ведомости, описи и т.

д. После сдачи работником заявления, кадровики должны составить приказ, после которого кадровики и бухгалтеры внесут необходимые исправления. Законом не регламентируется алгоритм, процедура и очередность исправлений во внутренней документации при смене данных персонала. Однако для полноценной работы все же придется внести исправления в сведения о работнике.

Однако для полноценной работы все же придется внести исправления в сведения о работнике.

Работник меняет фамилию: как оформить изменения в кадровых документах

Работница вышла замуж и изменила фамилию. Достаточно ли в этом случае издать приказ о том, что с такого-то числа Лукьянову считать Шестаковой в связи с регистрацией брака?Нужно ли заключать с работницей дополнительное соглашение к трудовому договору в связи с изменением фамилии?

Не грозит ли штраф за неправильное составление дополнительного соглашения? Как внести исправления в трудовую книжку?

В каких еще документах нужно отразить изменение фамилии?»Ответим на все вопросы по порядку.Согласно ст.

3 федерального закона «О персональных данных» от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ«персональные данные — любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация».Многие кадровые и бухгалтерские документы содержат персональные данные.

Поэтому когда изменяются персональные данные работника, необходимо издание приказа о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные.Изданию приказа предшествует подача работником заявления с просьбой внести изменения в документы, содержащие персональные данные. Подача заявления – не обязательный, но целесообразный шаг.

К заявлению работник прикладывает копии документов, подтверждающих изменение персональных данных (паспорт, свидетельство о регистрации брака, свидетельство о расторжении брака, свидетельство об изменении фамилии ил имени, отчества, решение суда и др.). Подлинники этих документов работник предъявляет работодателю.Далее следует издание приказа. Рекомендуемое название такого приказа —

«Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника»

.Мы категорически не советуем использовать распространенную формулировку вроде «С такого-то числа считать Лукьянову Шестаковой в связи с регистрацией брака…» На наш взгляд, это неграмотно.

Можно подумать, что без приказа работодателя Лукьянова не будет считаться Шестаковой? Шестаковой она считается на основании свидетельства о регистрации брака, а не на основании приказа своего работодателя.Неправильной является и другая распространенная формулировка – «внести изменения в персональные данные работника». Изменять персональные данные работника – это полномочие специальных государственных органов, а не кадровой службы работодателя.

Кадровая служба лишь вносит изменения в документы, содержащие персональные данные, на основании документов об изменении персональных данных работников, выданных специальными государственными органами.На основании такого приказа будут вноситься изменения в трудовую книжку работника, личную карточку работника, лицевой счет работника и иные кадровые и бухгалтерские документы, содержащие персональные данные работника.По нашему мнению не нужно заключать с работником дополнительное соглашение к трудовому договору в связи с изменением фамилии и иных персональных данных.

Такой вывод можно сделать из статьи 57 Трудового кодекса РФ.

Согласно этой статье в содержание трудового договора входят сведения и условия.

Фамилия, имя, отчество работника, сведения о документах, удостоверяющих личность работника, относятся к сведениям. Согласно ч. 3 ст. 57 ТК РФ

«недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора, а недостающие условия определяются приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон…»

. Полагаем, аналогично следует поступать в случае изменения сведений, т.е.

вносить изменения в текст трудового договора, и при этом заверять вновь внесенные сведения подписями сторон – работника и работодателя. Ст. 72 ТК РФ также подтверждает, что только при изменении условий трудового договора оформляется отдельное соглашение.Однако существует и другая точка зрения. Оппоненты считают, что дополнительное соглашение к трудовому договору должно заключаться в случае изменения работником фамилии и иных персональных данных.

Сторонники этой позиции ссылаются тоже на статью 57 ТК РФ и указывают, что эта статья допускает внесение в текст трудового договора только недостающих сведений, а не измененных.

Поэтому нельзя вносить изменения сведений о фамилии и иных персональных данных работников в текст трудового договора, а нужно подписывать дополнительное соглашение.На практике некоторые кадровики для подстраховки руководствуются сразу двумя приведенными точками зрения и вносят изменения и в текст трудового договора и подписывают с работником дополнительное соглашение.

Пока к нам не поступало информации о том, что Гострудинспекция штрафует за составление дополнительного соглашения к трудовому договору в случае изменения персональных данных работника.Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные регистрируется в соответствующем Журнале регистрации приказов.С приказом о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные, знакомят под роспись всех заинтересованных лиц: самого работника, соответствующих работников кадровой службы и бухгалтерии.На основании приказа производится внесение необходимых изменений в документы, содержащие персональные данные работникам, полномочными сотрудниками работодателя.Изменение сведений о работнике в трудовой книжке.Пунктом 2.3 Инструкции установлены следующие правила внесения изменений в сведения о работнике в трудовой книжке:- изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату;- указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки;- одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные;- ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).Некоторые специалисты считают, что записи об изменении фамилии надлежит делать не только на основании свидетельства, но и одновременно на основании паспорта.На практике новую фамилию пишут рядом с зачеркнутой (как в образце), под зачеркнутой, над зачеркнутой, в зависимости от наличия свободного места.Изменение сведений о работнике в личной карточке.Существует несколько вариантов внесения таких изменений в личную карточку.Предположим, работница вышла замуж и изменила фамилию.Прежняя фамилия может быть зачеркнута одной чертой, и справа можно указать новую фамилию. Кстати, именно поэтому в строке, предназначенной для указания фамилии, таковую обычно рекомендуют писать ближе к левому краю. Тогда остается место, чтобы новую фамилию указать правее.

Также следует указать, на основании какого документа внесены изменения. Это можно сделать на поле личной карточки напротив строки, где зачеркнута прежняя фамилия и написана новая –

«Свидетельство о регистрации брака II-МТ № 115116 от 10.08.2005г.»

.

Данную запись здесь же кадровик заверяет своей подписью и проставляет дату внесения изменений.Если справа места нет, то новую фамилию можно написать сверху.Сведения о документе, подтверждающем изменение фамилии, и заверительная подпись кадрового работника могут быть указаны также в разделе Х личной карточки «Дополнительные сведения».Еще один вариант, используемый в данном случае в кадровой практике, – это распечатка страницы личной карточки с внесенными изменениями или дополнительными строками под графой для внесения изменений.

При этом на старой странице делается отметка о том, что произведена замена страницы в связи с изменением фамилии. На новой странице также отражается факт замены.Аналогичные рекомендации можно дать по поводу изменения других сведений о работнике. Источник: «». Рубрики: Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера».

Все для бухгалтера. Пора завести блог на Клерк.ру Блог компании на «Клерке» — это ваш новый инструмент, чтобы рассказать о себе.

Публикуйте любой контент про вашу компанию.

Как правильно оформить процедуру смены фамилии в учетных документах

Вы здесь Опубликовано 2007-01-16 02:20 пользователем HRTrud «Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2008, N 4 Вопрос: Сотрудница отдела логистики вышла замуж и сменила фамилию (была Астахова, стала Рычкова). ? Н.А.Поликутина, г. Кимры Ответ: К сожалению, в законодательстве прописана только процедура внесения изменений в трудовую книжку и в личную карточку работника.

А вот как оформить все остальное — нигде не сказано: ни в законах, ни в разъяснениях ведомств.

Поэтому предложенная нами процедура оформления — не более чем рекомендация. Однако мы постараемся подкрепить наши доводы аргументами из практики и из законодательства.

Итак, при смене фамилии работника потребуется внести изменения: — в трудовую книжку; — в книгу учета движения трудовых книжек; — в личную карточку работника (форма N Т-2); — в лицевой счет (форма N Т-54); — в трудовой договор. Кроме того, нужно будет получить новое страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования. Основаниями для внесения соответствующих изменений в перечисленные документы будут: — свидетельство о заключении брака, — паспорт с новыми данными.

Спор вызывает необходимость написания работником заявления об изменении фамилии в учетных документах и издания соответствующего приказа. В законе такого требования не содержится, однако многие специалисты рекомендуют все же оформить эти документы: и для удобства организации документооборота (особенно в крупных компаниях), и для сотрудников трудовой инспекции (как правило, при проверке они требуют эти документы).

Мы придерживаемся данной точки зрения, поэтому ниже мы покажем, как можно оформить заявление и приказ. Повторяем, что утвержденной формы этих документов не существует, но общие правила их составления соблюдать нужно.

Начнем с заявления (см. пример 1).

Пример 1. Генеральному директору ООО «Ламбада» Чижевскому Л.Ю. начальника отдела логистики Астаховой С.С.

Заявление Прошу изменить в учетных документах фамилию Астахова на Рычкову в связи со вступлением в брак. Копию свидетельства о браке С1 N Ва555 прилагаю.

24.03.2008 Астахова С.С. Астахова Учтите: заявление необходимо подписывать прежней фамилией, поскольку работником организации является пока Астахова, а не Рычкова. Далее на основании заявления работника, копии свидетельства о заключении брака и нового паспорта работника руководитель организации должен издать приказ об изменении фамилии сотрудника в учетных документах (см.

пример 2). Пример 2. Общество с ограниченной ответственностью «Ламбада» Приказ 04.04.2008 N 222 Москва Об изменении фамилии В связи со сменой фамилии начальника отдела логистики Астаховой С.С.

Приказываю: Изменить в учетных документах организации и в трудовой книжке работника фамилию начальника отдела логистики Астаховой Светланы Сергеевны на фамилию Рычкова в связи со вступлением в брак. Основание: заявление Астаховой С.С.

от 24.03.2008; копия свидетельства С1 N Ва555, выданного 18.03.2008 Куровским ОЗАГС Орехово-Зуевского района Московской области; паспорт серии 4607 N 018888, выданный 04.04.2008 1 ГОМ УВД Москвы. Генеральный директор Чижевский Л.Ю. Чижевский С приказом ознакомлена: начальник отдела логистики Астахова С.С.

Астахова 05.04.2008 При составлении указанных документов может возникнуть вопрос: каким числом должен быть составлен приказ об изменении фамилии?

Ведь свидетельство о заключении брака датировано днем свадьбы, а новый паспорт выдается как минимум через одну-две недели, и дата выдачи в нем стоит уже другая. К тому же работник может принести все эти документы гораздо позже даты их выдачи (например, только после длительного отпуска — медовый месяц, знаете ли). По нашему мнению, приказ об изменении фамилии следует составить в день, когда работник получит новый паспорт.

Поясним почему. В трудовую книжку можно вносить изменения на основании свидетельства о заключении брака (об этом сказано в п.

26 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Постановление N 225)), чего нельзя сказать о внесении изменений в учетные документы. Например, ту же личную карточку заполняют на основании документа, удостоверяющего личность работника, в частности паспорта (см.

Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). Поэтому, на наш взгляд, вносить изменения в этот и другие учетные документы следует именно на основании нового паспорта. Теперь рассмотрим саму процедуру внесения правок в документы.

1. Как уже было сказано, изменение записей о фамилии работника в трудовую книжку нужно производить на основании паспорта либо свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов. Это должен сделать работодатель по последнему месту работы сотрудника.

Об этом говорится в п. 26 Постановления N 225.

Пункт 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, разъясняет технологию внесения подобных изменений в трудовую книжку. На первой странице (титульном листе) трудовой книжки одной чертой зачеркивается прежняя фамилия и рядом разборчивым почерком вносятся новые данные.

На внутренней стороне обложки (в любом свободном месте) делается следующая запись:

«Фамилия Астахова изменена на фамилию Рычкова на основании свидетельства о заключении брака С1 N Ва555, выданного 18.03.2008 Куровским ОЗАГС Орехово-Зуевского района Московской области»

. Ниже ставится подпись работодателя или специально уполномоченного им лица (в частности, кадрового работника), а также печать организации или кадровой службы. 2. Много споров вызывает вопрос о необходимости внесения изменений в трудовой договор и об оформлении этой процедуры.

Одни специалисты считают, что следует заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, другие опровергают эту точку зрения, говоря, что фамилия (как это ни странно звучит) не является обязательным условием трудового договора, поэтому закон не требует заключения никакого дополнительного соглашения при ее изменении.

Тем более о чем будут договариваться стороны в соглашении? Об изменении фамилии? Да, звучит нелепо, но тем не менее мы все же советуем внести изменения в трудовой договор.

Свое мнение поясним на примере. Допустим, трудовой договор с работницей, поменявшей фамилию, не был изменен.

Через некоторое время возникла необходимость в заключении дополнительного соглашения с работником (например, изменилось место работы).

В дополнительном соглашении к трудовому договору с работником Астаховой уже будет указана новая фамилия (Рычкова).

Получится путаница (прежде всего для самих кадровиков): трудовой договор заключен с Астаховой, а дополнительное соглашение к нему — уже с Рычковой. Также можно провести аналогию с гражданским правом, где предусмотрено, что соглашение об изменении или о расторжении договора совершается в той же форме, что и договор (то есть в нашем случае — в письменной).

Поэтому ради удобства мы рекомендуем составить документ, который можно называть «Изменение к трудовому договору». Его следует составить на основании нового паспорта работника, поскольку внести изменения нужно будет и в паспортные данные работника. Также рекомендуем приложить к трудовому договору копии приказа, свидетельства о заключении брака и нового паспорта.

Образец оформления такого документа приведен ниже: Пример 3. Изменение к трудовому договору N 11 от 15 марта 2006 года г.

Москва 04.04.2008 Общество с ограниченной ответственностью «Ламбада», именуемое в дальнейшем Работодатель, в лице генерального директора Чижевского Леонида Юрьевича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и Астахова Светлана Сергеевна, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, пришли к следующему соглашению: 1. Изменить в трудовом договоре фамилию Астахова на фамилию Рычкова. 2. Считать действительными паспортные данные в следующей редакции: паспорт серии 4607 N 018888 выдан 04.04.2008 1 ГОМ УВД Москвы.

Работодатель: Работник: Генеральный директор Начальник ООО «Ламбада» отдела логистики Л.Ю.

Чижевский Астахова С.С. Чижевский Астахова ——— ——— (подпись) (подпись) 3.

Процедура внесения изменений в личную карточку работника (форму Т-2) прописана в Постановлении Госкомстата России от 05.01.2004 N 1

«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

.

Там сказано, что в документ вносятся новые данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

Представляется, что внесение изменений в остальные документы следует производить аналогичным образом. 4. Не забудьте поменять страховое пенсионное свидетельство.

Для этого необходимо заполнить заявление об обмене страхового свидетельства по форме АДВ-2, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 21.10.2002 N 122п

«О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования и Инструкции по их заполнению»

. Образец заполнения указанного заявления см.

в примере 4. Пример 4. ┌─────────────┐ Форма АДВ-2 Код по ОКУД │ │ └─────────────┘ Заявление об обмене страхового свидетельства Заполняется застрахованным лицом печатными буквами ┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ 087-102-567 89 │ │Страховой номер — — — — │ │Ф.И.О., указанные в страховом свидетельстве │ │ Астахова │ │Фамилия ————————- │ │ Светлана │ │Имя ————————- │ │ Сергеевна │ │Отчество ————————- │ │Новые анкетные данные (указать только изменившиеся данные) │ │ Рычкова │ │Фамилия ————————- │ │Имя _________________________ │ │Отчество _________________________ │ │ ж │ │Пол — (м/ж) │ │ 20 мая 1980 │ │Дата рождения «—» ————- —- года │ │Место рождения: │ │ Орехово-Зуево │ │ город (село, дер., .) ———————————- │ │ район __________________________________ │ │ область Московская │ │ (край, респ., .) ———————————- │ │ Российская Федерация │ │ страна ———————————- │ │ Российская Федерация │ │Гражданство ———————————- │ │Адрес постоянного места жительства │ │ 172600 Москва │ │Адрес индекс —— адрес —————————- │ │ Комсомольский проспект д. 10 кв. 1 │ │регистрации ———————————————— │ │ ________________________________________________ │ │Адрес места индекс ______ адрес ____________________________ │ │жительства ________________________________________________ │ │фактический ________________________________________________ │ │ (заполнять при отличии от адреса регистрации) │ │ 555-54-43 │ │Телефоны ———————————————— │ │ (домашний и/или рабочий) │ │Документ, удостоверяющий личность │ │ паспорт │ │Вид документа ———————————————— │ │ (указать название документа: паспорт, │ │ удостоверение личности и др.) │ │ 4607 018888 │ │Серия, номер ——————- ——————— │ │ 04 апреля 2008 │ │Дата выдачи «—» ————— —- года │ │ 1 ГОМ УВД Москвы │ │Кем выдан ———————————————— │ │ ________________________________________________ │ └────────────────────────────────────────────────────────────────┘ Дата заполнения Личная подпись Рычкова 06 апреля 2008 застрахованного лица ———- «—» ———— —- года Л.Н.Юрьева Юрист Подписано в печать 31.03.2008 Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

Ситуация вторая: замена паспорта

Следующей ситуацией, которую мы рассмотрим в рамках сегодняшней темы, является получение сотрудником нового паспорта. Такое возможно как в экстренном порядке — при утере, повреждении и т п., так и в плановом — паспорта положено обменивать в 20 и 45 лет (п.

7 Положения о паспорте, утв. постановлением Правительства РФ от 08.07.97 № 828). В принципе, алгоритм действий в этом случае схож с тем, что мы описали выше, в случае со сменой фамилии. Однако документов, в которые надо будет вносить изменения, здесь меньше.

Это трудовой договор, лицевой счет, личная карточка, доверенность и банковские документы. Да и сопутствующие бумаги оформляются все же несколько иначе.

Первым делом, получаем у сотрудника заявление примерно такого содержания: Генеральному директору ООО «Первый» Мурашову Е.Д.

от специалиста отдела по работе с VIP-клиентами Деминой Р.К.

ЗАЯВЛЕНИЕ В связи с получением нового паспорта, прошу внести необходимые изменения в кадровую и иную документацию, содержащую мои паспортные данные. Приложения: 1. Копия паспорта (все страницы).

Демина Р.К. 07 марта 2020 года На основании этого заявления руководитель издает приказ. В нем перечисляются те действия, которые необходимо совершить для отражения изменений в кадровой и прочей документации. ООО «Первый» ПРИКАЗ № 1256/к-п 11 марта 2020 г.

В связи с поступившим от Деминой Р.К.

заявлением, в котором она уведомляет администрацию ООО «Первый» об изменении персональных данных, Приказываю: 1. В срок до 15 марта с.г.: 1.1. Подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору с Деминой Р.К., учитывающее изменение ее паспортных данных.

1.2. Внести в личную карточку Деминой Р.К.

информацию о смене паспортных данных. 1.3. Обеспечить учет новых персональных данных Деминой Р.К. при составлении налоговой отчетности и отчетности во внебюджетные фонды.

1.4. Оформить на Демину Р.К. новую доверенность, одновременно отозвав прежнюю (от 1 января 2020 года №14-дVIP). 1.5. Уведомить сотрудников компании, контрагентов и прочих заинтересованных лиц о том, что на Демину Р.К.

оформлена новая доверенность. 1.6. Оформить документы, необходимые для замены банковской карты, выданной Деминой Р.К. в рамках зарплатного проекта.

2. Ответственным за исполнение настоящего приказа назначить главного бухгалтера ООО «Первый» Береговскую Н.И.

Генеральный директор Е.Д. Мурашов Наконец, на основании этого приказа готовится дополнительное соглашение к трудовому договору. Выглядит оно в данном случае следующим образом: ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ к трудовому договору от 12 июля 2018 года № 24-тд Город Краснодар 15 марта 2020 года Общество с ограниченной ответственностью «Первый», в лице Генерального директора Е.Д.

Мурашова, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем Работодатель, с одной стороны, и Демина Раиса Константиновна, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, совместно именуемые в дальнейшем Стороны, заключили настоящее Дополнительное соглашение к действующему между Сторонами трудовому договору (от 12 июля 2018 года № 24-тд, далее — Договор): 1. В связи с изменением персональных данных Работника, п. 12. Договора изложить в следующей редакции: «Работник — Демина Раиса Константиновна, паспорт серии 4504 номер 765432, выдан 12 декабря 2011 года паспортным столом № 3 ФМС по г.

Краснодару. Проживает по адресу: г. Краснодар, ул. Дзержинского, д.

10, корп. 2, кв. 15. Работодатель — ООО «Первый», ИНН 2301003127 КПП 230101001, Юридический адрес: 350017, г. Краснодар, пр. Радищева, д.56.

Фактический адрес: 350017, г. Краснодар, пр. Радищева, д.56. Телефон: 8(861)370-1-370. Банк: «Адмиралтейский», р/счет: 40702810710010035995, к/счет: 30101810100000000995, БИК 046551995» 2.

Подписи Сторон: Работник Демина Работодатель Мурашов Обратите внимание, что в этом примере, в отличие от предыдущего, использован другой вариант дополнительного соглашения. Принципиальная разница между ними связана со способом оформления первоначального договора в части информации о работнике. На практике сложились два варианта отражения в трудовых договорах сведений о работнике (номера паспорта, места жительства и т п.).

Первый вариант — данные о работнике указываются в «шапке» договора, то есть в начале договора. Второй вариант — данные о работнике вносятся в последний пункт договора, где проставляются подписи сторон. Вариант, приведенный в этом разделе, как раз применим в случае, когда данные работника были указаны в конце договора.

А тот вариант, который мы рекомендовали в разделе, посвященном смене фамилии, рассчитан на ситуации, когда данные работника содержатся в «шапке» договора.

Другие ситуации, требующие внесения изменений в кадровую документацию, будут рассмотрены в следующей статье.

411 344 Поделиться411 344411 344 Поделиться411 344

Трудовая книжка

При заполнении , внесении в него корректировочных сведений кадровик руководствуется

  1. Постановлением Правительства №225 от 16-04-03 г. (р.3);
  2. Инструкцией Минтруда №69 от 10-10-03 г. (п. 2.3).

Предыдущую запись (фамилию) на титульном листе (первой странице) зачеркивают одной прямой чертой и сверху пишут новую фамилию. Если сверху места недостаточно, то запись можно сделать снизу или сбоку.

На внутренней стороне обложки нужно указать реквизиты документа, послужившего основанием для смены анкетных данных, например данные из свидетельства о браке. Эти сведения удостоверяет руководитель (уполномоченный представитель) фирмы своей подписью. Заверяется запись печатью организации в целом или ее кадровой службы.

Смена фамилии предполагает и смену паспорта, данные которого, как правило, также указывают на внутренней стороне обложки документа.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+