Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Другое - Как напомнить о себе в деловой переписке

Как напомнить о себе в деловой переписке

Как напомнить о себе в деловой переписке

Как оформить деловое письмо на английском языке


Мы выяснили, как писать деловое письмо на русском. А как обстоят дела с написанием писем для иностранных компаний?

1. Дата В США существует своя форма написания даты: сначала идет месяц, потом число, потом год (9 октября 2021 года будет выглядеть так – 10.09.19).В Британии дата пишется так же, как в России, однако месяц все лучше писать буквами, а не цифрами, во избежание неразберихи.
2. Деловое письмо: реквизиты получателя

  1. Обращение к замужней женщине: Mrs (далее идет фамилия).
  2. Обращение к незамужней женщине: Miss (далее идет фамилия).
  3. Обращение к мужчине выглядит так: Mr (далее идет фамилия).
  4. Если не знаете статус дамы: Ms (укажите фамилию).

3.

Адрес получателя Для писем, которые отправляются в США, установлен следующий порядок написания адреса: номер офиса, номер дома, название улицы, индекс, название штата. На письмах, отсылаемых в Великобританию, нужно указать название графства и страны.

4. Обращение к получателю Обычно это:

  1. Dear Sir or Madam.
  2. Dear Mrs.
  3. Dear Sir.
  4. Dear Madam.

В письмах, которые отправляются в Соединенные Штаты, после обращения нужно ставить двоеточие.

А если письмо посылается в Великобританию – запятую. Восклицательный знак в данном случае не используется. 5. Тема письма В деловых письмах обязательно нужно указывать его тему, чтобы получатель сразу понял, о чем пойдет речь. 6. Построение текста Для удобства чтения нужно делить текст на части, делать абзацы.

6. Построение текста Для удобства чтения нужно делить текст на части, делать абзацы. Иногда можно писать все предложения с новой строки.

Читайте нашу статью

«Бизнес-идеи для маленького города: секреты поиска и успешной реализации»

. 7. Прощание Оно должно соответствовать стилю переписки, степень официальности определяется общим характером написанного. Если вы пишете довольно строгое деловое письмо, пример прощания может быть таким:

«Thanking you for assistance, we remain Yours truly…»

(Благодарю Вас, преданный Вам….).

8. Оформление подписи Тут все стандартно: после прощания идет указание имени, фамилии, должности и места работы, потом следует подпись. 9. Оформление приложений Если к письму прикладываются какие-то документы, в его конце необходимо указать «Enc.» и перечислить приложения.

10. В каких случаях используются заглавные буквы

  1. Вступительные обращения.
  2. Наименования городов, штатов и так далее.
  3. Первые слова в прощании.
  4. Любые слова, которые обозначают занимаемую должность.
  5. Фамилии и инициалы.
  6. Наименования компаний.

Оперативность ответа

Полчаса-час — нормальное время для ответа на рабочее письмо (в переписке с партнерами или другими лицами не из вашей компании это время увеличивается: как правило, им не нужно решать с вами срочные задачи). Если вы не можете ответить на письмо достаточно быстро, объясните это в ответном письме («Мне требуется время, чтобы собрать материал» или «Я подробно отвечу вам в течение трех часов»).

Важно: не отправляйте письма и не отвечайте на рабочие сообщения в нерабочее время.

Пожалейте всех. Тимур Асланов, главный редактор журнала «Управление сбытом», руководитель издательского дома «Имидж-Медиа», автор блога о продажах и маркетинге , автор и ведущий семинаров и тренингов по продажам, маркетингу и PR, автор книги «Арифметика продаж» Поделиться , Загрузить ещё

Как правильно написать письмо клиенту

Вы думаете о клиентах постоянно, но это не взаимно.

Чтобы завладеть их вниманием и опередить конкурентов, нужно регулярно напоминать о себе. Электронные письма отлично справляются с этой задачей. По мнению авторов блога Pipedrive, есть несколько хитростей, которые могут сыграть в вашу пользу:

  • Согласуйте стратегию в рассылке писем клиентам с отделом маркетинга, чтобы не быть слишком назойливыми и не засорять ящик клиента повторной информацией.
  • Терпение и еще раз терпение. Подводите потенциального покупателя к сделке постепенно, регулярно отправляя ему письма с ценной и интересной информацией.
  • Используйте CRM-систему. Она упростит техническую сторону общения с клиентами ускорит работу с почтой.

CRM-система — это удобная программа, которая помогает вести учет клиентов и сделок, записывает все звонки, а также помогает удобно организовать переписку с клиентом.

Например, программа SalesapCRM интегрируется с почтовым сервисом (подключить можно неограниченное количество почтовых ящиков) и позволяет сохранять историю переписки прямо в карточке контрагента. Если вам написал новый клиент, то создать карточку сделки можно прямо из входящего письма.А теперь самое интересное: чтобы отправить клиенту письмо из CRM, вам даже не придется набирать текст.

С помощью конструктора документов вы сможете создать набор писем на все случаи жизни и отправлять их клиентам в два клика. SalesapCRM сама подставит в письмо имя и другие данные клиента.

Хотите узнать подробности? Тогда жмите сюда.Читать по теме Как написать продающее письмо для рассылки без копирайтераНазад

Письма холодным клиентам

1. Впервые пишете потенциальному клиенту? Отправьте такое короткое послание: Тема письма: Возможно Вы — наш новый клиент Здравствуйте, [Имя].

Мы [краткая информация о компании]. Если это Вас заинтересовало, я готов обсудить возможность сотрудничества. Сообщите, в какое время Вам было бы удобно созвониться.

[Подпись] 2. Расскажите потенциальному клиенту об успешном опыте сотрудничества с его конкурентами: Тема письма: Не отставайте от конкурентов Здравствуйте, [Имя].

Мы успешно работаем с [конкурентом X и Y] в [сфера деятельности] уже [столько-то времени] и вместе добились хороших результатов.

Ознакомиться с подробной информацией о них Вы можете здесь [ссылка на кейс/отзыв]. Будем рады, если и Вы присоединитесь к нам.

[Подпись] 3. Если на деловом мероприятии вы получили контакты потенциальных клиентов, отправьте им письмо-предложение такого образца: Тема письма: Подробнее о нашей компании Здравствуйте, [Имя]. Я надеюсь, что Вам тоже понравилось [мероприятие], и хотел бы поблагодарить Вас за интерес к [название компании].

Прилагаю более детальную информацию о нашей компании. Буду рад обсудить по телефону все интересующие Вас вопросы.

[Подпись] Читать по теме Предстоит звонок холодному клиенту? Используйте готовые .

Как оставаться в поле зрения

Даже если пока вас не взяли в компанию вашей мечты, стоит отслеживать вакансии в ожидании той, которая будет соответствовать вашему опыту. Либо периодически (раз в один-два месяца) напоминать о себе письмом.

Но тут важно соблюдать меру.Откликаться на все вакансии без разбора в надежде, что хоть на какую-то из них вас пригласят, — путь неверный.

Компания может оценить это как неразборчивость в построении карьеры.Важно понимать, что ни рекрутер, ни HR-менеджер не заинтересованы в затянутых переговорах с кандидатами.

Увы, на текущий момент этап взаимодействия внутри компаний (особенно больших международных структур) очень долгий: слишком много участников процесса, и часто многие находятся в разных странах.

От отправки резюме до первого интервью может пройти от недели до месяца, а весь процесс переговоров с компанией может занять от полугода до года.

Образец письма-напоминания о выполнении обязательств

Общество с ограниченной ответственностью «СТРОЙ-КОМПАНИ» г.Москва, ул. Багрицкого, д. 7/4 тел.: (495) 329-98-217 e-mail: ОКПО 03457689, ОГРН 1670487531980 ИНН/КПП 780345678/771002001 №18/16 от 24.11.2016 г.

НАПОМИНАНИЕ О ВЫПОЛНЕНИИ УСЛОВИЙ договора поставки от 10.08.2016 № 6/11 В соответствии с договором поставки от 10.08.2016 № 6/11 Ваше предприятие взяло на себя обязательства поставлять в наш адрес цемент в мешках по 50 кг равными партиями по 30 мешков от момента заключения договора до конца 2016 года ежемесячно.

Но, к сожалению, партия, предназначенная для поставки в ноябре месяце текущего года, до настоящего времени не оформлена для отгрузки в наш адрес. Напоминаем Вам, что конечной датой отгрузки изделий является 30.11.2016 года. Убедительно просим Вас срочно обеспечить отгрузку партии цемента, в противном случае мы будем вынуждены в соответствии с п.

Убедительно просим Вас срочно обеспечить отгрузку партии цемента, в противном случае мы будем вынуждены в соответствии с п.

3.6 договора предъявить штрафные санкции в размере 0,01% от общей стоимости партии за каждый день задержки. Генеральный директор ООО «Строй-компани» /Добронравов/ С.И.Добронравов Контактное лицо Менеджер отдела снабжения М.И.

Затулин (495) 312-49-88

Шаблонные фразы для деловой переписки

По материалам сайта Композиция делового письма обыкновенно трехчастна. Первая часть вводная (зачин), вторая часть основная, информативная, третья часть заключительная, резюмирует информацию и содержит пожелания дальнейшего сотрудничества.

Все речевые действия в деловом общении можно разделить на просьбы, сообщения, предложения и подтверждения. Структура письма может выглядеть следующим образом: • Просим. • Также просим. • А также просим.

• Сообщаем. • Одновременно сообщаем. Выделение каждого речевого действия в самостоятельный аспект необходимо потому, что по каждой просьбе, по каждому предложению принимается самостоятельное решение. Первая часть письма обычно содержит информацию о реальных, имевших место фактах, событиях (ссылка, мотивация, история вопроса); вторая часть называет желаемые, предполагаемые события.

Многоаспектное письмо представляет собой последовательно повторяющиеся содержательные аспекты, синтаксически оформленные в виде абзацев. Для связи аспектов и содержательных фрагментов одноаспектных писем используются стандартные выражения: • Во-первых.

Прежде всего. • Во-вторых. Затем. • В-третьих. В заключение. • Переходя к следующему вопросу.

• Что касается вопроса о. • Учитывая все вышесказанное. • Исходя из вышесказанного. • В связи с необходимостью вернуться к вопросу о.

• Подводя итоги, необходимо подчеркнуть. • В заключение выражаем надежду на.

• В заключение хотим напомнить Вам о. Стандартные выражения деловой переписки Первой частью любого письма (аспекта) является мотивация, объясняющая побудительные мотивы, причины составления текста. Стандартные выражения, указывающие на причину • По причине задержки оплаты. • В связи с неполучением счета-фактуры.

• В связи с неполучением счета-фактуры.

• Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям. • Ввиду задержки получения груза. • Вследствие изменения цен на энергоносители.

• Учитывая, что производственные показатели снизились на. • Учитывая социальную значимость объекта.

При ссылках • Ссылаясь на Вашe письмо от. • В соответствии с достигнутой ранее договоренностью. • Ссылаясь на Ваш запрос от. • Ссылаясь на устную договоренность.

• В ответ на Ваше письмо (запрос). • В соответствии с нашей договоренностью.

• На основании нашего телефонного разговора.

• На основании устной договоренности. • Согласно постановлению правительства. • Согласно Вашей просьбе. • Согласно протоколу о взаимных поставках.

• Согласно спецификации. • Ссылаясь на переговоры.

Указание на цель • В целяx скорейшего решения вопроса.

• В целях выполнения распоряжения. • Для согласования спорных вопросов.

• Для согласования вопросов участия. • Для наиболее полного освещения деятельности Вашей oрганизации в СМИ. • Для решения спорных вопросов.

• В целях безопасности прохождения груза.

• В ответ на Ваш запрос. • Во избежание конфликтных ситуаций. Все перечисленные выражения необходимо использовать с учетом контекста и речевой ситуации.

Стандартные фразы предваряют основную информацию, выраженную глагольной конструкцией, и соответствуют стандартным речевым ситуациям: • этикетные ритуалы: благодарю, выражаю надежду, выражаем благодарность, желаем успехов, приносим извинения, выражаем соболезнование; • сообщения: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем; • подтверждения, заявления: подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем; • требования, просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой; • обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся; • напоминания: напоминаем; • предложения: предлагаем. Стандартизована в деловых письмах, равно как и в других типах документов, сочетаемость слов: • контроль — возлагается, • цена — устанавливается (снижается, поднимается), • задолженность — погашается, • сделка — заключается, • рекламация (претензия) — предъявляется (удовлетворяется), • платеж — производится, • счет — выставляется (оплачивается), • вопрос — поднимается (решается), • скидки — предоставляются (предусматриваются), • оплата — производится, • возможность — предоставляется, • договоренность — достигается, • кредит — выделяется и т.

п. Сотрудничество чаще всего бывает плодотворным, взаимовыгодным, деятельность — успешной, вклад — значительным, позиции — конструктивными (прочными), доводы — вескими, необходимость — настоятельной, спектр (услуг) — широким, скидки — значительными / незначительными, предложение — конструктивным, разногласия — существенными / несущественными, рентабельность — высокой / низкой, расчеты — предварительными или окончательными и т. п. Нашли ошибку? Выделите её и нажмите Ctrl+Enter

Отправляем знак свыше! или Как вежливо напомнить адресату о его обязательствах?

10.09.2012 Деловое общение предполагает постоянное балансирование между тактичностью и настойчивостью, жесткостью и уважением к партнеру.

Деловая переписка — это разновидность коммуникации и в то же время способ воздействия на партнера либо клиента.

Нередко возникают такие вопросы:

«Как поступить, если партнер не выполняет своих обязательств?»

, «Как напомнить о событии, которое важно для Вас, но при этом не показаться слишком навязчивым?» Этика делового общения позволяет сделать это с помощью письма-напоминания. В нем можно прямо и в ненавязчивой форме напомнить о невыполненном обещании или обязательстве, предупредить о последствиях их невыполнения, побудить адресата к действию.

Поводов для написания напоминаний может быть много, и они могут быть как приятными, так и не очень. Чаще всего напоминают:

  1. об обязательствах, прописанных в деловой документации (долге, сроках оплаты, сроках поставки и т.д.);
  2. об условиях, прописанных в деловой документации.
  3. об устных договоренностях;
  4. о событиях, в которых адресат должен принимать участие (выставки, ярмарки, совещания, конференции и прочие мероприятия);

Главной целью таких писем является информирование и напоминание, в некоторых случаях просьба, связанная с общими интересами. Конечно, нельзя говорить об универсальном шаблоне написания писем-напоминаний, но выделим наиболее характерные составляющие таких писем.

Составляющие письма-напоминания: 1. Обращаемся к адресату. 2. Озвучиваем проблему и ее последствия.

3. Апеллируем к памяти адресата указанием даты, номера и названия.

документа, в котором были прописаны обязательства сторон. 4. Цитируем интересующие нас пункты. 5. Напоминаем о сроках. 6. Просим выполнить условия договора в указанные сроки.

7. Информируем об основных последствиях, которые последуют за невыполнением обязательств. 8. Напоминаем о хороших сторонах сотрудничества и выражаем надежды на устранение неприятного временного явления. 9. Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество.

10. Подпись. В зависимости от каждого конкретного случая какие-то пункты могут сокращаться или опускаться, но важно помнить о том, что адресату следует только напомнить условия, но ни в коем случае не угрожать, не запугивать, не уничтожать.

Получив такое письмо, адресат должен вспомнить о своих обязательствах и захотеть не подвести своего делового партнера, заботящегося о соблюдении условий договора и благополучии компаньона.

При написании напоминаний язык делового письма предлагает такие шаблонные фразы: Напоминаем Вам… Ставим Вас в известность … Обращаем Ваше внимание… Считаем необходимым напомнить Вам… Уведомляем Вас… Считаем необходимым уведомить Вас… На практике случается так, что приходится напоминать о чем-то не один, а несколько раз. В таких случаях уместно употреблять более жесткие формулировки: Убедительно/настоятельно просим… Требуем от Вас … Мы настаиваем… Письмо-напоминание желательно оформлять на фирменном бланке организации. Это придает письму более официальный тон и располагает к серьезному и ответственному диалогу.

Кроме того, письмо-напоминание, выполненное на фирменном бланке организации, может быть и юридическим документом —

«Мы же напомнили Вам, даже если вы забыли, а потом пеняйте на себя»

.

Будьте доброжелательны к адресату, относитесь с пониманием к его обстоятельствам, уважайте его, тогда и адресат будет относиться к вам так же. Удачи Вам и исполнительных партнеров и компаньонов!

Валентина Коренная — — Отправляете сотни коммерческих предложений, просьб и других деловых писем каждый день, но не добиваетесь своим посланием нужного результата? Не знаете как ненавязчиво и вежливо напомнить адресату о его обязательствах?

Тогда Вам непременно поможет онлайн-тренинг «Навыки делового письма»! Вы можете пройти его в любое удобное время по . — — —

Деловая переписка – что это такое

Письма до сих пор являются одним из самых популярных средств общения в сфере деловых взаимоотношений.

Как показывает практика, их объем составляет до 80 % от общего числа документов во многих организациях. Чем грамотнее оформлена вся документация, тем выше уровень культуры делового общения в компании, и, как следствие, возрастает степень доверия к ней со стороны клиентов и партнеров, так как это характеризует ее исключительно с положительной стороны.

Основное отличие деловой переписки от, например, дружеской – использование в ней стилистически нейтральной лексики, стандартных выражений и фраз. Одними из главных требований к содержанию писем являются точность и лаконичность изложения информации.

Деловая переписка является частью делового этикета, а не только представляет собой простой обмен коммерческой и официальной информацией. С целью овладения ее правилами делопроизводителей направляют на специальные обучающие курсы. Читайте нашу статью

«Техники продаж: выбирайте ту, которая вам подходит»

.

Одной из важнейших задач деловой переписки является создание и поддержание безупречной репутации и имиджа компании, а также выстраивание крепких взаимовыгодных отношений с существующими и потенциальными партнерами. Также соблюдение правил написания делового письма всеми без исключения службами и отделами свидетельствует о высокой корпоративной дисциплине.

Если посмотреть с технической точки зрения, то этот вид делового общения, как правило, является нужным инструментом, улучшающим коммуникационные процессы между подразделениями внутри компании или несколькими предприятиями одного холдинга.

Пришлите открытку

Самый популярный и нераздражающий повод напоминания — поздравление с Днем рождения.

Как узнать заветную дату?

  • Если у вас есть группа в соцсетях, то можете воспользоваться данными со страниц участников.
  • Предоставить скидку тем, кто родился зимой (летом, весной). В обмен на промокод попросите фото с паспортом.
  • Спросить при регистрации (самое простое).

3 способа, как напомнить клиенту о себе

  • Push-сообщения

    Push-сообщения давно доказали свою эффективность. Если вы думаете, как ненавязчиво напомнить клиенту о себе, то обязательно воспользуйтесь этим способом.

    Он подойдет тем предпринимателям, у кого кроме или вместо сайта есть приложение, которое позволяет рассылать сообщения. С помощью таких уведомлений можно напоминать аудитории о себе и увеличивать ее вовлеченность в ваш продукт.

    Важно заранее продумать стратегию рассылок.

    Сообщения должны создаваться с ориентацией на покупателя и его потребности.

    Маркетологи очень любят рush-сообщения, т. к. с их помощью можно легко контактировать с аудиторией. Однако если рассылка будет организована неправильно, люди не будут долго думать и просто удалят ваше приложение, чтобы больше не испытывать раздражения от сообщений.

    Push-уведомления — это конфиденциальный, личный разговор с клиентом. Чтобы он был продуктивным, ваши реплики должны быть уместны, лаконичны, информативны и полезны.

  • По email

    Используйте серию писем, как минимум три. По подсчетам специалистов, после первого сообщения отклик составляет 3–5 %, после второго — 6-7 %, после третьего — до 10 %. Получается, что цепочка из трех писем увеличивает отклик аудитории минимум в два раза.

    При составлении письма нужно придерживаться определенных правил. Например, обращаться к человеку лучше по имени и отчеству.

    Так сообщение будет выглядеть личным, а не коммерческим. Если вы не знаете ФИО, то можно воспользоваться такой фразой, как «Уважаемый клиент, напоминаем о….». Чтобы произвести на аудиторию благоприятное впечатление, сообщение лучше сначала написать от руки, а затем отсканировать.

    Письмо должно содержать ценную для клиента информацию. Например, анонс распродажи или обещание подарка, который можно забрать в вашем магазине.

    Сообщите клиенту, что ваше сообщение конфиденциально, а содержащееся в нем предложение уникально и распространяется только на ВИП-персон. Если вы используете серию писем, то в каждом последующем сообщении можно делать краткий анонс предыдущего. Для этого можно использовать фразу:

    «Возможно, вы его не получили, но я вам писал письмо в прошлый раз, и в нем было предложение, которым уже воспользовались многие клиенты»

    .

    Рекомендуем Если в рассылке не будет полезной для клиентов информации, то вы быстро попадете в спам. Чтобы этого не случилось, тщательно планируйте содержание сообщений и используйте специальные программы, которые помогают преодолевать спам-лист. Например, для Outlook это Send Personally.

    В цепочке должны быть как длинные, так и короткие сообщения.

    Рассылку нужно делать минимум раз в 30 дней, иначе стоимость базы будет ежемесячно уменьшаться на 10 %.

    Аудитория не должна забывать о вас.

    Чтобы привлечь внимание людей, можно использовать неформальный стиль и эпатаж, если, конечно, они соотносятся с вашим продуктом и настроением потребителей.

    Например, один владелец супермаркета вкладывал в свои письма видеообращение, в котором он сидел за решеткой и просил покупать продукты в его магазине, чтобы можно было быстрее выплатить залог и выйти на свободу.

    Такой креативный подход сработал, продажи действительно выросли! Вы тоже можете придумать интересную историю, чтобы заинтриговать свою аудиторию и пробудить ее доверие. Сейчас мало повесить вывеску на магазине и начать продавать.

    Люди с недоверием относятся ко всему новому, боясь обмана.

    Только благодаря рекомендациям и установлению личного контакта с потребителями можно обеспечить рост продаж.

  • Продажи по телефону

    Чтобы напомнить о себе клиентам, можно им позвонить и пригласить на распродажу или на дегустацию нового продукта. Разговор нужно правильно организовать.

    Вначале необходимо поинтересоваться, удобно ли человеку побеседовать с вами. Затем можно строить общение в стиле small talk, или «разговора за жизнь», с опорой на информацию, взятую из анкеты клиента. Это может звучать примерно так: «Помню, вам нравятся СПА-процедуры.

    Вы были в новом оздоровительном центре?» С помощью такой неформальной беседы устанавливается эмоциональный контакт с клиентом. Он перестает нервничать, расслабляется и готов выслушать ваше предложение. Даже если у человека не возникнет интереса к вашей информации, не расстраивайтесь.

    В любом случае этот метод продаж один из самых эффективных.

    Однако не нужно забывать, что информация должна быть интересна клиенту.

    К примеру, вы рассказали ему о начале распродажи.

    Дальше важно назначить встречу.

    Не просто сказать, что с 1 по 15 декабря у вас будут скидки, а пригласить зайти в определенный день и к определенному времени, чтобы вы могли персонально заняться клиентом.

    Рекомендуем В ответ человек ответит «да» или «нет». В конце разговора можно добавить: «Если не получится прийти, предупредите меня, пожалуйста.

    Тогда я не буду вас ждать». Такая просьба сокращает количество людей, которые просто не придут. Соглашаясь с вашей просьбой, клиент как бы признает, что встреча действительно важна, это не просто приглашение на распродажу.

    В результате он гораздо серьезнее отнесется к вашему предложению.

Добавлять ли рекрутера в соцсетях

Если мы говорим о профессиональных социальных сетях, таких как LinkedIn, никаких ограничений здесь нет. Скорее всего, сам рекрутер будет в этом заинтересован и пришлёт вам приглашение.

Большинство специалистов по подбору персонала используют социальные сети как один из инструментов взаимодействия с кандидатами.Но прежде чем добавлять рекрутера в друзья на Facebook или «ВКонтакте», оцените контент вашего профиля его глазами. Нет ли на вашей странице фото или постов, которые могут испортить ваш имидж как кандидата?

Для HR-менеджера ваш профиль в социальных сетях — своего рода визитная карточка.Нужно быть готовым к тому, что некоторые люди используют соцсети только для общения с друзьями и могут проигнорировать ваше приглашение, особенно если вы не знакомы.

Образец письма-напоминания с предложением о сотрудничестве

Менеджеру по рекламе ООО «Отпуск с умом» Руковенко Леониду Алексеевичу НАПОМИНАНИЕ С ПРЕДЛОЖЕНИЕМ О СОТРУДНИЧЕСТВЕ Морской курорт «Жемчужина побережья», расположенный вблизи г.Джубга, предлагает разработку и размещение эксклюзивной рекламы для продвижения вашей продукции на территории курорта в летнем сезоне 2017 года (с 15 мая по 15 сентября).

Мы можем предложить готовые программы или разработать индивидуальную с учетом Ваших пожеланий.

Мы предлагаем:

  1. проведение тематических мероприятий и др.
  2. нанесение бренда или рекламной информации на предметы пользования посетителями курорта;
  3. изготовление и распространение печатной продукции в помещениях курорта;
  4. аудиореклама на местной радиостанции;
  5. размещение баннеров, рекламных щитов, растяжек и др. на территории курорта «Жемчужина побережья»;

Курорт «Жемчужина побережья» в сезон отпусков посещают приблизительно 1,5 млн. человек из разных регионов нашей страны. Для наших клиентов администрация курорта предлагает специальную ценовую политику на рекламные акции.

Если Вас заинтересовало наше предложение, приглашаем Вас связаться с нами для планирования встречи, более детального знакомства с рекламными ресурсами «Жемчужины побережья» и обсуждения условий. С уважением и надеждой на плодотворное сотрудничество, Зав.

отделом рекламы курорта «Жемчужина побережья» /Порфирьев/ П.Л. Порфирьев

Рассказывайте об изменениях

Чем обусловлена столь бешеная популярность реалити-шоу?

Людям нравится следить за жизнью других.

Конечно, метод рискованный, но советую попробовать.

Расскажите своему клиенту о новом сотруднике, о переезде в новый офис, о новом контракте, который позволит вам повысить свое качество обслуживания / товара.

Орфография и пунктуация

Перечитывайте письма, исправляйте ошибки и опечатки, даже если коллега-получатель — ваш старый друг, который понимает все с полуслова.

Для этого есть пара причин:

  1. Деловая почта — для делового общения, которое невозможно без правил. На работе вы коллеги, а не друзья. Это дисциплинирует.
  2. Ваш коллега может переслать письмо или процитировать его в другом сообщении.

Итоговые рекомендации и секреты правильной деловой переписки

  1. Заботиться об удобстве адресата. Сместите фокус внимания с той позиции, которая удобна вам, на позицию, удобную для получателя.
  2. Облегчать задачу получателя письма, конкретно формулировать варианты требуемых от него действий.
  3. Четко излагать мысль и определять ответственных. Стоит избегать двусмысленных и «обтекаемых» формулировок, которые будут заставлять получателей додумывать и читать между строк.

    Не следует писать длинные письма.

Не стоит забывать, что голосовые сообщения приемлемы далеко не для всех и не всегда.

На практике это выглядит так, что человек разглагольствует около часа на вольную тему, когда письменно он бы изложил суть вопроса в трех, максимум четырех предложениях.

Не забывайте учитывать интересы получателя сообщения, а не только свои собственные. Помните, что любое отправленное письмо – это так называемая визитная карточка, характеризующая вас как делового человека, профессионала в выбранной области.

Выглядеть достойно, вызывать уважение и доверие партнеров вам, безусловно, поможет соблюдение хорошего тона и деловой этики. Переговорам будет всегда сопутствовать успех, а их результатом станет эффективное решение любых поставленных задач. Каждое взаимодействие, не важно, происходит ли оно при отправлении писем, в интернете, по телефону или путем личных переговоров, должно быть с соблюдением основных принципов:

  1. обязательное соблюдение конфиденциальности;
  2. внимание и уважение к деловым интересам оппонента;
  3. взаимное уважение оппонентов друг к другу и занимаемым ими позициям;
  4. пунктуальность в решении любых задач превыше всего.

Соблюдение несложных правил деловой переписки поможет также экономить ценное время и избежать ряда проблем, о которых мы говорили выше.

БМ: Как правильно общаться с клиентом?

|| Бизнес молодость:

Правила оформления делового электронного письма

Очевидно, сейчас деловые письма отправляются в основном по электронной почте.

В принципе чтобы написать электронное деловое письмо, нужно следовать тем же требованиям, которые предъявляются и к обычным бумажным письмам.

  1. Следующий момент, на который нужно обратить внимание, составляя деловое письмо – тема. Она прописывается в обязательном порядке в специально отведенном для этого поле. Нужно сформулировать ее емко и кратко, так, чтобы читатель сразу понял, о чем пойдет речь. Обычно это предложение из 3-4 слов («Запрос коммерческого предложения», «Приглашение на конференцию «Инновации -2020» и т.п.). Тема в формате одного слова – плохое решение («Вопрос» или «Дополнения»). Она не отражает сути письма. Электронные сообщения можно отмечать флажками, если они содержат какую-то особо важную информацию.
  2. Деловая электронная переписка допускает использование сокращений и аббревиатур, если их применение считается нормой в конкретной сфере деятельности. Важно, чтобы получатель письма понял, о чем идет речь, чтобы у него не возникло трудностей при прочтении сокращений. Если есть вероятность, что их могут не понять, лучше писать слова полностью.
  3. Желательно отвечать на электронные письма быстро, в течение нескольких часов, оптимальный срок – не более 48 часов. Дольше уже не совсем этично и достаточно некомфортно для человека, ожидающего письмо. Можно подумать, что собеседник игнорирует отправителя или попросту забыл о нем, что можно воспринять как неуважение. Если сразу ответить нет возможности, допустим, решение вопроса зависит от кого-то еще и нужно время, чтобы получить его разрешение, следует написать об этом собеседнику. Он поймет, что его вопрос находится на рассмотрении, решение требует времени, поэтому необходимо подождать.
  4. Правильное деловое письмо должно быть по возможности кратким. Деловая переписка не предусматривает длинных рассуждений, важно уместить суть дела в несколько абзацев. Будет отлично, если электронное письмо поместится на экране, его не придется прокручивать, чтобы дочитать до конца.
  5. Если в тексте имеется какой-то список или перечисление, лучше использовать маркеры.
  6. Наличие фирменного шаблона для электронных писем сделает сообщения узнаваемыми. Такой шаблон должен хорошо читаться как с обычного монитора, так и мобильного телефона. Он должен быть уникальным, но не слишком креативным: переписка все-таки носит официально-деловой характер.
  7. Официально-деловой стиль. Нейтральный тон изложения информации, отсутствие эмоциональных и просторечных оборотов. Четкая структура и логика повествования. Краткое изложение фактов. Все лишнее и не несущее смысловой нагрузки должно отсекаться. Официальное деловое письмо должно содержать только ту информацию, которая относится к делу.
  8. Для электронных писем обычно используют шрифты Arial или Times New Roman среднего размера (например, 3). Применять Caps Lock или восклицательные знаки в деловых письмах недопустимо – как уже говорилось выше, тон должен быть нейтральным. По этой же причине нельзя использовать смайлы, необычные шрифты, яркие цвета. Иногда есть необходимость выделить какие-то отдельные части текста – для этого можно использовать курсив или жирный шрифт, однако такой прием применяется очень дозированно. Читайте нашу статью «Как найти бизнес-идею: топовые рекомендации и советы».
  9. Важно всегда сохранять хладнокровие и быть сдержанным. Бывает, что коллега, партнер или клиент ведет себя в переписке неподобающе, позволяет себе хамство или выражает крайнюю степень неудовлетворенности вашей работой. В этот момент хочется ответить тем же, однако это неправильно. Нужно всегда сохранять нейтральный тон.
  10. Если это уместно, выразите собеседнику благодарность за оказанную помощь или быстрый ответ. Эта мелочь продемонстрирует хорошие манеры и уважение к партнеру или клиенту, ему будет приятно.
  11. Если есть необходимость отправить вместе с письмом какой-то файл, не стоит вставлять его прямо в тело письма. Часто графические файлы отражаются некорректно, либо их вовсе невозможно посмотреть. Лучше прикрепить его отдельно – это надежнее. Можно дополнительно сообщить, что нужные файлы прикреплены к письму.
  12. Что касается времени отправки, то лучше делать это в рабочее время – так, чтобы собеседник мог прочитать письмо сразу после получение или хотя бы в течение дня. Посылать письма в праздничные дни, в выходные или поздно вечером не стоит – это не корректно.
  13. В заключении стоит написать что-то вроде «С уважением». Это стандартный шаблон, который используется чаще всего и воспринимается как неотъемлемая часть деловой переписки. Составляя деловое письмо, фразы типа «В надежде на взаимовыгодное сотрудничество» или «Заранее благодарю за ответ» лучше не использовать, они могут поставить человека в неловкое положение. В самом конце письма нужно указать свое имя, должность и компанию, контактный номер телефона.
  14. Гиперссылки должны быть синего цвета с нижним подчеркиванием.
  15. Ответ на деловое письмо должен осуществляться через специальную кнопку «Ответить», которая присутствует в любом почтовом сервисе. Благодаря этому в письме сохранится вся история переписки, и собеседник сразу вспомнит, о чем шла речь в предыдущих сообщениях, даже если общение велось довольно давно. Кнопка «написать письмо» не предоставит такой возможности, и нить разговора может быть упущена. Получатель может не понять, кто ему пишет, что от него хотят. Чтобы это выяснить, придется совершать дополнительные действия, а это мало кому понравится. Скорее всего, такое письмо просто останется без ответа. Поэтому лучше не рисковать и воспользоваться возможностями, которые предоставляет электронная переписка.
  16. Разбивая текст на абзацы, важно не делать их чересчур длинными – максимум 4 строки. Если их больше, это может вызвать трудности с восприятием написанного.
  17. Составляя деловое письмо, ошибки допускать нельзя. Нужно прочитать весь текст письма перед тем, как отправить его, и убедиться, что опечатки отсутствуют, грамматическая и пунктуационная составляющая в порядке, а изложенное будет понятно адресату. Важно проверить, нет ли ошибок в адресе получателя.
  18. Важно поприветствовать собеседника. Идеальный вариант – «Здравствуйте, …. (Имя)». Следует обращаться по имени, как в начале письма, так и далее в тексте, если это уместно. В случае если письмо отправляется незнакомому человеку, следует написать, откуда вы узнали его адрес.
  19. Допустимо использовать подзаголовки, если необходимо отделить части письма, но важно, чтобы их было не более 3-4.
  20. Любое деловое письмо (партнеру, коллеге, клиенту), даже если это претензия, жалоба или, напротив, благодарность, должно быть написано сухим официальным тоном. Здесь неуместно выражать эмоции. Важно описать суть проблемы, четко прописать все вводные данные, привести доказательства и аргументы, внести предложения или выдвинуть требования – и все это сдержанно и нейтрально.

Опишите ваши дальнейшие действия

Если у вас ничего не получается, стоит указать в письме, что вы будете делать, если не получите ответа.

Бывает так, что ни один метод не срабатывает, и вам не отвечают.

И это не значит, что вам нужно сдаваться.

Вам надо приспособиться к сложившейся ситуации и двигаться дальше. Обычно вы понимаете, что это последнее письмо-напоминание и последний шанс заставить человека вам ответить. Закончите такое сообщение словами о том, что произойдет, если вы не получите желаемого.

Да, звучит немного угрожающе.

Но важно донести суть до получателя.

Добавьте в конце письма примерно такие строки:

«Если я не получу графики в срок, мне придется закончить отчет без них и сообщить, что я так и не получил(а) их от вас»

Звучит жестче, чем вы привыкли писать?

Разумеется. Но это работает. Гробовая тишина в ответ на ваши письма очень сильно раздражает — но еще больше бесит, когда вам срочно нужен ответ, а его все нет. В таком случае придется отказаться от привычной деликатности.

Воспользуйтесь этими советами, и шансы, что вы получите долгожданный ответ, возрастут. Но что если они не помогли? Что ж, по крайней мере, вы пытались сделать все возможное.

Материалы по теме:

Письма-напоминания

4.

Через некоторое время после отправки письма клиенту с предложением услуг или дополнительной информации напомните о себе: Тема письма: Хотите ли Вы что-то обсудить?

Здравствуйте, [Имя]. Я надеюсь, что у Вас была возможность прочитать мое предыдущее письмо и подробнее ознакомиться с [дополнительной информацией]. Есть ли у Вас какие-то вопросы или мысли по моему предложению?

Буду рад обсудить их по телефону или при личной встрече. Когда у Вас найдется время для этого? [Подпись] 5. Если вы на цифрах можете показать эффективность вашего предложения, то поделитесь ими в письмах клиентам компании.

Факты убеждают лучше. Тема письма: Несколько фактов, которые Вы могли не знать о [название компании] Здравствуйте, [Имя]. Я недавно отправил Вам письмо о [название компании], и думаю, мы могли бы быть полезны [вашей компании]. Наши клиенты наблюдают рост [указать показатели], когда используют [название продукта и услуги].

Мы также предлагаем [рассказать об акциях] и [упомянуть другие выгодные предложения]. Если захотите узнать подробности, пожалуйста, сообщите, и мы договоримся о переговорах по телефону или при встрече. С нетерпением жду ответа. [Подпись] 6.

Предложите клиентам пробный период или бесплатные образцы. Покупатели охотнее решаются на сделку, если предварительно протестируют продукт.

Тема письма: Подарок для Вашей компании Здравствуйте, [Имя]. Несколько дней назад я прислал Вам информацию о [название продукта] и сейчас предлагаю попробовать его в действии.

Я создал/прикрепил несколько гостевых логинов/бесплатных образцов/ваучеров, которые можно использовать для доступа/получения [продукта или услуги]. Поделитесь ими с Вашими коллегами. Было бы интересно услышать их мнение.

Буду рад обсудить всё подробнее по телефону или при личной встрече. Я уверен, мы действительно можем быть полезны Вам в [область деятельности]. [Подпись] 7. Если вы не уверены, что ведете переписку с сотрудником, уполномоченным вести переговоры, попросите его помочь достучаться до ЛПР: Тема письма: Надеюсь, Вы сможете направить меня к нужному человеку Здравствуйте, [Имя].

Несколько дней назад я отправил Вам письмо о [компании или продукте] и теперь сомневаюсь, что обратился по адресу.

Это Вы принимаете решения по интересующему меня вопросу?

Если нет, не могли бы Вы помочь мне связаться с нужным сотрудником в Вашей компании?

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+